ASSISTANT DE DIRECTION ET RELATIONS AVEC LES USAGERS - 80% - H/F

ASSISTANT DE DIRECTION ET RELATIONS AVEC LES USAGERS - 80% - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Le Département Territorial de la Qualité et des Usagers du CHRU de Nancy joue un rôle central dans l'amélioration continue des soins, des pratiques professionnelles et des conditions de travail.
Acteur clé de la dynamique hospitalière, il accompagne l'ensemble des services dans la mise en uvre de la démarche qualité, et de prévention des risques et assure la mise en conformité avec les exigences réglementaires.
Composé d'une trentaine de professionnels aux expertises et profils variés, il pilote et coordonne des actions sur de nombreuses thématiques : gestion des risques, prévention du risque infectieux, radioprotection, audits, évaluations et certifications. Il soutient les établissements du territoire dans la démarche qualité et sécurité des soins.
Par ailleurs, il porte une attention particulière à la relation avec les usagers et à l'amélioration de l'expérience patient, en recueillant et analysant leur parole, en favorisant leur participation aux instances hospitalières, et en menant des actions de sensibilisation et de formation. Rejoindre le Département Territorial de la Qualité et des Usagers du CHRU de Nancy, c'est contribuer activement à l'amélioration des parcours de soins et de l'expérience patient.
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Description des missions :
Le poste cible deux types de missions tournées vers des missions d'assistant de direction et des missions en lien avec les relations avec les usagers.
Les missions du poste consistent à :
Appuyer la cheffe et la présidente du département dans la déclinaison de leurs missions sur les plans administratif et logistique
Assurer le secrétariat de direction et des membres de l'équipe du Département territorial de la qualité et des usagers en organisant :
la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers traités
les réunions, les rencontres de travail et les événements initiés par le Département
la gestion logistique et bureautique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
Gérer les relations avec les usagers en s'inscrivant dans la déclinaison de l'ensemble du processus de gestion des réclamations et des remerciements
Possibilité de suivre des dossiers en propre
Description des activités :
Missions d'assistante de direction :
Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
Gestion des agendas : planification, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements (rédaction des méls d'invitation, préparation des dossiers de façon anticipée, gestion de la logistique - réservation de salles, réservation de véhicules / transport, commande de prestations - restauration,)
Gestion des mails : diffusion au sein du département ou de l'institution, suivi le cas échéant et archivage
Gestion et traitement des courriers : tri, enregistrement, numérisation, diffusion, classement
Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, diaporamas )
Classement et archivage des informations et documents de diverses natures selon l'arborescence mise en place, reproduction de documents
Constitution, préparation et suivi de dossiers en lien, notamment, avec la cheffe de département
Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus
Participation à la préparation et à l'organisation des événements et/ou manifestations organisés par le Département (exemple : visites de certification, semaine de la sécurité, forum citoyen)
Gestion des stocks de produits, de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes)
Gestion des besoins logistiques liés aux activités du département
Gestion documentaire (GEDoc)
Missions relations avec les usagers :
Accueil et permanence physique, téléphonique et électronique de réception des réclamations des usagers
Enregistrement des réclamations relevant de la compétence du Département
Suivi des courriers de réclamations : réponses d'accusé réception
Gestion et traitement des dossiers de réclamation selon la procédure institutionnelle : analyse des réclamations, alerte si nécessaire, recueil d'éléments d'information auprès des services, rédaction de courriers de réponses
Organisation des médiations
Organisation des commissions des usagers
Préparation des commissions des usagers restreintes et plénières
Rédaction des comptes-rendus de séance
Enregistrement des remerciements

Profil recherché :

LE PROFIL RECHERCHÉ/ CAPACITÉS REQUISES
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat de direction
Capacité d'organisation, de rigueur, de méthode et de gestion des priorités
Capacité d'analyse et de gestion des demandes, polyvalence
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement appréciée
Compétences en qualité appréciées
Bonne expression orale et rédactionnelle
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
Aptitude à l'utilisation des outils bureautiques et de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique)
Aptitude à travailler en équipe
Aisance relationnelle
Grade ciblé : Assistant Médico Administratif - Adjoint des Cadres Hospitaliers - Adjoint administratif avec projet d'évolution professionnelle
Date limite de dépot des candidatures : 2 septembre 2026
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Hôpital Central
29 avenue du maréchal de Lattre de Tassigny CO 60034
54035 NANCY

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