Responsable de la chaine AFR (Admission Facturation Recouvrement)

Responsable de la chaine AFR (Admission Facturation Recouvrement)

CDI

Statut : Titulaire Catégorie : A

Organisation du travail :

- Poste à temps plein
- Repos fixe
- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service.
Possibilité de télétravail

Lieu de travail : Centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc
Déplacements liés à la fonction : oui

Suppléance : Mme BERTHIOT Vanessa, adjointe responsable PAE et référente site du Blanc (MCO, EHPAD, USLD, SSIAD)

Missions du service

Gestion des admissions, de la facturation et du recouvrement de l'activité externe et des séjours de l'établissement. Assurer le pilotage opérationnel de la chaîne accueil-facturation-recouvrement (AFR). Garantir la qualité du processus et des données administratives et de facturation. Contribuer au contrôle interne et à la sécurisation des recettes. Manager l'équipe de la chaîne AFR.

Missions spécifiques du poste

Missions principales
o Management de l'équipe des PAE
o Gestion des plannings des agents
o Contrôle de l'exhaustivité et de la qualité des données administratives nécessaires à la facturation
o Analyse des indicateurs de la chaine AFR et leurs impacts financiers
o Analyse des restes à recouvrer et des propositions d'admission en non-valeur
o Communication et coordination interne et externe (usagers, services, instances, débiteurs)
o Contrôle interne pour la sécurisation des recettes
o Formalisation et amélioration de l'organisation de la chaine AFR
o Suivi et reporting de l'activité
o Traitement/Supervision des dossiers complexes de facturation et de recouvrement
o Veille réglementaire/veille technologique
o Vérification des retours d'information des débiteurs et traitement des anomalies

Missions spécifiques en lien avec la qualité
o Suivi et mise à jour des procédures en lien avec les PAE

Autres missions spécifiques

Fonction d'encadrement
o Encadrement d'une équipe composée de 35 agents appartenant à 12 PAE sur 5 sites différents

Activités
Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels:
- Assurer l'animation fonctionnelle des points d'accueil et d'encaissement
- Assurer les entretiens d'évaluation et de formation
- Évaluer les pratiques professionnelles
- Réaliser ou organiser la formation continue des agents
- Évaluer le niveau de formation des agents

Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles:
- Organiser les remplacements des agents des points d'accueil en cas d'absence ou de mobilité par le biais d'un recrutement si nécessaire
- S'assurer du niveau de l'équipement en matériels et fournitures, de la logistique nécessaire au bon fonctionnement des PAE

Conception et réalisation d'outils et/ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence

Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité
- Participer aux travaux du Comité d'identitovigilance
- Participer à l'analyse des fiches de dysfonctionnement sur les problématiques d'identitovigilance
- Proposer des actions d'amélioration
- Veiller à la bonne application des procédures d'identitovigilance

Conseil aux décideurs (Directions, ligne hiérarchique) concernant les choix, les projets du domaine d'activité:
- Réaliser des études et rapports sur la réglementation, sur le fonctionnement ou les dysfonctionnements des services aux points d'accueil et d'encaissement
- Informer la direction des évolutions dans son domaine d'activité
- Contribuer aux axes de développement de l'établissement
-Mener les projets de transformation et de modernisation en accompagnant le changement dans son périmètre de responsabilité

Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité
- Réaliser un suivi mensuel en réunion avec les référents des PAE
- Participer aux travaux préparant la Certification
- Développer la démarche qualité dans son secteur d'activité
- Évaluer, analyser et ajuster dans chaque PAE le processus de prise en charge administrative du patient jusqu'à l'encaissement

Établissement / actualisation et mise en uvre de procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine:
- Élaborer et mettre à jour les documents qualités en fonction de l'évolution de la réglementation : gestion des identités, droits des patients, règles de facturation, règles de recouvrement et état civil
- Réaliser des fiches méthodologiques pour effectuer les contrôles des droits de sécurité sociale et de complémentaire santé des patients

Organisation et suivi opérationnel des activités / projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes:
- Contrôler et valider les plannings de travail des agents élaborés par les référents des PAE
- Gérer les conventions avec les mutuelles
- Prendre en charge les problématiques relatives à l'état-civil (déclarations de décès ou de naissances), aux litiges de facturation avec la trésorerie hospitalière, aux litiges avec les organismes complémentaires
- Coordonner, animer les projets de service
- Recueillir auprès des référents des PAE l'ensemble des propositions relatives à l'organisation des PAE, ainsi que les problématiques rencontrées. Les analyser, et donner une réponse adaptée
- Transmettre les informations réglementaires et les objectifs prioritaires aux référents des PAE, à charge pour eux de les relayer auprès des agents
- Contrôler et valider la répartition des tâches à réaliser, le maintien d'un effectif minimum en fonction de l'activité des unités de soins ou médico-techniques reliées au PAE, préparés par les référents des PAE

Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting:
- Mettre en place des tableaux de bord du suivi de l'activité hospitalière
- Assurer le « débriefing » des tableaux de bord mensuels avec son supérieur hiérarchique
- Établir, analyser et diffuser des indicateurs de suivi de la qualité
- S'assurer du respect des objectifs d'exhaustivité, de délai et de qualité de traitement des dossiers gérés par les PAE
- Identifier et analyser des erreurs ou anomalies de la chaine AFR, en rechercher les causes et définir les actions correctives et préventives

