Secrétaire de direction Direction Affaires Générales et de la Patientèle Service des Relations Usagers - Direction des soins et Direction de la Qualité (F/H)

Secrétaire de direction Direction Affaires Générales et de la Patientèle Service des Relations Usagers - Direction des soins et Direction de la Qualité (F/H)

Mutation; Détachement; CDD

L'ÉTABLISSEMENT :
L'Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) du Finistère Sud est l'établissement de référence en psychiatrie et santé mentale du territoire. Il couvre une population de plus de 290 000 habitants.
En tant qu'établissement public de santé, il intervient dans la prévention, le diagnostic et le soin des troubles psychiatriques de l'ensemble de la population résidente dans la zone géographique du Finistère Sud : Audierne, Briec, Châteaulin, Concarneau, Douarnenez, Quimper, Pont-l'Abbé, Poullan-sur-Mer, Quimper, Quimperlé, Scaër.
L'EPSM du Finistère Sud dispose de 25 structures sur le site principal de Quimper et de 42 lieux d'accueil et de prise en charge de proximité pour adultes et enfants pour mener à bien ses missions dans le cadre de la sectorisation. Le territoire est organisé en 3 secteurs de psychiatrie pour adultes et 2 secteurs de psychiatrie pour enfants.
Une offre de soins spécialisés et intersectoriels complète cette offre : urgences psychiatriques, psychiatrie du sujet âgé, troubles du spectre autistique, troubles des conduites addictives, réhabilitation psychosociale et le psychotraumatisme ainsi que des structures médico-sociales : Maisons d'accueil spécialisée (Mas), Etablissement d'accueil médicalisé (EAM) et Unité de soins de longue durée (USLD).
Chaque année, près de 12 000 personnes (adultes et enfants) sont prises en charge par l'EPSM dont 83.5 % uniquement en consultation par une équipe pluri-professionnelle (psychiatres, infirmiers, psychologues, assistantes sociales...).
LE POSTE :
L'EPSM recherche une assistante de direction pour la Direction des Affaires Générales et de la Patientèle (DAGP) - Service des Relations Usagers (SRU) et Direction des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Technique (DSIRMT) - Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ)
Secrétaire du Service des Relations Usagers (SRU) et de la Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ)
La mission du secrétariat SRU et DACQ consiste à assurer un soutien administratif complet aux activités de la Structure SRU et du Département DACQ, afin de garantir la fluidité de la circulation de l'information, la conformité documentaire et la bonne organisation des instances et démarches qualité et risques.
Activités principales de secrétariat du Service des Relations Usagers (SRU) et de la Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ)
Le poste assure la gestion quotidienne des courriers et documents divers, incluant la réception, le tri, la frappe, la relecture, la mise en forme, la diffusion, le classement, le suivi et l'archivage. Il assure également la gestion des agendas, l'accueil téléphonique, ainsi que l'organisation des réunions (réservation de salles, convocations, listes d'émargement, travaux de reprographie, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus ...). Le rôle comprend une veille documentaire et réglementaire, la réalisation de recherches d'informations, la gestion des commandes de fournitures et bons de travaux, ainsi que la suppléance du secrétariat de la Direction des Soins Infirmiers, de rééducation et médico-technique pour garantir la continuité de service.
Missions spécifiques du Service des Relations Usagers (SRU)
Au sein du Service des Relations Usagers, le poste pilote la gestion des demandes de communication de dossiers médicaux, des réquisitions et demandes diverses émanant des forces de l'ordre, ainsi que le suivi des plaintes, réclamations et signalements. Il contribue à l'élaboration de rapports institutionnels, tels que rapport annuel sur l'isolement et la contention ou le rapport annuel de la Commission des Usagers, en coordonnant la collecte d'informations, la mise en forme et la diffusion des documents.
Missions spécifiques à la Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ)
Gestion documentaire : administration et gestion du logiciel documentaire Bluekango animation de formation Bluekango
Gestion des questionnaires enquêtes et diverses analyses : administrateur du logiciel Sphinx - Création de questionnaires, extraction des résultats, analyse et production de rapports
Participation à la gestion des risques : gestion des FSEI, organisation des retours d'expériences ...
Participation à la préparation et l'organisation de la certification HAS
ACTIVITES PONCTUELLES
Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec SRU (CDU, comité éthique, COPIL Droits des Patients et Parcours Patients) : préparation et prise de note
Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec la DACQ (Copil qualité,..)
PARTICIPATION A LA VIE INSTITUTIONNELLE DE L'ETABLISSEMENT
Possibilité de prise de note, rédaction de comptes-rendus de diverses réunions institutionnelles en lien avec le SRU et la DACQ
Participation à titre personnel à des groupes de travail
PROFIL RECHERCHÉ :
SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION
S'adapter rapidement aux changements de situations
Gérer et organiser son temps de travail en fonction des priorités
Faire preuve d'initiatives
Communiquer auprès des différents publics
Gestion de l'information, méthodes de classement, d'archivage recherche documentaire,
Rendre compte régulièrement à son responsable hiérarchique
Maîtrise des outils bureautiques
Messagerie Outlook, Internet, IA
QUALITES REQUISES
Méthode et organisation
Rigueur et goût du travail bien fait
Sens du contact
Disponibilité
Discrétion
ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL
Poste à 1 ETP : 0.50 SRU + 0.50 DACQ :
Roulement de quinzaine : semaine 1 (3 jours SRU 2 jours DACQ) semaine 2 (2 jours SRU 3 jours DACQ) pouvant être adapté selon actualité des 2 directions
Horaires de journée dans le cadre du référentiel badgeuse

Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique ou aux contractuels
Candidature à adresser dès que possible : lettre, CV et 3 derniers entretiens professionnels en cas de mutation / détachement
Salaire selon la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière
Poste à pourvoir dès que possible
Fiche de poste disponible sur demande

Etablissement Public de Santé Mentale du Finistère Sud
18 Hent Glaz CS 16003
29107 Quimper

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