Assistante de Direction 50% CDD de remplacement de 3 mois

Assistante de Direction 50% CDD de remplacement de 3 mois

CDD

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :

Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
Forfait jour
Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction
Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)

MISSIONS DETAILLEES
1. Gestion administrative et organisationnelle
Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement
Réservation des salles et organisation des visioconférences
Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction
Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
Participation à la gestion administrative des conventions
Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs)
Classement et archivage des documents
2. Accueil et communication
Accueil physique et téléphonique
Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS

Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé

Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels

Activité nécessitant discrétion et confidentialité

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)

Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation

Capacités rédactionnelles avancées
CAPACITES REQUISES
Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
Sens du travail en équipe
Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence

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