Adjoint Administratif au Bureau des Entrées

Adjoint Administratif au Bureau des Entrées

CDD; Vacation

Les Hôpitaux des Portes de Camargue sont à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) afin d'assurer un remplacement au sein du service des Bureaux des Entrées, dans le cadre d'un congé de maternité.
La prise de fonctions est prévue le 19 novembre 2026.

Les Hôpitaux des Portes de Camargue comprennent une grande diversité de prise en soins :
- Une offre sanitaire (56 lits de SMR, 10 lits d'EVC, 10 lits UCC , 30 lits d'USLD EVC et 10 lits de Médecine)
- Une offre médico-sociale (259 lits d'EHPAD, 5 places d'hébergement temporaire, 6 places d'accueil de jour, 33 places au sein d'une Maison d'Accueil Spécialisée)
- Deux Services de Soins Infirmiers A Domicile (55 places, 5 places dédiées à l'accueil de personnes en situation de handicap et une Equipe Spécialisée Alzheimer de 10 places).

Activités sur le poste:

Axe principal :
- Accueil physique des hébergés, familles et représentants légaux
- Création, suivi, gestion des dossiers EHPAD et USLD
- Identifier les besoins des familles pour les accompagner dans la constitution du - Sécurisation de la PEC du patient dans le respect des règles de l'identitovigilance
- Effectuer l'ensemble des démarches liées à l'admission et à la facturation EHPAD et USLD
- Création des préadmissions
- Facturation des provisions
- Envoi des factures aux hébergés, familles et tuteurs
- Traitement des contentieux et réclamations
- Suivi des aides sociales, APA, CAF (en lien avec le service social)
- Constitution et envoi des dossiers de prise en charge AS, APA, ALS (en appui des familles)
- Alerte sur les montants des restes à recouvrer (en lien avec le responsable de service)
- Edition mensuelle des présents au receveur
- Contrôle des états du conseil départemental
- Contrôle des versements du département
- Rédaction, modification du contrat de séjour
- Suivi des mouvements
- Contrôle et traitement des anomalies de facturation
- Mise à jour des différentes veilles sanitaires
- Archivage des dossiers
- Rédaction des procédures en lien à son secteur d'activité
- Gestion de la liste d'attente des EHPAD et USLD avec l'outil VIATRAJECTOIRE
- Mise à jour de la liste d'attente des EHPAD/USLD trimestriellement

Axe secondaire :
- Accueil physique et orientation des patients, familles et prestataires extérieurs
- Accueil téléphonique
- Gestion du courrier interne et externe
- Registre décès
- Gestions des éditions (étiquettes, BS)
- Gestion mail

Autres:
- Centrale report alarme incendie (jusqu'à la mise au norme de l'aile nord)
- Accueil téléphonique de la direction (en l'absence de la secrétaire de direction)
- Le service fonctionne avec deux pôles distincts composés de deux agents. En cas d'absence de personnel, l'agent peut être amené à remplacer un agent du service

Savoir-faire :
- Aptitude à la polyvalence
- Qualités des relations et de la communication avec les usagers
- Qualité des transmissions et de l'information donnée
- Capacité à travailler en équipe et à favoriser des relations de travail harmonieuses
- Echange et communication avec l'encadrement
- Réactivité aux nécessités de service
- Sens de l'initiative
- Respect du secret professionnel et savoir faire preuve de discrétion professionnelle

Poste à temps plein
Congés annuels et RTT conformément à la règlementation en vigueur
Amplitude 9h-17h avec une pause repas décomptée
Télétravail possible 1 jour par semaine.
Catégorie C

Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière

Tarascon - Site principal
Route d'Arles
13150 TARASCON

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