Responsable administratif

Responsable administratif

CDD

Recherche : responsable de site à partir du 1er novembre 2026 pour un CDD de remplacement de 7 mois.


FICHE DE POSTE - RESPONSABLE DE SITE(S)

Description de l'établissement
L'EPISM Arc-en-Ciel du Perche Saosnois est un établissement fusionné (1e janvier 2022) et composé de trois sites géographiques :
Le site de Marolles-les-Braults : composé de 119 lits d'hébergement permanent, de 12 places de PASA et de 10 studios de résidence autonomie ;
Le site de Nogent-le-Bernard : composé de 77 lits dont 3 lits d'hébergement temporaire et de 14 lits d'UPAD
Le site de Neufchâtel-en-Saosnois : composé de 32 lits d'hébergement permanent ; de 6 lits d'hébergement temporaire et de 6 places d'accueil de jour.
L'établissement dispose de ressources et d'expertises grâce à la mutualisation de professionnels tels qu'un médecin coordonnateur, un psychologue, un ergothérapeute, un qualiticien.

Descriptif du poste
Le responsable de site de l'EPISM Arc-en-Ciel du Perche Saosnois exerce à temps plein ses missions sous la supervision de l'équipe de direction et contribue aux projets structurant les 3 sites.
Il constitue le binôme d'encadrants de proximité en partenariat avec le cadre de santé/IDEC :
- L'un responsable hiérarchique de l'organisation PNM soignante de proximité (service de soins),
- L'autre responsable hiérarchique de l'organisation PNM non soignante de proximité (hôtellerie, cuisine, buanderie, animation, secrétariat).
Le responsable de site exerce principalement sur un ou deux sites mais participe à la continuité de service sur les 3 sites.

Cadre d'exercice
Quotité : 100%
Catégorie : A
Grade : AAH / cadre socio-éducatif
Forfait cadre : Oui
RTT : 20 RTT (-1 journée de solidarité)
Télétravail : 1-2 jours/mois
Astreinte administrative : Oui

Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Relations hiérarchiques : sous la responsabilité du directeur général.
Relations fonctionnelles : cadres de santé/IDEC, responsables de services (économat, techniques, RH, etc.), Direction adjointe
Relations transversales : médecin coordonnateur, médecins traitants, infirmiers libéraux, kinésithérapeutes libéraux, établissements voisins, pédicure podologue, coordinatrices de CLIC, pharmaciens de ville, assistants sociaux.

Missions
Manager et encadrer l'équipe pluridisciplinaire
Planifier, organiser et répartir la charge de travail
Coordonner, mettre en uvre et contrôler l'organisation des soins
Participer à la conduite de projet de l'établissement
Coordonner les prestations de l'équipe pluridisciplinaire pour la prise en charge des résidents
Coordonner et contrôler la qualité de la prise en charge
Participer à la politique d'attractivité et de fidélisation des professionnels non soignants
Veiller à l'application des textes relatifs à la prévention des risques
Participer à la mise en uvre de la politique qualité gestion des risques
Participer à la politique institutionnelle (projet d'établissement, CVS)
Participer et animer les réflexions sur les mutualisations / harmonisation des pratiques sur les sites
Accompagner les familles et s'assurer de leur satisfaction
Participer à l'astreinte administrative

Tâches
Gestion du personnel :
o Gestion des plannings partagés avec le cadre de santé/IDEC
o Evaluation professionnelle du personnel PMN non soignant
o Gestion des situations complexes
o Recrutement du personnel PNM partagé avec le cadre de santé / IDEC en lien avec le service des ressources humaines
o Participation au jury
o Participation aux jobs dating
o Animation des staffs
Gestion des relations usagers :
o Communication avec les familles
o Accueil, renseignement pour admission
o Visite à domicile
o Commission d'admission
o Gestion des situations complexes
Gestion des achats :
o Liens avec les prestataires
o Recherche de devis
o Gestion de la commande d'intérim
o Participation à la commission des menus
o S'assurer de la pertinence des besoins
o Recenser et remonter le besoin du matériel et son renouvellement
o Suivre les interventions des prestataires externes (valider le « service fait »)
o Participer au sourcing fournisseurs
o Participer à la rédaction des cahiers de charge
Gestion des instances institutionnels
o Participation au CODIR élargi
o Participation au CA
o Participation au CSE
o Participation au CVS
Pilotage opérationnel des services non soignants
Suivi de l'activité :
o Transmettre les données mensuelles d'activité
o Prévenir des évènements impactant l'activité (hospitalisation, décès, travaux de chambres,)
o Analyser et les écarts entre l'activité prévisionnelle et réalisée.
o Participer et assurer la mise en uvre du projet de l'établissement sur le volet non médical : restauration, architectural (buanderie)
o Vérifier la bonne exécution des prestations externalisées
o Mise en place et suivi des indicateurs de performance (qualité-cout)
Contribution au pilotage budgétaire :
o Anticiper et signaler au directeur adjoint les éventuelles dépenses
o Participer à la définition des enveloppes budgétaires et s'assurer de son respect.
o Suivre les indicateurs liés à son périmètre : cout de linge, repas
Gestion de la qualité :
o Rédaction de protocoles
o Participation au BAFEI
o Participation aux enquêtes de satisfaction
o Préparation aux évaluations/audits/inspections
Divers :
o Astreinte administrative
o Participer aux groupes de travail interne et externe
o Représenter l'établissement
o Participer aux projets : participer à l'état des lieux et l'étude d'impact, mettre en uvre le projet et l'évaluer.
o Participer à la rédaction des procédures et protocoles et contrôler leur application
o Participer aux réponses des Appels à projets

Connaissances
Communications et relations interpersonnelles
Management et encadrement de personnel
Gestion administratives, économique et financières
Maitrise des outils Office
Organisation et conduite du changement

Savoir faire
Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions
Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs
Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
Traduire la stratégie en orientations, en projets, en plans d'actions et en moyens de réalisation

Savoir être
Loyauté et exemplarité
Rigueur professionnelle, capacités de négociation et d'adaptation.
Aptitude à travailler en réseau.
Capacités relationnelles (écoute, sens du contact et du dialogue)
Faire preuve de réactivité et dynamisme
Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve

Diplôme requis
Bac + 3


La fiche de poste peut être amenée à évoluer.

EHPAD Résidence les Chanterelles
1, rue des Chanterelles
72260 Marolles-les-Braults

Voir la fiche de l’établissement