Responsable du Service des Admissions et du Standard en remplacement 6 mois

Responsable du Service des Admissions et du Standard en remplacement 6 mois

CDD

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un Responsable du Service des Admissions et du Standard (H/F) en remplacement 6 mois.

Identification du poste :
Fonction : Responsable du service des Admissions et du Standard
Grade : Attaché d'Administration Hospitalière
Liaisons hiérarchiques : Directeur des Affaires Financières, du SIH, des Admissions et du Standard
Liaisons fonctionnelles : Directeur des Affaires Juridiques, Directeur de la Qualité, de la gestion des risques et des usagers, le Département d'Information Médicale, le Trésorier, les Médecins, BPEAS, Pass PSY, les Cadres des unités de soins, les AMA, les Assistantes Sociaux (AS) des secteurs, le service mandataire judiciaire
Organisation de travail : Forfait jour
Résidence administrative : CPN à Laxou.

Présentation des services :

Le service des admissions, ouvert du lundi au vendredi de 08h15 à 17h15, a pour mission la gestion administrative des dossiers des patients aussi bien sur le versant de la facturation des séjours, des consultations mais également la gestion administrative des hospitalisations sans consentement. Ce service dispose d'une régie de dépôt des biens et valeurs des patients.
Le service des Admissions est composé de 8 ETP et 3 ETP d'Adjoint des Cadres Hospitaliers (effectif réel 1 ACH, 2 Faisant fonction ACH).
Le service du Standard, ouvert 24h/24 et 7Jours/7, a pour mission l'accueil téléphonique et physique du public. Le service Standard assure également la gestion des mouvements des patients, les admissions des patients en addictologie ainsi que la gestion administrative des consultations médicales externes.
Le service du standard est composé de 8 ETP.
L'attaché d'administration assure le management d'une équipe de 19 agents sur les deux services.

Description du poste :

L'attaché d'administration est rattaché à la Direction des Affaires Financières, du SIH, des Admissions et du Standard.
Il est chargé, sous l'autorité du directeur, de mettre en uvre la politique de qualité d'accueil et des admissions en vue d'une facturation de qualité suivre et fiabiliser les circuits de facturation et de valorisation de l'activité, d'effectuer le contrôle administratif du PMSI élaborer et suivre les outils de pilotage de la chaine de facturation et proposer des évolutions, mettre en place les contrôles, les suivis statistiques dans le cadre de la démarche de certification des comptes, garantir le respect de la législation dans le cadre des hospitalisations sans consentement.
L'attaché d'Administration est garant du fonctionnement optimal des deux services, en veillant à
mettre en uvre les mesures nécessaires à l'atteinte des objectifs qui lui sont fixés dans le cadre
de la politique définie.
L'attaché d'Administration participe aux réunions de la Cellule d'ldentito-vigilance (CIV), du groupe
plénier du SIH, au COPIL de la certification des comptes, au copil de gestion de crise (Plan blanc)

Missions :

L'attaché d'administration assure les missions suivantes
1. Encadrement et management des équipes du service des admissions et du standard

- Répartition des tâches et des priorités pour le service des admissions et du standard
- Gestion des plannings et des effectifs :
- Réalisation des plannings mensuels et des permanences via le logiciel CHRONOS
- Adapter les effectifs de chaque secteur en fonction des besoins notamment en cas
d'absentéisme
- Evaluation annuelle des agents : fixation des objectifs et évaluation des résultats
- Recueil des besoins en formation des personnels
- Élaboration et suivi des indicateurs d'activité des secteurs
- Organisation de réunions régulières avec les différents secteurs du service
- Capacité à gérer les conflits
- Être garant de la qualité de l'accueil des usagers.
2. Gestion des hospitalisations sous contrainte et des mesures d'isolement et contention
- Assister aux audiences du Juge des Libertés et de la Détention afin de représenter l'établissement et respecter le débat contradictoire en présence du conseil du patient.
- Contrôler le respect de la législation concernant (es mesures d'hospitalisation sans consentement.
- Mettre en place et suivre le contrôle judiciaire des mesures d'isolement et de contention.
- Délégation de signature des décisions du Directeur (hospitalisation sous contrainte).
- Organiser les visites de la Commission Départementale des Soins Psychiatriques, du Procureur de la république, de l'ARS, du représentant du tribunal judiciaire, etc.
- Suivre l'évolution du logiciel Planipsy.
- Réaliser des statistiques spécifiques au secteur (nombre d'admissions, de programmes de soins), etc.
- Transmettre les données relatives aux contrats de Pôle (trimestriellement)

