Coordinatrice des secrétariats médicaux

Coordinatrice des secrétariats médicaux

CDI; Mutation

Le centre Hospitalier de Gourdon recherche une Coordinatrice des Secrétariats Médicaux, en CDI ou mutation.

Définition du métier
Sous l'autorité de la Direction des Soins, la coordinatrice des secrétariats médicaux planifie, organise et pilote des projets et activités de secrétariat médical, en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

Mission générale :
La CSM assure, en étroite collaboration avec les cadres de santé et la Direction des Soins, la mise en place et l'ajustement des organisations pour garantir le bon fonctionnement des secrétariats médicaux.
Définie et évalue le travail et les taches qui relèvent de chaque poste et de chaque agent compte tenu de leur affectation.
La CSM est responsable de l'organisation et du fonctionnement des secrétariats médicaux.

Activités principales :
- Encadrement et animation de proximité des secrétariats médicaux.
Gérer les effectifs et les compétences.
Réalisation du planning en contribuant à l'équilibre de la charge de travail.
Veiller à la cohésion des équipes.
Gérer les conflits éventuels.
Assurer l'entretien annuel d'évaluation et l'entretien annuel de formation.
Fixer les objectifs professionnels.
Identifier les besoins en formation et suivre le plan de formation annuel.
Gérer l'absentéisme.
Déclarer et gérer les évènements indésirables.
Définir la politique d'accueil des nouvelles secrétaires et des nouveaux professionnels.
Formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leurs applications.
Paramétrage des outils, logiciels, système relevant de son domaine d'activité.
Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting.

- Accompagnement des projets impactant l'activité et l'organisation des secrétariats.
Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels.
Participer à la montée en charge de la réorganisation des secrétariats.
Fixer des objectifs d'équipe, élaborer un programme de travail et en assurer la coordination afin d'aboutir à la mise en place d'un travail de qualité.
Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité.
Rendre compte des actions mises en place et problématiques rencontrées à la hiérarchie.
Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat et au règle de vie dans l'établissement.

- Gestion des commandes (fourniture bureautique) et des imprimés CERFA à diffuser à l'ensemble de l'établissement.
Veiller au respect et à la gestion des archives des dossiers patients papier selon une organisation définie.
Contribuer à l'optimisation de la gestion des archives médicales.
Lien avec le DIM sur les activités.

- Organisation de l'accueil et de l'encadrement des stagiaires en formation.

Diplômes
- Diplôme du Baccalauréat.
- Certification AMA.

Savoir
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière.
- Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale.
- Connaissance des règles de gestion du temps de travail.
- Maîtrise des techniques bureautiques.
- Maîtrise du vocabulaire médical.
- Connaissance des droits des usagers.
- Connaissance des techniques de management.

Savoir-faire
- Conduite de projet.
- Capacités de communication et de négociation.
- Maîtrise des techniques d'animation d'équipe.
- Capacité à gérer les conflits.
- Management transversal.
- Capacité de rédaction et de synthèse.
- Elaboration et analyse d'outils de pilotage.
- Capacité d'organisation, de prévision, de coordination et de régulation.
- Sens du travail en équipe.
- Capacité à déléguer et à mobiliser.

Savoir-être
- Se positionner, arbitrer, assumer ses responsabilités.
- Ecoute, analyse et discernement.
- Dynamisme, esprit d'équipe, disponibilité.
- Discrétion respect du secret professionnel et des règles institutionnelles.
- Qualité relationnelle, diplomatie.
- Rigueur, efficacité.

Centre Hospitalier Jean Coulon
50 avenue Pasteur
46300 Gourdon

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