ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE DIRECTION DES SOINS - ET QUALITE / GESTION DES RISQUES - EXPERIENCE EN QUALITE ET GESTION DES RISQUES OBLIGATOIRE

ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE DIRECTION DES SOINS - ET QUALITE / GESTION DES RISQUES - EXPERIENCE EN QUALITE ET GESTION DES RISQUES OBLIGATOIRE

CDI

Direction : Laurence MAUCHERAT
Directrice : Michèle PAULY Directrice Adjointe Hospitalière
Date de parution : Septembre 2026
Adresse : 1, allée des Thuyas 94832 Fresnes cedex Accès par : A6 / A86 / N 20 8km de la porte Orléans RER B stations : - Parc de Sceaux - Arcueil/Cachan + bus 187 - Croix de Berny TVM. Carrefour de la Déportation
Fonction : Secrétaire
Grade : Adjoint administratif
Relations hiérarchiques :
- CPP - Direction des Soins
- Directrice de l'EPSNF
Relations fonctionnelles :
- CPP Direction des Soins
- Secrétariat centralisé
- Cadres de santé
- DRH
- Services économiques
- Service formation
- Services de soins
- Secrétariat de direction
- Secrétariat Qualité / Gestion des risques
- Services pénitentiaires
Niveau d'études et/ou formations :
BEP secrétariat
BAC Pro secrétariat/ gestion administratif
Licence /Master qualité/GDR (non obligatoire)
Expérience en qualité et gestion des risque
souhaitée (Référentiel HAS)
Présentation de l'hôpital : 80 lits Médecine = 16 lits Soins de Suite Réadaptation = 24 lits Médecine Physique Rééducation = 40 lits Consultations Pharmacie Imagerie médicale Prise en charge de patients exclusivement placés sous mains de justice Horaires de travail : base de 37h30 par semaine. 15 RTT - 25 CA 7 jours de FTA Amplitude horaire : 08h30- 17h30.
Missions permanentes
· Secrétariat de la Direction des soins
o Assurer l'accueil téléphonique, la réception des appels et leur transmission.
o Gérer les courriers entrants et sortants (réception, enregistrement, diffusion, expédition).
o Assurer la gestion de l'agenda Outlook de la Direction des soins.
o Organiser les rendez-vous pour le recrutement d'agents : constitution de dossier, demande d'accès et planification dans Outlook de l'agenda de la CPP.
o Mettre à jour le répertoire téléphonique des professionnels soignants et des vacataires.
o Réaliser les travaux de bureautique (courriers, comptes rendus, notes de service, tableaux de suivi, mise en forme de documents).
o Assurer le suivi des échéances, des demandes et des actions engagées : notamment les renouvellements de contrats des agents en lien avec le service RH et le suivi des vacations
Hublo en lien avec les cadres de santé et le service RH.
· Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
o Elaborer la planification annuelle des stages IDE/AS/kinés/Ergos/EAPA à partir des
demandes de places des instituts de formation
o Assurer le suivi administratif mensuel des conventions et des dossiers de stage.
o Réaliser les demandes d'autorisation d'accès et les démarches administratives associées.
o Transmettre les informations aux différentes unités de soins (cadres, RH, informatique, PUI)
o Exploiter les questionnaires de satisfaction des étudiants et réaliser les statistiques
correspondantes.
· Organisation des réunions et instances
o Organiser les réunions de la Commission des soins (CSIRMT) : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Organiser les COPIL-COVIRIS : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Organiser les réunions des cellules des Evènements Indésirables : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux des réunions et instances en lien avec la Direction des soins : CSIRMT, COPIL-COVIRIS, EPRI, CLUD, CEI
· Gestion des astreintes des cadres de santé
o Élaborer et mettre à jour les tableaux mensuels des astreintes.
o Transmettre les tableaux d'astreinte à la Direction pour validation.
o Établir et transmettre les relevés mensuels d'astreinte au service des paies.
o Assurer le suivi administratif des astreintes.
· Qualité des soins et gestion des risques
o Saisir les questionnaires de satisfaction patients dans BlueKango.
o Mettre en forme et indexer de l'ensemble des procédures de l'établissement dans
BlueKango selon la Procédure des procédures.
o Gérer le circuit des procédures une fois qu'elles sont rédigées par le responsable concerné de la mise en forme à l'archivage informatique BlueKango et papier
o En lien avec la coordinatrice qualité, aide à réaliser les supports de communication qualité : lettre qualité, affiches.
o Organiser les prélèvements d'eau : réalisation des demandes d'accès des prestataires.
Compétences
Savoir-faire
· Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des professionnels et des partenaires, et les orienter vers les interlocuteurs appropriés.
· Organiser et gérer les agendas, les rendez-vous et les plannings en fonction des priorités et des contraintes du service.
· Maîtriser les outils bureautiques et numériques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams.
· Rédiger, mettre en forme et actualiser différents documents professionnels : courriers, comptes rendus, dossiers, tableaux et supports de présentation.
· Collecter, traiter et transmettre les informations nécessaires au bon fonctionnement du service, dans le respect des règles de confidentialité.
· Identifier les informations pouvant être communiquées aux différents interlocuteurs en respectant le secret professionnel.
· Assurer le suivi des dossiers et réaliser les opérations de reporting auprès de la hiérarchie.
· Coordonner les échanges entre les différents professionnels et faciliter la circulation de l'information.
· Faire preuve de rigueur, d'organisation, de méthode, de réactivité et de capacité d'adaptation.
· Travailler en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire, dans le respect de son champ de compétences.
· Gérer plusieurs tâches simultanément et hiérarchiser les priorités en fonction des besoins du service.
· Anticiper les besoins de la Direction et être force de proposition dans l'organisation administrative.
· Appliquer les procédures institutionnelles et respecter les règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité et à la protection des données.
Savoir être
· Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de loyauté dans l'exercice de ses fonctions.
· Posséder un excellent sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode.
· Faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'anticipation.
· Disposer de bonnes capacités d'écoute, de communication et de diplomatie.
· Adapter sa communication aux différents interlocuteurs et niveaux hiérarchiques.
· Être capable de travailler dans un environnement nécessitant disponibilité, réactivité et gestion des
priorités.
· Savoir gérer les situations urgentes, les imprévus et les sollicitations multiples avec calme et professionnalisme.
· Faire preuve d'esprit d'équipe et de coopération avec l'ensemble des professionnels.
· Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de transmission de l'information.
· Faire preuve d'impartialité et d'objectivité dans le traitement des situations et des informations.
· Respecter les valeurs, les règles institutionnelles et les principes de déontologie du secteur
sanitaire.
· Être capable de prendre du recul et de conserver une posture professionnelle dans les situations sensibles ou conflictuelles.
Connaissances
· Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement de santé et notamment le référentiel de certification de la HAS V2025.
· Connaissance de l'organisation des activités de soins et du rôle des différents professionnels de santé.
· Connaissance des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité et à la protection des données.
· Maîtrise de la communication professionnelle écrite et orale.
· Maîtrise des techniques de prise de notes, de rédaction et de mise en forme de documents.
· Capacité à utiliser et exploiter des données administratives et des outils de suivi d'activité.

Etablissement public de santé national de Fresnes EPSNF
1, Allée des Thuyas
94832 Fresnes

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