1 POSTE DE SECRETAIRE MEDICALE H/F - SERVICE CARDIOLOGIE

1 POSTE DE SECRETAIRE MEDICALE H/F - SERVICE CARDIOLOGIE

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Le Centre Hospitalier de Bar-le-Duc Fains-Véel recherche un(e) Assistant(e) Médico-administratif(tive) pour le secrétariat de Cardiologie, sur le site de Bar-le-Duc.

Le/la secrétaire médicale du service de cardiologie assure l'accueil, l'information et l'orientation des patients, des familles et des professionnels de santé. Il/elle garantit la gestion administrative du parcours patient, l'organisation des consultations, des hospitalisations et des examens, ainsi que la préparation, la rédaction et le suivi des documents médicaux et administratifs.

Il/elle contribue à la coordination des prises en charge en assurant une communication efficace entre les différents intervenants internes et externes, tout en veillant à la qualité, à la traçabilité et à la confidentialité des informations traitées.

Dans le cadre de l'organisation du secrétariat, le/la secrétaire médicale exerce ses missions selon un principe de polyvalence. Il/elle est amené(e) à occuper l'ensemble des postes du secrétariat de cardiologie (accueil, secrétariat des consultations, secrétariat des hospitalisations, transferts et urgences) selon une organisation définie par le responsable, afin d'assurer la continuité et la qualité du fonctionnement du service.

Missions générales

Le/la secrétaire médicale du service de cardiologie assure les missions suivantes :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des professionnels de santé et des partenaires extérieurs.
Informer, orienter et accompagner les usagers dans leur parcours de prise en charge.
Organiser et coordonner les consultations, les hospitalisations, les examens et les différentes activités administratives du service.
Assurer la gestion administrative du parcours patient et le suivi des dossiers médicaux.
Préparer, saisir, mettre en forme, corriger et diffuser les documents médicaux (courriers, comptes rendus, courriers de consultation, comptes rendus d'hospitalisation, courriers de transfert).
Assurer la gestion, la mise à jour, le classement et l'archivage des informations relatives aux dossiers patients.
Participer à la coordination entre les médecins, les équipes soignantes, les services administratifs et les différents partenaires.
Assurer le suivi administratif de l'activité du service et participer au recueil des données nécessaires au suivi institutionnel.
Utiliser les logiciels métiers et outils informatiques nécessaires à la gestion du dossier patient et à la communication des informations.
Garantir le respect de la confidentialité, du secret professionnel et des procédures institutionnelles.
Participer à la continuité du fonctionnement du secrétariat de cardiologie dans le cadre d'une organisation polyvalente.

Missions spécifiques

Organisation polyvalente du secrétariat de cardiologie
Le/la secrétaire médicale participe aux différentes activités du secrétariat selon un planning de rotation défini par l'organisation du service.
Elle assure les missions liées aux trois secteurs d'activité suivants :

1. Accueil et gestion administrative du service

Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels.
Informer et orienter les usagers en fonction de leur demande et de leur parcours de soins.
Gérer les appels téléphoniques, transmettre les informations aux interlocuteurs concernés et assurer le suivi des demandes.
Effectuer les reports et modifications de consultations selon les consignes médicales et organisationnelles.
Préparer les dossiers patients de consultations et d'hospitalisations dans les délais définis.
Vérifier la présence des documents nécessaires au dossier patient et assurer l'intégration des résultats utiles.
Assurer la mise à jour des entrées et sorties d'hospitalisation en collaboration avec les équipes soignantes.
Participer à la gestion des planifications de bloc et des activités programmées.
Réaliser le tri quotidien des résultats médicaux et assurer leur transmission selon les procédures en vigueur.
Assurer le rangement et le classement des dossiers médicaux de consultations et d'hospitalisations.

2. Secrétariat médical Frappe des consultations

Réaliser la frappe des courriers médicaux de consultations à partir des éléments dictés par les médecins.
Assurer la mise en forme, la vérification et la diffusion des courriers aux correspondants concernés.
Respecter les délais de traitement des documents médicaux.
Garantir la qualité rédactionnelle, la conformité et la confidentialité des documents produits.
Participer au classement et au suivi des documents médicaux.
Apporter un soutien ponctuel à l'accueil physique et téléphonique en fonction des besoins du service.

3. Secrétariat médical Frappe hospitalisation, transferts et urgences

Assurer la frappe des comptes rendus d'hospitalisation.
Réaliser la gestion des courriers de sortie, des courriers de transfert et des courriers urgents.
Assurer le traitement administratif des documents liés aux séjours hospitaliers.
Participer à la gestion et au suivi des RUM (Résumé d'Unité Médicale).
Assurer le classement et l'archivage des dossiers médicaux.
Participer au traitement des demandes urgentes en lien avec l'organisation du service.
Assurer une reprise ponctuelle de l'accueil du service selon l'organisation définie.
Apporter un renfort ponctuel à la gestion téléphonique et à l'accueil physique des usagers.

