Assistant chef de pôle et chefs de service

Assistant chef de pôle et chefs de service

CDD

Lien hiérarchique : l'agent est rattaché à la Direction des Ressources Humaines, sous l'autorité hiérarchique (N+1) de la Coordinatrice des secrétariats médicaux.
Liens fonctionnels :Cheffe de pôle et cheffe de pôle adjointeChefs de service et médecins responsables des unités fonctionnellesCadre de pôle, cadres supérieurs de santé, cadres de santéSecrétaires médicalesDirections fonctionnellesEquipes pluri-professionnellesInterlocuteurs internes et externes au CH du Rouvray
La secrétaire de pôle assure le secrétariat, la coordination et le soutien médico-administratif du pôle, en lien direct avec les médecins, cadres, psychologues, DRH, DAM, DIM et les unités de soins. Elle garantit la fluidité de l'information, le suivi administratif, l'organisation logistique et l'analyse des données participant au bon fonctionnement du pôle.
MISSIONS PRINCIPALES :Gestion administrative et secrétariat : accueils physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs ; Gestion des agendas et organisation des réunions (convocations, ordres du jour, salles) ; Rédaction et diffusion de courriers, notes, comptes-rendus et documents internes au pôle ; Classement, archivage et gestion documentaire du pôle.Appui médico-administratif : collecte et suivi des tableaux de service des médecins, transmissions et validations ; Suivi des documents des psychologues nécessitant une validation médicale ; Commande, suivi et traçabilité des ordonnanciers ; Gestion prévisionnelle des congés (médecins et secrétaires) ; Gestion du tableau d'astreintes Unacor (planification, coordination, diffusion) ; Gestion de la signature électronique (préparation, suivi, relances et archivages).Analyse et suivi de données : création de questionnaires (Sphinx, Word) ; Analyse approfondie, extraction d'informations pertinentes ; Rédaction de synthèses et comptes-rendus pour les médecins et cadres ; Participation aux visioconférences, prise de notes et suivi des actions.Gestion du personnel médical et psychologique : création et mise à jour des fiches de poste pour les médecins et psychologues ; Publication sur Mstaff et coordination avec DRH/DAM ; Organisation des entretiens professionnels (convocations, dossiers, plannings) ; Tri et analyse des CV, transmission des candidatures pertinentes ; Contact avec les candidats et organisation des rendez-vous médicaux ; Préparation des fiches de recrutement et d'affectation, suivi des signatures.Coordination et communication : interface centrale avec médecins, cadres, psychologues, DRH, DAM, DIM et unités ; Transmission synthétisée, fiable et sécurisée des informations ; Participation aux projets organisationnels et démarches qualité du pôle.Organisation logistique et missions diverses : réservation des accueils café et gestion logistique lors des réunions importantes ; contribution à l'organisation de réunions, conférences et évènements internes/externes ; Soutien ponctuel à l'organisation de manifestations du pôle.Gestion documentaire et outils : mise à jour des protocoles, procédures et documents qualité ; Utilisation quotidienne des outils bureautique, logiciels internes et plateformes numériques (signature électronique, visioconférences, messagerie interne, intranet).

Etablissement Public de Santé Centre Hospitalier du Rouvray
4, rue Paul Eluard BP 45
76301 Sotteville-les-Rouen

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