3. Suivi de la facturation des hospitalisations et des consultations externes
- Processus de contrôle de la qualité des informations collectées pour assurer un bon recouvrement des recettes.
- Suivi de la chaîne « Accueil-Facturation-Recouvrement »
- Elaboration d'outils de contrôle de gestion et de contrôle interne.
- Suivi du contentieux avec pour objectif de le réduire.
- Suivi des restes à recouvrer et du taux de recouvrement en lien avec la trésorerie.
- Réalisation de la prévision des recettes Titre 2 pour l'EPRD
- Suivi des recettes liées à la facturation du régime particulier (Titre 3)
- Suivis statistiques de l'activité facturable, en lien et à destination du service des finances, des pôles, du DIM, etc.
- Suivi des indicateurs de pôle dans le cadre de la contractualisation interne.
- Renseignements de la SAE pour l'activité facturable, enquêtes diverses.

4. Gestion du dossier administratif patient

- Suivi de l'évolution du logiciel de la GAM et de la prise en charge des patients.
- Réalisation du contrôle de la qualité et de l'exhaustivité des données médico administratives en collaboration avec le DIM en transmettant les fichiers VIDHOSP, VID IPP, Temps partiels.
- Paramétrage du logiciel CPAGE en fonction des besoins des unités ou nouveaux projets de l'établissement (FIDES, Mise en place du régime particulier...) ou travaux de clôture
- Limiter les risques d'identitovigilance : suivi de la base patient avec le DIM et les secrétaires médicales, mise en place de l'Identifiant National en Santé (INS).

5.Contribution à la démarche de certification des comptes

- Poursuivre l'engagement dans le cadre de la démarche de la certification des comptes en lien avec la Direction des Finances :
- Actualisation en continue des procédures de facturation en fonction de l'évolution de la réglementation
- Elaboration d'une cartographie des risques pour la chaîne de facturation.


6. Vérifier les Registres de la loi dans le cadre des visites réglementaires

- Vérification de la tenue des registres de la loi papier et informatisé
- Préparation des visites de la Commission Départementale des Soins Psychiatriques (CDSP) et du procureur adjoint de la République
- Commande des registres
- Assurer l'archivage des registres

7. Missions transversales

- Participation aux groupes de travail institutionnels relatifs à la mise en production du nouveau DPI (Car4U) et ateliers FICOM
- Assurer et proposer des actions de QVT pour les agents du service
- Référent Assurance RELYENS : Responsabilité Civile Matérielle (de la déclaration à la clôture des dossiers)
- Responsable de la régie des dépôts de biens et valeurs des patients en liaison avec le régisseur principal.
- Reporting hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers à la Directrice des Affaires Financières
- Collaboration étroite avec le BPEAS

Compétences et qualités requises :

Savoir-faire :

- Capacités organisationnelles fortes et savoir prioriser les actions
- Faculté de concevoir, de piloter et d'évaluer un projet
- Capacité à gérer tes dossiers/situations urgentes de manière appropriée et réactive
- Sens de l'organisation, de la rigueur et de l'anticipation
- Forte maîtrise des techniques d'animation des réunions
- Capacité à fédérer uneéquipe et à gérer le changement
- Connaissances juridiques et règlementaires dans le domaine des soins sans
consentement et de la facturation
- Force de propositions et d'aide à la décision
- Maîtrise de la gestion des ressources humaines, de la gestion du temps de travail et de
la gestion de planning (planning par roulement journée, nuit et week end)
Savoir-être :

- Sens des responsabilités
- Loyauté et faculté de rendre compte
- Sens de l'analyse et esprit de synthèse
- Qualité relationnelle, sens de l'accueil du public
- Autonomie dans l'organisation
- Discrétion et intégrité
- Respect de la confidentialité
- Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
- Accorder de l'importance à la qualité du travail et au service rendu au patient
- Être rigoureux, méthodique
- Être disponible
- Capacité d'adaptation et sens de l'écoute

Spécificités du poste :

L'attaché d'administration dispose d'une délégation de signature en l'absence du Directeur concernant la gestion des dossiers de soins sans consentement.

Environnement informatique disponible dans le service :

- Windows 10
- Word, Excel, Power point, Microsoft exchange, Internet Explorer, PDF 24
- CPAGE I/Planipsy
- Chronos
- Bluefiles, Plex, Roc, E-Astreinte, Care4U,

Centre Psychothérapique de Nancy Centre Psychothérapique de Nancy C.P.N.
1 rue du Docteur Archambault BP : 11010
54521 Laxou

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