Gestionnaire RH - Cellule de gestion des cartes professionnelles, de digitalisation des recrutements - Cellule des contrats

Gestionnaire RH - Cellule de gestion des cartes professionnelles, de digitalisation des recrutements - Cellule des contrats

CDD

L'ÉTABLISSEMENT :
Au service des Ariègeois et des visiteurs de passage dans nos vallées, notre groupe hospitalier est constitué du Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège, à Saint-Jean de Verges et Lavelanet, et des EHPAD de Foix, Pamiers, Laroque d'Olmese. Il développe une offre de soins complémentaire sur un socle de valeurs d'égalité, de neutralité, de sécurité et de progrès qui sont celles du service public hospitalier...
CHIVA - GHT des Pyrénées Ariégeoises

LE POSTE :
La fiche de poste complète peut-être demandée par mail à : [email protected]
Missions principales :
Dans le cadre de ses missions principales, le gestionnaire RH prendra en charge le processus de digitalisation des recrutements à partir du système d'information RH, BEETWEEN.
Il conduira l'intégralité du processus qui démarre par la publication de l'offre de recrutement sur les Jobboard, qui se poursuit par la prise de contact avec le candidat retenu dans le cadre de la construction de son dossier administratif permettant l'élaboration du contrat de travail.
Dans la continuité du processus de digitalisation des recrutements, le gestionnaire RH devra assurer la gestion des cartes professionnelles.
A cet effet, il aura à gérer les opérations de commandes des cartes, de réceptions, de suivis, de préparations (paramétrages) et de distributions des cartes professionnelles à l'ensemble des nouveaux arrivants. La remise des cartes aux nouveaux arrivants pourra s'accompagner de l'affectation d'un vestiaire ou casier.
Le gestionnaire RH coordonnera l'ensemble du processus d'approvisionnement des cartes professionnelles dans les délais impartis, en fonction de l'arrivée des agents dans l'établissement et des demandes des cadres.

Le gestionnaire RH collaborera étroitement avec les agents de la cellule contractuels.
Il pourra venir en renfort de la cellule des contractuels en cas de surcharge d'activité, mais pourra également intervenir dans le cadre de l'accueil des nouveaux arrivants (remise des contrats, carte professionnelles, livret, etc.).

Plus précisément :
Gestion du processus de la digitalisation du processus des recrutements à partir de l'outil BEETWEEN
Gérer l'environnement de l'outil BEETWEEN : être le référent du support technique, évolution des paramétrages, etc.
Publier les offres d'emplois à partir de la validation des DAR (DAR : Demande d'autorisation de recrutement) par le RRH ou le DRH,
Archiver les offres d'emplois
Réorienter les candidatures afin d'optimiser les délais de recrutements
Gérer le vivier
Gérer la boite de réception, veiller à ce que les candidatures fassent bien l'objet de réponses
Former les cadres de l'établissement à l'utilisation du SIRH BEETWEEN

Gestion des cartes du personnel non médical titulaire et contractuel:
Gestion des commandes de cartes nominatives sur le logiciel TOM de l'ASIP Santé.
Création et attribution de la carte à l'aide des logiciels HPLIANCE et SSOX, tout en respectant la procédure. Suivi des cartes en circulation à l'aide d'un fichier Excel.
Commander les cartes CPE nominatives pour les personnels restants plus d'un mois sur l'hôpital et pour ceux dont le poste nécessite une carte nominative d'emblée.
Attribuer une carte à tout nouvel arrivant
Gérer le renouvellement des cartes
Distribuer les cartes professionnelles aux personnels, leur fixer un rendez-vous.
Relancer les personnels ne venant pas récupérer leur nouvelle carte.
Gérer les problèmes journaliers rencontrés par les personnels de l'établissement : cartes bloquées, perdues, désactivées.
Faire des audits réguliers dans les cartes distribuées pour désactiver les cartes de personnels ayant quittés l'établissement sans avoir rendue leur carte.
Gestion des casiers du personnel non médical titulaire et contractuel :
Attribuer un nouveau casier aux nouveaux arrivants, éligibles au dispositif.
Faire un inventaire régulier (mensuel) de chaque vestiaire permettant de s'assurer de la cohérence des affectations à mettre en corrélation le fichier d'attribution des vestiaires et le fichier personnel afin de visualiser les vestiaires « occupés » par des personnels ayant quitté l'établissement.
Contrôler régulièrement l'état des vestiaires afin de limiter les occupations de casiers non autorisées et « squattés anonymement ».
Gérer le flux des élèves et stagiaires, en coordinations avec les cadres des services.

Gestion administrative individuelle des agents contractuels dans le cadre de missions de renfort de la cellule des contrats :
Gestion administrative du dossier sur les logiciels AGIRH et Octime.
Réaliser les attestations France-Travail
Assurer le suivi et la mise à jour des contrats de télétravail (Titulaires et contractuels)
La fiche de tâches est non exhaustive, elle est susceptible d'évoluer en fonction des organisations.

PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme(s) ou expérience exigé(s) : Diplôme de niveau 4 : BAC

Savoirs :
Techniques de gestion administrative
Logiciel dédié à la gestion administrative des personnels
Logiciel dédié au processus de recrutement
Droit de la fonction publique hospitalière
Techniques de communication
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Classement et archivage

Savoirs faire :
Aisance relationnelle et rédactionnel
Organisé et rigoureux,
Être Réactif
Sens de l'écoute et qualités pédagogiques.
Savoir travailler en autonomie.
Aptitude au travail en équipe
Maîtrise de l'outil informatique, utiliser les outils bureautiques
Alerter sur les situations particulières des agents suite à leur demande
Traiter ou orienter une demande de renseignement administratif d'agent ou de responsable
Identifier, collecter et structurer les informations administratives

Savoirs être :
Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements
Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs
NOTES : remplement temporaire de personnel

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Chemin de Barau
09000 Saint-Jean de Verges

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