Connaissances/savoir :

Connaissance de l'environnement hospitalier et du fonctionnement d'un établissement de santé.
Connaissance du parcours patient et du circuit administratif des consultations, hospitalisations et examens.
Connaissance du fonctionnement d'un service de cardiologie et de ses principales activités médico-administratives.
Maîtrise de la terminologie médicale et des abréviations utilisées dans le domaine de la cardiologie.
Connaissance des règles relatives au droit des usagers du système de santé.
Connaissance des procédures administratives hospitalières et des règles de gestion du dossier patient.
Connaissance des règles de confidentialité, du secret professionnel et de la protection des données de santé.
Connaissance des techniques de saisie et de mise en forme des documents médicaux.
Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion documentaire.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métiers nécessaires à l'activité du secrétariat médical.
Connaissance des outils de communication et de transmission des informations médicales.

Aptitudes opérationnelles/Savoir-faire :

Accueillir, informer et orienter les patients, les familles et les professionnels de santé.
Assurer une communication adaptée avec les différents interlocuteurs internes et externes.
Organiser et planifier les consultations, hospitalisations, examens et activités administratives du service.
Constituer, préparer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers patients.
Saisir, corriger, mettre en forme et diffuser les courriers et documents médicaux.
Réaliser la frappe de courriers médicaux à partir de dictées médicales avec rapidité et précision.
Identifier les priorités, analyser les demandes et gérer les situations nécessitant une réponse rapide.
Assurer le suivi administratif des séjours hospitaliers, des transferts et des courriers médicaux.
Utiliser les logiciels métiers (Tempo, Gesmedic, Apicrypt, Channel, Hexaweb, Exhaus) et les outils informatiques nécessaires à l'activité.
Participer au recueil des données d'activité, à la saisie des informations nécessaires au suivi institutionnel et à l'actualisation des données.
Organiser son activité dans un contexte de polyvalence et d'alternance entre les différents postes du secrétariat.
Assurer la continuité du fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les autres secrétaires médicales.

Qualités humaines/relationnelles/savoir-être :

Sens de l'accueil, de l'écoute et du service auprès des patients et des professionnels.
Discrétion professinnelle et respect strict de la confidentialité des informations traitées.
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire.
Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
Capacité d'adaptation aux différentes activités du secrétariat de cardiologie.
Réactivité et capacité à gérer les priorités.
Autonomie dans l'organisation du travail tout en respectant les procédures établies.
Esprit d'équipe et entraide entre les secrétaires médicales.
Diplomatie et maîtrise de soi face aux situations complexes ou aux demandes urgentes.
Capacité à évoluer dans un environnement nécessitant polyvalence, discrétion et fiabilité.

Conditions d'exercice

Tenue professionnelle : Tunique/pantalon ou blouse fournis par l'établissement.
Horaires de travail : Poste d'accueil : 8h-16h, poste de frappe courante 8h30-16h30, poste de frappe urgente 9h-17h, sur une base de 7h30 par jour, du lundi au vendredi (équivalent temps plein). Pause méridienne : 30 minutes.
Quotité de travail : Du lundi au vendredi.

Prérequis recommandés pour exercer :

Connaissance de l'environnement hospitalier et du parcours patient.
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un service de cardiologie.
Maîtrise de la terminologie médicale.
Capacité à utiliser les logiciels métiers et outils informatiques nécessaires au secrétariat médical.
Maîtrise des techniques de frappe et de mise en forme des documents médicaux.
Capacité à organiser son activité dans un contexte de polyvalence et de rotation des postes.

Spécificités :

Poste polyvalent permettant l'exercice de missions variées au sein du secrétariat de cardiologie.
Alternance entre trois secteurs d'activité : accueil, frappe des consultations, frappe des hospitalisations/transferts/urgences.
Collaboration quotidienne avec les médecins, les équipes soignantes, les services administratifs et les différents intervenants du parcours patient.
Gestion simultanée de demandes administratives, médicales et organisationnelles nécessitant rigueur et priorisation.
Participation à la continuité du secrétariat médical en cas d'absence ou de variation d'activité.
Utilisation quotidienne des logiciels métiers et outils numériques institutionnels.
Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des données de santé et des procédures institutionnelles.
Nécessité d'une capacité d'adaptation importante face aux différentes activités et aux changements d'organisation.

Rappel des règles

Respecter la confidentialité des informations traitées et le secret professionnel
Veiller particulièrement à l'application des normes et règlements de sécurité
Appliquer les mesures préventives et de protection mises en place pour le personnel
Respecter et faire respecter les procédures au sein de l'établissement
S'engager dans un processus de formation professionnelle
Suivre les formations liées à la sécurité des biens et des personnes
Respecter la tenue vestimentaire requise
Être courtois envers ses collègues et respecter la hiérarchie

Pièces à fournir : CV + lettre de motivations + diplômes.

Centre Hospitalier
1 Boulevard d'argonne
55012 Bar-le-Duc

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