Assistante de direction

Assistante de direction

CDD; CDI; Détachement; Mutation

entre mer et montagnes le Centre Hospitalier de Puget-Théniers (06) et l'ESMS d'Entrevaux (04), du Groupe Sophia Antipolis - Vallée du Var sont des établissements situés dans l'arrière-pays niçois, et proposent à ces futur(es) collaborateurs ou collaboratrices un cadre de vie agréable au pied des pistes de ski et à 1h des plages.

Ces deux structures à taille humaine sont composées pour le CH de PUGET THENIERS de :
- 6 lits de médecine
- 15 lits et places de Soins de Suite et de Réadaptation (SSR)
- 134 lits d'EHPAD
- 30 lits et places en Foyer d'Accueil Médicalisé (FAM, handicap adulte)
Et pour l'ESMS d'ENTREVAUX de :
-66 places d'Hébergement permanent pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD) dont un Pôle d'Activités et de Soins Adaptés (PASA)
- de 36 places d'un Service de Soins Infirmiers A Domicile (SSIAD)

Le CH de PUGET THENIERS recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein .
L'assistant(e) de direction accompagne les directeurs afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.
En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers
Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

POSITIONNEMENT DU POSTE
1. Liaisons hiérarchiques principales
Directeur délégué et directeur adjoint
2. Liaisons fonctionnelles internes et externes
La direction du CH d'Antibes
Le personnel d'encadrement de l'ensemble des services
Les usagers, les familles, les tuteurs - partenaires du projet de vie/de soin du résident
3.Horaires de travail .
Quotité hebdomadaire de temps de travail 37h30.
Cycle de travail : Du lundi au vendredi
Nombre de Congés Annuels (année
pleine) 25 CA + 15 RTT
Nombre de Congés Hors Période (Hp)
1 ou 2 jours d'HP si le salarié prend entre 3 et 5 jours ou plus de 5 jours ouvrables de congés entre le 1er janvier et le 30 avril et/ou le 1er novembre et le 31 décembre
Nombre de Congés fractionnés 1 jour si la pose des congés annuels est fractionnée en au moins 3 périodes d'au moins 5 jours ouvrables.

I-MISSIONS PRINCIPALES
1. Mise en uvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction
- Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda de la Direction
- Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales, techniques
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, délibérations
- Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information
- Rédaction, suivi et classement des conventions
- Archivage des documents institutionnels : organiser, classer et archiver les supports (en versions papiers et numériques) selon un classement clair
- Mise à jour de divers annuaires, organigrammes, documents et données institutionnels
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus
- Diffusion des comptes-rendus et procédures par voie électronique ou par papier et par voie d'affichage dans les services
- Préparation et suivi de dossiers
- Mise à jour des documents dématérialisés sur le serveur et diffusion des documents sur l'intranet
- Gestion du planning d'occupation des salles de réunion, de réservation de matériels
- Gestion du planning d'occupation des chambres de garde, de réservation et logistique ménage/clef
- Coordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs et mettre en place des outils qui facilitent l'intégration
- Réaliser des veilles thématiques et juridiques (évolutions législatives et règlementaires, nouveaux enjeux) ;
- Élaborer des notes synthétiques à destination de la direction (évolutions règlementaires, problème interne ou autre)
- Suivi des stocks : tenir à jour un inventaire précis des fournitures de bureau, du matériel informatique et autres équipements ; identifier les besoins en réapprovisionnement.

