Assistante Médico-Administrative

Assistante Médico-Administrative

CDI

LA DIRECTION DES SOINS
Equipe de la direction des soins :
Une coordonnatrice générale des soins
Deux adjointes à la coordonnatrice générale des soins
1 faisant fonction cadre supérieur de santé
1 cadre de santé
3 assistantes
L'EPS VILLE EVRARD compte 2500 agents.
Le projet de soins 2024-2028 est dans sa phase de mise en uvre et fait l'objet d'une évaluation annuelle.
Au sein d'un Etablissement Public de Santé (EPS), le Directeur des soins assure la coordination générale des activités de soins infirmiers, de rééducation et médicotechniques. Il exerce sous l'autorité directe du Directeur de l'établissement pour qui il est source de proposition.
Il a par délégation du Directeur un positionnement hiérarchique vis-à-vis de tous les personnels paramédicaux.
Ses missions principales sont les suivantes :
Participer à la définition des objectifs stratégiques de l'établissement
Définir la politique de soins, l'élaboration et la mise en uvre du projet de soins
Organiser et coordonner les soins et les activités paramédicales
Gérer et animer les ressources humaines en étroite collaboration avec le directeur des ressources humaines
Contribuer à la qualité et gestion des risques liés aux soins en collaborant à la définition de la politique qualité de l'établissement
Promouvoir la qualité de la prise en charge des patients en veillant à l'amélioration constante des soins

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Horaire de travail : 38h / semaine
Assurer les différentes tâches du secrétariat de la Direction des Soins

EVOLUTION PROFESSIONNELLE
Par concours :
- ADCH
- AAH

MISSIONS et COMPETENCES REQUISES
Missions générales
Participer au processus recrutement (CSS, CS, Infirmiers, rééducateurs et médico-techniques) :
o Affectations (nouveaux diplômés, recrutements, mobilité)
o Mobilité interne, mutations, démissions, disponibilités, retraites...
o Promotion professionnelle (demandes, dossier, tableau suivi, commission d'attribution, congés d'été, affectation)
o Allocataires d'études (demandes, dossier, tableau suivi, congés d'été, affectation)
Suivi des effectifs et mouvements des personnels gérés par la DSIRMT en collaboration avec les services de la DRH (tenue des tableaux de bord de suivi sur Excel)
Gestion administrative des remplacements intérimaires : enregistrement, suivi du tableau de bord Excel, statistiques
Personnels vacataires soignants : suivi des candidatures et mouvements en lien avec les CSS et la DRH, inscription/désinscription sur la plateforme Hublo, suivi du tableau des vacataires autorisés
Gestion des réunions de la Commission des Soins (CSIRMT), de Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de Santé : prise de notes et rédaction des comptes rendus
Mise en forme de documents administratifs, projet de soins (Word)
Tâches classiques de secrétariat : accueil téléphonique et physique, gestion des courriers/mails, ordres de missions, feuilles de notation, rédaction courriers/mails, classement, archivage, bons logistiques, commandes et suivi de commandes (travaux, papeterie)
Gestion de l'agenda de la Coordonnatrice générale des soins

Missions spécifiques à la demande de la coordonnatrice générale des soins :
Préparation des manifestations professionnelles (congrès, formations internes)
Préparation du dossier « journée portes ouvertes »
Suivi du dossier « Salon Infirmier »

Qualifications :
Diplômes :
BAC F8 ou BAC SMS (ST2S) Sciences et Technologies de la Santé et du Social
Titre de niveau IV de secrétaire assistant médico-social

Connaissances :
EXCEL avancé : fonctions de base et formules de calcul usuelles, tableaux croisés dynamiques, insertion de graphiques, statistiques
WORD avancé : mise en forme de documents courts et longs, insertion de sommaires, graphiques, images, création maquettes de documents et publipostage à partir de Word ou d'Excel
POWER POINT : création, insertion image, animation
INTERNET : navigation, recherche

Compétences requises :
Savoirs faire :
Organisation et priorisation des tâches de secrétariat
Accueil, travail d'équipe, collaboration inter-services
Maîtrise des outils informatiques
Suivi de dossiers, enregistrement, classement et archivage
Gestion documentaire
Prise de notes et rédaction
Recherche documentaire
Organisation de réunions de journées d'information et de formation

Savoirs être :
Amabilité, dynamisme et adaptabilité
Faire preuve de disponibilité et d'esprit d'équipe
Discrétion
Rigueur
Sens de la communication

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard
202, avenue Jean Jaures
93332 Neuilly-sur-Marne

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