SECRETAIRE MEDICALE - CONSULTATIONS SPECIALITES

SECRETAIRE MEDICALE - CONSULTATIONS SPECIALITES

CDD; Détachement; Mutation

PRESENTATION DU SERVICE
Le service regroupe plusieurs disciplines médico chirurgicales afin d'offrir aux patients une prise en charge complète et coordonnée. Il comprend les consultations de :
Chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique
Chirurgie maxillo faciale et stomatologie
ORL
Dermatologie
(Prochainement) Ophtalmologie
Cette organisation permet une coordination renforcée entre les équipes, une optimisation du parcours patient, ainsi qu'une meilleure accessibilité aux différentes spécialités. Le service assure l'accueil, la gestion administrative, la planification des consultations et blocs opératoires, et le suivi des dossiers, dans le respect des procédures de qualité et de sécurité des soins.
Le secrétariat comprend 3 postes situés en face de la salle d'attente.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordinatrice des secrétariats médicaux : Madame MAISON,
DRH
Chef de service : Docteur CORNU

RELATIONS FONCTIONNELLES
Équipe médicale,
Le cadre supérieur de pôle,
Le cadre de santé,
Équipes soignantes,
Secrétaires médico-techniques,
Le Département d'information médicale. Il assure la gestion médico-administrative des consultations, des programmations et des hospitalisations garantissant la continuité du parcours patient.
Patients et leurs proches et correspondants externes (professionnels de santé, établissements de santé, )

MISSIONS GENERALES
Assurer l'accueil, la gestion et la coordination des activités médico-administrative du secrétariat afin de garantir la qualité, la sécurité et la continuité de la prise en charge des patients tout au long de leur parcours de soins.

MISSIONS PRINCIPALES
A. Accueil, gestion administrative et dossier patient
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des proches,
Gestion prise de rendez-vous de consultation,
Gestion de la boite mail du service,
Vérification rigoureuse de l'identité du patient dans le cadre de l'identitovigilance,
Gestion des consentements,
Information claire du patient sur son parcours,
Frappe, mise en forme et correction des comptes rendus de consultations, comptes rendus opératoires, lettre de liaisons

B. Programmation et planification
Gestion des plannings DOCTOLIB,
Coordination avec les chirurgiens et les différents intervenants du patient,
Gestion des annulations et des reprogrammations,
Anticipation des besoins organisationnels en lien avec l'activité du service,
Programmation des interventions

C. Gestion du dossier patient informatisé DX CARE
Mise à jour du dossier patient informatisé sur DxCare,
Vérification de la complétude des dossiers médicaux,
Mise en forme des lettres de liaison,
Numérisation et archivage,
Diffusion sécurisée des comptes-rendus via LIFEN

D. Coordination du parcours
Coordination entre les différents professionnels intervenant dans la prise en charge,
Organisation des consultations pluridisciplinaires,
Suivi administratif es différentes étapes du parcours patient.

E. Qualité et gestion des risques
Application des procédures institutionnelles,
Respect des règles de confidentialité,
Signalement des événements indésirables,
Participation à la démarche qualité,
Contribution à l'amélioration et risques professionnelles

MISSIONS SECONDAIRES
Commande des papeteries
Tenue du dossier médical papier quand il existe encore

MISSIONS EXCEPTIONNELLES
Participation à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux professionnels
Remplacement ou renfort sur le secteur

CONDITIONS D'EXERCICE
Conformément à la chartre de travail du GHNE,
Organisation du travail : du lundi au vendredi,
Amplitude d'ouverture du secrétariat : 8h00 17h00 assurée par roulement entre les AMA afin de garantir la continuité du servie

COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
Connaissance de l'organisation hospitalière,
Terminologie médicale,
Règlement relatif au secret professionnel, à l'identito-vigilance

Savoir-faire
Organiser et prioriser les activités,
Gérer simultanément plusieurs taches,
Rédiger et mettre en forme des documents,
Assurer une communication adaptée avec les patients et les professionnels

Savoir-être
Empathie,
Discrétion professionnelle,
Rigueur et sens de l'organisation,
Capacité à travailler en collaboration,
Capacité à gérer les situations d'urgence,
Capacité d'écoute,
Sens des responsabilités,
Ponctualité, assiduité,
Réactivité,
Qualités relationnelles,
Adaptabilité,
Gestion des priorités

CARACTERISTIQUES DU PROFIL
Diplôme de secrétaire médicale ou formation équivalente

APTITUDES REQUISES
Sens du service public,
Autonomie,
Esprit d'initiative,
Capacité d'analyse,
Respect des procédures institutionnelles

LES LOGICIELS
Doctolib : prise de rendez-vous,
DxCare : gestion des documents médicaux,
LIFEN : dématérialisation des envois, messagerie sécurisée,
Microsoft Office

VOUS BENEFICIEREZ :
D'un accompagnement à votre arrivée
De formation
D'évolutions professionnelles (commissions, concours)
Parking gratuit
Crèche hospitalière sur site
Une cafétéria, un self

MOYENS DE TRANSPORT
RER
Bus
Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026
Co-voiturage.


Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience
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Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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