Veille spécifique à son domaine d'activité:
- Assurer la veille de la réglementation ou des informations relatives à son domaine d'activité
- Impulser une dynamique, favoriser la communication et la circulation d'informations
- Veiller à l'application de la politique de l'établissement
- Transmettre, s'assurer de la diffusion et de l'application des informations ou instructions administratives ou techniques, auprès des référents des PAE ayant la charge de les communiquer auprès des agents
- Paramétrer des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité

Compétences
Savoir faire

Adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui
Être poli et courtois
Faire preuve de respect
Faire preuve d'un positionnement adapté et professionnel

Adopter un comportement conforme aux règles en vigueur dans l'établissement
Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter le secret professionnel
Respecter les instructions données par son supérieur hiérarchique
Repérer et signaler les situations de comportement inadapté

Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
Participer à un audit sur un bureau des entrées en collaboration avec d'autres acteurs
Proposer des actions d'amélioration
Accompagner si besoin la mise en uvre de ces actions

Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
Concevoir, conduire et accompagner des travaux d'études et/ou de recherche dans une démarche pluri professionnelle dans son domaine de compétence
Définir et mettre en uvre un plan d'action permettant d'atteindre les objectifs en collaboration avec les professionnels concernés, en assurer la conduite et la coordination
Déterminer les objectifs d'unprojet en fonction de la politique de la structure et en lien avec l'ensemble des acteurs concernés
Évaluer l'atteinte des objectifs à partir d'indicateurs, diagnostiquer les écarts et identifier les actions correctives
Informer et communiquer sur un projet
Initier et développer des partenariats externes et internes
Participer aux projets de l'établissement et aux groupes de travail institutionnels
Questionner, traiter, analyser des données professionnelles

Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes
Analyser les exigences qualité requises
Analyser les objectifs du projet de service
Analyser l'organisation de son secteur d'activité
Anticiper l'impact d'une nouvelle organisation
Argumenter et négocier des évolutions d'organisation et de ressources
Évaluer et analyser la charge de travail des activités afférentes
Évaluer les ressources humaines requises en termes qualitatif et quantitatif en fonction de l'évolution de la nature, du volume d'activités et de la réglementation
Négocier les ressources humaines et matérielles avec la hiérarchie
Rechercher, exploiter et suivre les informations sur les évolutions de l'activité
Repérer les ressources et les contraintes liées à son secteur d'activités
Sélectionner des professionnels en fonction des profils recherchés avec le supérieur hiérarchique et la DRH

Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
Accompagner le développement des compétences
Conduire des entretiens d'évaluation des compétences individuelles et collectives
Conduire des entretiens individuels de formation. Identifier les besoins de formation en fonction des orientations de la structure et des objectifs spécifiques du service
Construire et adapter avec différents partenaires les modalités de mise en place et d'organisation de la formation
Définir et accompagner un parcours individuel de formation et d'adaptation à l'emploi
Définir les activités et les compétences requises pour les professionnels et les futurs professionnels en fonction de l'activité du secteur
Évaluer les performances et les compétences, identifier les compétences acquises et à développer
Identifier les évolutions professionnelles et les mobilités professionnelles possibles au regard d'un projet professionnel
Identifier les besoins de formation continue en lien avec les besoins en compétence des professionnels
Reconnaitre et valoriser les compétences et les performances individuelles et collectives

Faire preuve de capacité à travailler en équipe
Faire preuve d'entraide
Respecter la place et les missions de chacun
Travailler avec l'ensemble des professionnels de l'établissement

Faire preuve de capacité d'adaptation
Accepter le changement
Faire face à l'imprévu
S'adapter à son environnement et à l'organisation de travail
S'adapter à l'environnement de travail d'un autre service ou unité

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
Communiquer, transmettre les informations et rendre compte
Collaborer avec le personnel d'encadrement de l'établissement
Communiquer en situation de crise
Faciliter la communication entre les personnes
Faire connaître les résultats d'un retour d'expérience, d'un projet
Formaliser et communiquer en interne et en externe les objectifs et les résultats des projets et des travaux conduits
Organiser, dans le respect de la réglementation, les moyens permettant d'assurer la traçabilité des informations et la qualité des transmissions
Produire, coordonner et transmettre les informations nécessaires aux activités et à leur suivi en utilisant les systèmes d'information
Produire un bilan annuel d'activités, des comptes rendus de réunions, des rapports spécifiques...
Communiquer auprès des agents sur la politique de la structure
Rendre compte des activités, des incidents, des résultats des actions menées et des performances individuelles et collectives
Sélectionner des informations et leur donner du sens pour une aide à la décision du supérieur hiérarchique
Traiter des insatisfactions et des plaintes en collaboration avec le bureau des affaires générales
Transmettre des informations au cours d'une réunion pluri professionnelle

Utiliser l'outil informatique et les différents logiciels métier
Connaître les éléments de base du vocabulaire spécifique de l'informatique
Identifier et savoir utiliser les différents logiciels nécessaires au domaine d'activité
Utiliser Internet et la messagerie informatique

Savoir être
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode
- Autonomie
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Force de propositions et prises d'initiatives
- Qualités relationnelles

Conditions d'accès au poste

Diplôme requis : Licence
Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :
Formation EHESP
Management

Centre hospitalier
216, avenue de Verdun BP 585
36019 CHATEAUROUX

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