1 poste de secrétaire médicale Service de Santé au Travail - H/F

1 poste de secrétaire médicale Service de Santé au Travail - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Présentation du service d'affectation
Le Service de Santé au Travail est situé au RDJ Niveau moins 1
Composition :- Dr CHARET Christine (1 jour/mois)- IDEST (Mme Laure WINDELSCHMIDT) : 100 %- 1 secrétaire (100 %)- 1 Psychologue du Travail (60 %)
Mission :Consultations et prise en charge des Agents du CH et des Sites AnnexesPrévenir les Risques Professionnels : TMS (Troubles musculo-squelettiques), RPS (Risques psychosociaux).
Description synthétique du poste Secrétaire médicale Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations administratives et médicale des Agents entre le Médecin du Travail, l'IDEST et la Psychologue du Travail Echanges téléphoniques, courriel avec La Cellule Carrière, Contractuelle, Affaires Médicales, CSG, Cadres Sup, Cadres de Santé, Assistante Sociale en respectant le secret professionnel.
Missions principales (non exhaustives)
ACCUEIL :Accueil physique : Accueil des Agents, Entretiens avec les Agents, Renseigner, Orienter les Agents.Accueil téléphonique : Gestion des appels internes et externes, envoi de mails le cas échéant, Gestion des plannings du Médecin et de l'IDEST, de la Psychologue du Travail
GESTION DU DMST de l'Agent (Dossier Médical de Santé au Travail) : Scannage de documents, de toutes les correspondances, Archivage du DMST, Envoi de documents à l'Agent (Vaccinations, Expertises).
GESTION DES PLANNINGS DE RDV : Gestion du planning du Médecin, de l'IDE, de la Psychologue du Travail (Tiers temps, Réunion, Inscription formations ), Programmer les visites médicales du Médecin et de l'IDEST, de la Psychologue du Travail.CONSULTATIONS avec LE MEDECIN et l'IDEST : Vérification et MAJ des données administratives de l'agent, Scannage et enregistrement des documents médicaux de l'Agent, Envoi des fiches d'aptitude à la DRH, Encadrement, Scannage des documents amenés pour la consultation. Missions principales (non exhaustives)
AUTRES : Gestion du courrier arrivée et départ, Gestion du courrier externe et interne, Gestion des messages pour le Médecin, MAJ des formulaires et procédures SST (Kit AES, AT infos TPT, CLM, CLD, MP), Traitement des mails des Agents, Traitement des mails de la DRH, DAM, CSG, de l'Encadrement, du Comité Médical Traitement du courrier arrivée (interne et externe) Gestion des convocations du Médecin, de l'IDE, de la Psychologie du Travail : accès au planning informatisé des agents (GTT), Préparation de réunions (CLIN, F3CST, GST, Cours IFSI/IFAS), Suivi des Conseils Médicaux/Réforme (suivi Dossiers des agents en attente d'expertises), Suivi des Maladies professionnelles,
Suivi des TPT, Envoi des demandes de « Transfert de dossiers médicaux » (De Médecin du Travail à Médecin du Travail », Envoi d'expertises médicales sous pli confidentiel (à l'Agent, au Médecin traitant, au Comité Médical), Mise en place de procédures en collaboration avec l'Infirmière et le Médecin du SST, Organisation Campagne Vaccinations (Grippe/Covid), Participation à des réunions :GST : Groupe Santé au Travail (Réunion mensuelle),CPME : Commission Pluridisciplinaire de Maintien dans l'Emploi (Réunion trimestrielle),Réunion information collective pour les Agents en Arrêts (Réunion trimestrielle),Réunion de Service : 1 fois par mois en visio ou en présentiel avec le Médecin et les différentes équipes pluridisciplinaires (CHIVA, CHAC, NARBONNE, CARCASSONNE), Rédaction du rapport annuel en collaboration avec l'équipe, Suivi AT, AES, Réapprovisionnement des stocks du service (imprimés à la reprographie, fournitures de bureau), Gestion des stocks (bureautique), Bon ASSET Plus pour demande réparations, Echanges avec Comité Médical pour récupérer expertises.
Missions annexes / spécifiques (non exhaustives)
Absence de l'IDEST :De façon ponctuelle : Enregistrement des AES et mise en place du Suivi (Questionnaire et Ordonnances), Suivi des AT.
En collaboration avec le Personnel Compétent en Radioprotection (PCR) : Envoi des données administratives des Agents aux PCR pour la mise en place de la Dosimétrie (Agent qui seront soumis aux rayonnements ionisants).
FormationsA prévoir en fonction du plan de formation institutionnel : Formation Secrétaire des Services de Santé au Travail (Paris 2/3 jours en 2027)Recommandé pour remise à niveau : Journées Nationales ANMTEPH (Association Nationale des Médecins du Travail) 2 jours par an.
Conditions d'exerciceRythme de travail : Ouverture du Service : 8 H 00 16 H 40 du Lundi au Vendredi Amplitude horaire : 7 H 40(Roulement avec l'Infirmière) :- Une semaine 8 H 00 - 15 h 40- Une semaine 9 H 00 16 H 40Exigences relationnelles :- Discrétion,- Ecoute et disponibilité,- Réactivité,- Travail en équipe,- Polyvalence,- Adaptabilité.Logiciels utilisés : WORD, EXCEL, POWERPOINT Logiciel GTT Logiciel Médecine du Travail KITRY Cyberlab Internet et Intranet

Profil recherché :

ProfilPré requis obligatoires : Capacité d'écoute Maîtrise de la terminologie médicale, Savoir-être.Pré requis souhaités : Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques, Maîtrise de la fonction d'accueil, Connaissances associées : législation et réglementation SST FPH Compétences sociales : Travail en équipe, Transmission de l'information, Coordination avec l'Assistante Sociale du Personnel sur le suivi de dossier Compétences organisationnelles : Facilités d'adaptation à la polyvalence, Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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