Assistante Administrative Gestion Administrative et Comptable

Assistante Administrative Gestion Administrative et Comptable

CDD; CDI

POSTE ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
Structure de la Fonction Publique :

L'EHPAD du Domaine de Charaintru est un établissement public autonome de 110 lits et places dont 24 lits en Unité de Vie Protégée et 10 places d'accueil de jour. Un Pôle d'Activités et de Soins Adaptés de 14 places a récemment ouvert ses portes au bénéfice des résidents de l'EHPAD.
L'établissement est très moderne, lumineux et ses locaux sont agréables. Il dispose de 4 unités de vie dotées chacune d'un poste de soins, d'un office alimentaire, d'espaces de vie dédiés.
Lieu : Savigny sur Orge (91600). Accès par le RER C + Bus ou en voiture (sortie à proximité de l'autoroute A6),

Temps de travail : temps plein (100 %) en CDD ou CDI
Rémunération : Grilles de salaires de la fonction publique CDD,
Si CDI : négociation de salaire possible (avec reprise d'ancienneté)

Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique,
- Secrétariat Direction,
- Secrétariat des instances CA, CTE, CVS et CHSCT (convocations, procès-verbaux, dépôts au contrôle de légalité, tenue des registres de délibération, classements de PV et commission d'animations),
- Tenue du tableau des congés pour l'année civile et des coordonnées des personnels dans le cadre du plan bleu (en cas de canicule et pendant la période hivernale),
- Elaboration et affichage des tableaux d'astreintes techniques et administratives,
- Rédaction des réponses aux courriers de candidatures,
- Gestion administrative des marchés publics (passation des marchés à procédure adaptée, appels d'offres, marchés RESAH et suivi) et des contrats fournisseurs (suivi),
- Suivi des conventions d'occupation précaire (renouvellement, fin de bail, facturation des loyers et régularisation annuelle des charges),
- Suivi des interventions des entreprises et des bureaux de contrôle dans le cadre des contrôles et vérifications obligatoires (planification annuelle des interventions en lien avec les services techniques, suivi des travaux et des observations en vue de leurs levées, classement des rapports) et s'assurer de la conformité et de la bonne tenue du registre de sécurité,
- Suivi des interventions des fournisseurs dans le cadre de travaux et/ou interventions ponctuelles
- Préparation des commandes de matériels de bureau pour chaque service,
- Etablissement des bons de commande et devis,
- Elaboration des statistiques des journées réalisées (payants et aidés sociaux),
- Formations : réservation de la salle et repas, feuilles d'émargement, etc
- Création et mise à jour des badges des personnels.

Missions ponctuelles (en lien avec la polyvalence sur les postes administratifs) :
- Engagements et mandatement des dépenses de classe 1 et 2,
- Engagements et mandatements des dépenses de classe 6,
- Classement et archivage des bordereaux de titres et de mandats.
- Préparation des admissions des résidents
- Création et mise à jour des badges des résidents,

Aide au secrétariat médico-social : (½ journée par semaine)
1) Activités principales (en collaboration avec les infirmières)
o Préparer les dossiers des entrants (classeurs : dossier médical papier, fiche administrative, mutuelle, attestation de sécurité sociale, pièce d'identité, ged),
o Archiver de façon organisée les dossiers des sortants dans des boîtes d'archives,
o Classer les comptes rendus d'examens ou d'hospitalisation après prise de connaissance des infirmières et médecins traitants,
o Surveiller la mise à jour des documents de protection sociale y compris pour les résidents couverts par la CMU,
o Scanner les documents indispensables à la prise en soin des résidents dans le logiciel de soins TITAN (protection sociale, compte-rendu d'hospitalisation, formulaire personne de confiance, directives anticipées, etc),
o Envoyer les documents utiles au laboratoire ou à la pharmacie (attestation de sécurité sociale ou de mutuelle notamment),
o Adresser les courriers utiles aux familles (feuille de maladie, prise en charge vaccin grippe),
o Mettre à jour la liste des résidents concernés par les campagnes de vaccination (réception des bons de prise en charge, relance des familles,) et du personnel,
o Suivi des paiements ou relance de paiement des consultations auprès des familles ou gérants de tutelle (gériatres dans le cadre de la convention gériatrique).
Compétences :
Connaître et savoir mettre en uvre les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M22) et des marchés publics,
Savoir contrôler la gestion et les engagements des dépenses,
Savoir analyser et interpréter les textes et directives réglementaires,
Savoir utiliser les outils informatiques.

Qualification :
Titulaire d'un BTS assistante de direction, Assistante administrative, DUT/BUT Gestion administrative
Expériences requises minimum deux ans
Savoir-être : comportement, attitudes et qualités humaines
Rigueur,
Discrétion,
Motivation,
Esprit d'initiative et de décision,
Capacité d'adaptation,
Autonomie.

Savoirs faire requis :
- Communication et disponibilité
- Aptitudes relationnelles avec les résidents, les familles et l'équipe
- Qualités rédactionnelles

Temps de travail :
35 heures par semaine Horaire de travail : 9 h 30 16 h 30 (avec 30 min de pause sur le temps de travail)

Poste à pourvoir le plus rapidement possible

Envoyer lettre de motivation + CV par mail de préférence, à :
Mme Unice BENTH, Directrice : [email protected]
3, Avenue de l'Armée Leclerc, 91600 SAVIGNY SUR ORGE
Tel : 01 69 05 44 16


Conditions d'exercice du poste :

Lieu EHPAD CHARAINTRU à SAVIGNY SUR ORGE
3 avenue de l'armée Leclerc

Conditions d'hygiène et de sécurité Travail sur écran

EHPAD public intercommunal LE DOMAINE DE CHARAINTRU
3, avenue de l'Armée Leclerc
91600 Savigny-sur-Orge

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