POSTE DE SECRETAIRE EN IFSI L4AIGLE

POSTE DE SECRETAIRE EN IFSI L4AIGLE

CDI

PROFIL DE POSTE

SECRETAIRE

INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIMIERS



IDENTIFICATION DU POSTE :

Fonction : Secrétaire, Institut de formation préparant aux professions paramédicales

Grade : Adjoint administratif 1ère ou 2ème classe

Position dans la structure :

Rattachement hiérarchique : Directrice de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers
Relations fonctionnelles : les cadres de santé formateurs ; la documentaliste ; et l'agent d'entretien des locaux.

Horaires de travail : 8h à 16h ou 9h -17h

Ces horaires se font en alternance.

14 RTT


MISSIONS DU POSTE :

Mission générale : traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat d'un institut de formation préparant aux professions paramédicales.

Missions permanentes :
Gestion administrative de la sélection infirmière et aide-soignante
Gestion administrative des élèves bénéficiant d'une dispense de scolarité (VAE, parcours allégé)
Gestion administrative de la rentrée scolaire (dossier inscription, bourses, sécurité sociale) Gestion administrative des stages (demandes et conventions)
Rédaction de comptes rendus (conseil pédagogique, conseil technique, conseil de discipline, commission d'attribution des ECTS et conseil de la vie étudiante)
Gestion administrative des agents en promotion professionnelle (dossiers de prise en charge par OPCA, élaboration des conventions de formation pour les établissements employeurs)
Gestion de la réservation des salles
Gestion des absences des promotions professionnelles et initiales Archivage
Classement des dossiers administratifs et d'évaluation des étudiants et des élèves Traitement des courriers


Réception, traitement et orientation des messages et appels téléphoniques Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers
Accueil physique et orientation des étudiants, élèves, autres.. Prise de rendez-vous de la Directrice
Reproduction de documents
Gestion des fournitures du service et matériel de bureau
Gestion administrative du dossier d'évaluation des étudiants et élèves (notes, convocation pour épreuves de rattrapage)
Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
Gestion administrative des intervenants de l'IFSI et de l'IFAS (relevé des heures, rémunération)

Missions spécifiques :

Gestion de la régie spécifique à l'Institut de formation en soins infirmiers Gestion administrative du foyer des étudiants
Encadrement de stagiaires externes au Centre Hospitalier (élève en BAC PRO...)

COMPETENCES REQUISES :
Relationnelles (dont travail en équipe) Organisationnelles
Maitrise de l'outil informatique Maitrise de la langue française Techniques
Adaptation
Expression orale

PRE REQUIS :

Connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautique Expérience antérieure du domaine du secrétariat



Elaboré par : Claire HELIE, Directrice de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers, 2024-2025

Centre Hospitalier
10, rue du Docteur Frinault CS 60189
61305 L'Aigle

Voir la fiche de l’établissement