ADJOINT ADMINISTRATIF Pôle Accueil - Recrutement

ADJOINT ADMINISTRATIF Pôle Accueil - Recrutement

CDD; CDI; Mutation

Mission principale du service :
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (Attachée d'Administration Hospitalière, DRH, Directeur des soins) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers.

Composition des services (postes) :
DRH - DS
1 DH 1 DS
1 AAH
1 ADCH
1 Ingénieur hospitalier
8 Adjoints Administratifs

Rattachement hiérarchique : Directeur adjoint en charge des Ressources Humaines, Directeur des soins et Attachée d'Administration Hospitalière
Le poste est Bi sites, affectation principale sur le site d'Etampes.

Missions principales :
- Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines et du Directeur des soins
- Gestion du courrier postal
- Gestion des courriels
- Gestion des appels téléphoniques
- Saisie, mise en forme de divers documents (courriers, rapports,
convocations), reproduction, scan et diffusion
- Gestion des candidatures
- Gestion des recrutements : constitution, préparation des dossiers de recrutement et saisie dans le logiciel c.page, édition des contrats.
- Préparation différentes réunions et réalisation des comptes rendus
(CSE- CSIRMT)
- Gestion des demandes d'intérim PNM
- Etablissement des analyses d'intérim sur différentes années
- Vérification et envoi des bordereaux d'heures aux agences d'intérims
- Vérification et mise à la signature des contrats de mission d'intérim
- Préparation de la garde d'astreinte week-end et semaine pour les Administrateurs de garde

Missions et activités du poste :
- Accueil, information et orientation des personnels de l'établissement
- Liaison avec le secrétariat de Direction
- Gestion des demandes de réservation des salles de réunion
- Classement et archivage des documents et informations (format papier et numérique)
- Appui administratif ponctuel auprès de l'Attachée d'Administration Hospitalière (CAPL Elections concours sur titre)
- Gestion administrative des mouvements de grèves
- Gestion administrative des dossiers disciplinaires
- Rédaction, mise en forme et diffusion des notes d'informations et de services
- Préparation administrative des concours
- Rédaction, mise en forme et diffusion des Appels à candidatures internes et externes
- Gestion des commandes mensuelles de fournitures DRH-DS
- Saisie des heures supplémentaires sur hublo

Relations les plus fréquentes dans le cadre de ces missions :
- Directeurs Adjoints
- Directrice des Soins
- Cadres de santé
- Agents de l'extérieur
- Agents de la DRH
- Agents du CHSE

Cadre réglementaire :
Statut de la Fonction Publique Hospitalière Décret n° 91-155 du 6 février 1991 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière
Décret n° 2022-820 du 16 mai 2022 modifiant les dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière

Conditions d'exercice :
Poste à temps plein du Lundi au Vendredi 09h30-17h00
Télétravail exceptionnel (rédactions instances CSIRMT/CSE)
Possibilité de déplacement entre les deux sites de l'établissement

Pré-requis :
Maîtrise de la langue française et de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point, Cpage)

Savoir-faire:
Compétences théoriques
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de
l'établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
- Analyse et gestion des demandes d'information
- Capacité d'organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
Savoir-faire comportementaux
- Discrétion, sens de la confidentialité,
- Bon relationnel, bonne présentation,
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode,
- Bonne capacité de résistance au stress

Savoir-être :
- Bonne expression orale et écrite
- Sens du contact ; très bon relationnel
- Discrétion et respect du devoir de réserve
- Sens des priorités et gestion des urgences
- Rigueur
- Esprit d'initiative et autonomie
- Disponibilité et réactivité
- Polyvalence et adaptabilité

EPI obligatoires :
Masque chirurgical en période de fortes épidémies (COVID, Grippes, autres)

Contraintes physiques du poste:
Travail sur écran
Station assise prolongée

Contraintes psychiques du poste :
Bonne gestion du stress et du temps de travail
Gestion et priorisation des demandes

CH Sud Essonne, site d'Etampes
26, avenue Charles de Gaulle BP 107
91152 Etampes

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