SECRETAIRE - INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIRMIER - 50% - H/F

SECRETAIRE - INSTITUT DE FORMATION EN SOINS INFIRMIER - 50% - H/F

CDD

Descriptif du poste :

L'Adjoint Administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l'organisation administrative des écoles et instituts du CHRU de Nancy.
Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction, l'équipe pédagogique et l'équipe administrative de l'Institut de Formation en soins Infirmiers (IFSI). Il est à l'écoute des apprenants et situe ses actions dans les valeurs professionnelles de l'IFSI et du CHRU de Nancy.
Il assure ses missions en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique de l'IFSI, ainsi que l'ensemble des professionnels impliqués dans la formation initiale des étudiants infirmiers et des professionnels dans le cadre de la formation continue.
Il inscrit ses actions dans une dimension pluri professionnelle en lien avec les attendus réglementaires de la formation infirmière
LE POSTE :
Service : Institut de Formation en Soins Infirmiers - Hôpital Central
Date estimative de vacance : Dès que possible
DESCRIPTIONS DES ACTITVITES :
Assurer un renfort de l'équipe administrative existante sur la gestion administrative des dossiers des apprenants en formation initiale et des professionnels de santé dans le cadre de la formation continue
L'agent est amené à réaliser les missions suivantes :
Accueillir dans le cadre de son domaine d'activité des agents, professionnels de santé, apprenants et usagers : réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Participer à la gestion des dossiers des candidats dans le cadre des épreuves de sélection RC/FPC en renfort au secrétariat dédié
Traiter des courriers, documents dans son domaine d'activité : enregistrement, tri, traitement, diffusion, reproduction, archivage
Gérer le suivi des quotas de stages en lien avec la CSS coordinatrice pédagogique
Traiter en collaboration avec le CSS référent Formation continue de l'institut, des formateurs référents et de la coordination des Ecoles et Instituts du CHRU, les dossiers administratifs des professionnels accueillis en séquences de formation continue : émargement, contrat individuel de formation, attestation de présence, attestation de fin de formation, ...
Contribuer, en collaboration avec les gestionnaires d'année, aux tâches en lien avec l'inscription à l'Université de Lorraine (UL) : complétude des tableaux, transfert des tableaux vers l'UL, diffusion auprès des apprenants des vignettes UL ou carte étudiant.
S'inscrire dans la démarche Qualité de l'institut
Participer aux réunions pédagogiques et/ou administratives et/ou institutionnelles en intra ou extra muros sur sollicitation de la Direction de l'IFSI.
+ Toute activité supplémentaire utile au fonctionnement de l'institut de formation et définie par la Direction.

Profil recherché :

Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité et permettant d'assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers
Maitriser les outils de communication (téléphone, internet), la bureautique (Word, Excel, Outlook, PPT, NTIC)
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents
S'approprier les logiciels institutionnels (COSWIN, GRANIT, FORMEIS, TEAMS, SOLSTISS, KAIROS, EDOF, TRANSITION PRO, RAMSES)
Connaitre l'organisation de la coordination des écoles et instituts du CHRU et particulièrement le fonctionnement de l'IFSI.
Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service
Liste non exhaustive
Compétences complémentaires
Appréhender les textes législatifs concernant la formation infirmière
Savoir adapter sa charge de travail et être en capacité d'apporter son aide en cas de besoin aux secrétaires gestionnaires d'année et d'admission
Aptitude
Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi
Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique
Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s'adapter aux différents interlocuteurs différentes situations
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Être capable de gérer les priorités
Posséder le sens des responsabilités
Faire preuve d'esprit d'équipe et de disponibilité
Faire preuve d'initiative, d'anticipation et de créativité
Grade ciblé : Adjoint Administratif
Date de limite de dépôt de candidatures : 16 octobre 2026
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Hôpital Central
29 avenue du maréchal de Lattre de Tassigny CO 60034
54035 NANCY

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