Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

CDD

DÉFINITION

Assurer le secrétariat de l'IFAS-IFA et le suivi de la scolarité des élèves
Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation aide-soignante, ambulancier
Appliquer les procédures de diplomation de la formation aide-soignante, ambulancier
Entretenir les liens entre élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts

EXIGENCES STATUTAIRES

Qualifications et diplômes requis
- BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
- Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
- Expérience professionnelle en gestion administrative attendue
HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL

- Temps de travail : 100%
- Rythme de travail : 5j/7
- Amplitudes horaires : sur la base de 35h hebdomadaires
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ et LIENS HIÉRARCHIQUES
Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l'IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne
Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice
Cadre de santé en charge de la coordination pédagogique
Travail en lien avec la coordination administrative
LIENS FONCTIONNELS
Coordination pédagogique de l'IFAS-IFA
Formateurs
Les secrétariats des instituts du Nord Gironde
Directions fonctionnelles de l'établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, système d'information, .
Région Nouvelle Aquitaine
ARS DREETS CFA France Travail Mission locale
Autres instituts de formation
Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN)

MISSIONS GÉNÉRALES et ACTIVITÉS

Tâches principales :

Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics

Gestion du courrier des instituts : réception et traitement

Gestion du secrétariat :
- Traitement et suivi de la messagerie électronique
- Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel)

Gestion de la scolarité des apprenants :
- Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios
- Suivi des assiduités des apprenants
- Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission ...)
- Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss )
- Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants
- Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers)

Gestion des sélections d'entrée en formation :
- Instruction des dossiers des candidatures des apprenants
- Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)

Politique qualité, gestion des risques :

- Respect du classement et gestion documentaire
- Respect de la politique qualité de l'établissement

Missions ponctuelles :

- Participation à l'entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),
- Participation aux journées d'accueil,
- Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc.
- Participation à la démarche de certification des instituts
APTITUDES REQUISES

Générales :
Excellente présentation
Discrétion et respect du secret professionnel
Sens de la communication et de l'accueil
Adaptation et intégration
Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
Autonomie
Capacité à faire du reporting
Ponctualité
Rigueur
Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
Sens du travail en équipe
Esprit de synthèse

Connaissances :
Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
Connaissance ou capacité rapide d'apprentissage pour l'utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo,
Solstiss)
Qualité rédactionnelle

Spécifiques : (souhaitées)
Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture

Valeurs professionnelles :
Sens de la responsabilité
Écoute
Loyauté
Exemplarité

Centre hospitalier de la Haute Gironde
97 rue de l'hôpital B.P.90
33394 Blaye

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