ADJOINTE DE DIRECTION

ADJOINTE DE DIRECTION

CDD; CDI; Détachement; Mutation

L'EHPAD Simone Veil recherche un/e adjoint/e de Direction.

Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS)
Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction des compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la directrice
Signaler toutes situations critiques (administratives ou autres) à la directrice déléguée du site
Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin)
Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents
Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé
Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lie avec la cadre de santé
Participer à l'organisation des commissions d'admission en lien avec la responsable admission/facturation/relations avec les usagers
Etre garant de la politique d'admission et des règles sanitaires en vigueur pour les visites et les entretiens d'admission
Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités
Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison
Mandater les factures reçues
Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs
Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés
Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence du directeur et rédiger les comptes rendus
Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS)
Assurer le secrétariat du CVS
Préparer les convocations de la commission des menus et en assurer le secrétariat
Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités
Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles)
Encadrer le personnel de l'accueil, des services techniques ainsi que la responsable des admissions/facturation/relations avec les usagers : Fixer leurs missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leurs évaluations professionnelles annuelles
Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences
Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions
Collaborer aux groupes de travail liés à son domaine d'activités
Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances
Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGA
Missions ponctuelles:
Remplacer les agents de l'accueil en leur absence
Astreintes administratives
Rédiger le rapport annuel d'activités
Répondre aux différentes enquêtes administratives
Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) en lien avec le service Qualité
Gérer les plannings soignants en l'absence du cadre de santé
Peut avoir en cas de besoin une délégation de signature pour différents actes administratifs
Facturation des frais d'hébergement en l'absence du responsable des usagers

Qualités requises :
- Esprit d'équipe indispensable
- Ponctualité assiduité -- Fiabilité
- Savoir manager et encadrer une équipe
- Facilité de relations et d'échanges avec une population ayant parfois du mal à s'exprimer
- Capacités d'accueil et d'écoute très importantes
- Respecter la hiérarchie, des valeurs de l'établissement et des protocoles
- Travailler en autonomie
- Etre ordonné et rigoureux
- Faire preuve d'initiatives à bon escient
- Savoir-faire du reporting, évaluer la pertinence des informations à transmettre
- Respecter le secret professionnel
- Savoir respecter l'obligation de réserve (pas de diffusion des informations en relation avec le secret professionnel, pas de dénigrement de l'établissement et de la qualité des services rendus)
- Obligation de signalement des actes de maltraitance à la direction

Formation:
- Licence droit, Gestion des administrations, comptabilité
- Connaissances en gestion du personnel appréciées
- Connaissances en législation sociale, médico-sociale ou sanitaire appréciées
- Connaissances informatiques : logiciel Berger-Levrault/TITAN / Chorus ; suite office (Word, Excel, PowerPoint)

Horaires de travail : Forfait Cadre ; 19 RTT/an

Rémunération : selon la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière

CV+LETTRE DE MOTIVATION :
LA DIRECTICE DE L' EHPAD SIMONE VEIL
Mme JEAN-REMY
[email protected]

EHPAD SIMONE VEIL
2 avenue de Champagne
91940 LES ULIS

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