Assistant(e) de Direction

Assistant(e) de Direction

L'ÉTABLISSEMENT :
Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein.
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD 12 mois)
Grade: Adjoint administratif cat C
Quotité de travail: temps complet 100 % répartis
50 % auprès du directeur délégué du site du pays d'Olmes
50 % auprès du directeur des EHPAD
Lieux d'exercice
CHIVA site Saint-Jean-de-Verges, les lundis et mardis
CHIVA site pays d'Olmes les mercredis, jeudis et vendredis

LE POSTE :
L'assistant(e) de direction organise pour chaque direction la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers.
Il (elle) est également chargé(e) de la tenue de l'agenda, de l'organisation des réunions et si besoin de la gestion des déplacements professionnels des directeurs.
Les structures couvertes par les deux directions sont répartis sur 5 sites géographiques : Lavelanet X2 (EHPAD du Touyre et site hospitalier), Foix (EHPAD Bellissen), Pamiers (EHPAD du Bariol), Laroque d'Olmes (EHPAD des Ormes).
Lieux d'exercice :
CHIVA site Saint-Jean-de-Verges, les lundis et mardis
CHIVA site pays d'Olmes les mercredis, jeudis et vendredis
Des déplacements qui restent très ponctuels peuvent se faire sur les sites EHPAD
Activités assistant(e) de direction du site du pays d'Olmes :
- Appui à l'accompagnement de projets du site en lien avec le directeur délégué
- Participation à des réunions thématiques sur demande
- Rédaction de courriers, notes, courriels, comptes-rendus de réunions
- Elaboration de documents de communication interne : affiches...
- Elaboration du planning annuel des astreintes des administrateurs de garde du site.
- Elaboration et diffusion des plannings mensuels des astreintes médicales et non médicales
- Elaboration annuelle et gestion des plannings de réservation : véhicule, salles ou bureaux, matériels
- Gestion des archives administratives
- Contrôle et mise à jour de l'affichage en application des mesures Vigipirate
- Organisation de rencontres avec le public

Activités assistant (e) de direction des EHPAD :
- Appui à l'accompagnement de projets des EHPAD
- Organisation des commissions de coordination gériatrique
- Coordination des bilans annuels d'activité
- Coordination d'organisation des conseils de vie sociale (avec les secrétaires des EHPAD) et suivi des actions annoncées en CVS
- Suivi conjoint avec la direction de la Qualité des actions engagées
- Organisation de rencontres avec le public

Divers :
- Planification et organisation de réunions avec les psychologues et les secrétaires médicales, rattachées au directeur délégué du site du pays d'Olmes
- Tenue des plannings Octime des assistantes sociales

PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions particulières d'exercice : travail parfois isolé, déplacements inter sites.
Prérequis indispensables ou nécessaires :
- maîtrise de rédaction et de l'orthographe
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Expérience conseillée : exercice d'une fonction de secrétariat

Ensemble des connaissances et compétences requises :
- Aptitudes à l'analyse et à l'organisation de dossiers complexes
- Capacité à gérer l'urgence et les situations conflictuelles
- Qualité relationnelles, aptitude au dialogue
- Capacité à travailler en équipe et capacité d'adaptation
- Capacité de traitement d'informations diverses
- Méthode et rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la confidentialité
- Capacité à prendre des initiatives et à faire du reporting
NOTES : CDD pouvant aboutir sur une titularisation

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Chemin de Barau
09000 Saint-Jean de Verges

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