2. Courriers
- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l'établissement
- Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs
- Saisie des courriers émanant de la Direction et du service RH le cas échéant
- Mise à jour des modèles de courriers à disposition sur Intranet
3. Enquêtes :
- Coordonner et/ou répondre aux différentes enquêtes envoyées par les autorités, collecter les informations
nécessaires et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services concernés.
4. Instances :
- Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l'établissement
- Rédaction de notes et d'avis pour les instances consultatives et délibératives
- Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès-verbaux.
- Préparation des documents de présentation (trame type PowerPoint, documents annexes)
- Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informations
les concernant
- Elaboration du rapport d'activité annuel
5. Communication :
- Rôle de référent communication au sein de l'établissement
- Participation à l'élaboration des articles du journal interne (montage et diffusion à la cellule communication du
groupe)
- Participation à l'organisation des évènements (cérémonie vux, inaugurations, etc )
- Gestion des réseaux sociaux : publication des articles, modération des commentaires, réalisation d'un planning
de communication
- Réalisation de photos de manière occasionnelle (stands, groupes de travail) avec l'aide du responsable du
groupe du travail ou de la direction, le cas échéant, dans l'objectif d'avoir un visuel pour les différents supports
de communication (à l'exception des photos des animations qui sont réalisées par les animatrices et des grands
évènements pour lesquels la chargée de communication du CH d'Antibes se déplace)
- Participation à l'élaboration de supports de communication externes (cartons d'invitation, plaquettes, charte
de l'établissement) et aux actions de communication (relations presse)
- Mise à jour du site Internet en lien avec le référent informatique ou communication
- Organiser des campagnes de communication pour sensibiliser les collaborateurs
- Diffuser les informations sur un rappel de règles internes et bonnes pratiques (démarche RSE, tri, règlement intérieur)
II. MISSIONS DIVERSES
- Lien avec le service informatique : gestion des identifiants des logiciels métiers
- Participation à l'élaboration du rapport d'activité, des dossiers de renouvellement d'autorisation d'activité et
de différents dossiers transversaux
- Appui aux différents projets de la direction
- Identification des opportunités de financement (subventions, autres)
- Recherche d'appels à projet correspondant aux besoins de l'établissement
- Rédaction des parties administratives des dossiers (formulaires, lettres de motivation, présentation du projet)
- Proposer des améliorations pour optimiser les processus (exemple : suivi des demandes formulées en
instance)
- Mettre en uvre de nouvelle procédure
- Suivi et rappel des échéances
- Mettre à jour régulièrement les bases de données documentaires
- Accompagner sur la prise en main d'outils informatique et répondre à des questions de maintenance préventive ; réceptionner, traiter ou rediriger les demandes vers le prestataire informatique
- Participer à des projets d'investissement ou de développement, assurer le suivi administratif et budgétaire de ces projets
- Participer à la mise en place d'actions de sensibilisation à la démarche RSE
Savoir-Faire
- Maîtrise des outils bureautiques et notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint, CANVA ;
- Utilisationdu logiciel BlueKango et maîtrise de l'intranet ;
- Maîtrise de la construction de tableaux de bord pour réaliser les suivis ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à
respecter les délais ;
- Connaissances de l'organisation de l'établissement et de son environnement ;
- Savoir rendre compte
Savoir-être
- Discrétion, confidentialité ; neutralité
- Rigueur et organisation ;
- Très bon relationnel ;
- Esprit d'équipe, sens de l'écoute, diplomatie et patience ;
- Capacité d'adaptation, réactivité et autonomie ;
- Force de proposition, esprit d'initiative
- Faire preuve d'empathie et d'écoute
- Faire preuve de calme face aux situations conflictuelles
- Contact avec des personnes en situation d'handicap ou comportant des troubles émotionnels et/ou du
comportement
PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE
(Risques spécifiques, tenue spécifique, etc)
Risques psychologiques : stress
PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d'un recrutement)
1. Diplômes, prérequis et qualifications indispensables
Diplôme de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction ou en secrétariat (type BTS SAM ou DUT GEA).
Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.
Bonne connaissance du fonctionnement d'un établissement de santé est un plus.
2. Diplômes, pré-requis et qualifications souhaitées
Expérience en secteur sanitaire et médico-social
Connaissances informatiques

Centre Hospitalier de Puget-Théniers
Quartier Condamine
06260 Puget-Theniers

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