SECRETAIRE / ADJOINT ADMINISTRATIF

SECRETAIRE / ADJOINT ADMINISTRATIF

CDD

> Identification du poste:
- IFMS
- Service d'affectation : Institut de formation
- N° de l'UF : 0330
- Quotité : 100 %
- Métier : Secrétaire

> Informations R.H.:
- Horaires : amplitude horaire de 8h00 à 18h00
- Niveau de formation attendu : Bac + 2,

> Description du contexte / Environnement du poste:
- Présentation de l'EPSM:
Implanté sur un vaste terrain arboré situé à la périphérie d'Amiens, l'Établissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Somme est le seul établissement spécialisé en psychiatrie du département. Il est chargé de la prise en charge des maladies mentales sur les secteurs qui lui sont rattachés. A ce titre, il met à disposition de la population des services et des équipements de prévention, de diagnostic et de soins. Ces services exercent leurs activités non seulement à l'intérieur de l'Etablissement, mais aussi en dehors de celui-ci.
L'EPSM de la Somme est membre du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Somme Littoral Sud, et assure le pilotage de 2 de ses filières (Addictologie et Psychiatrie, santé mentale et infanto-juvénile).
Doté d'un projet médical, l'EPSM de la Somme est organisé en 5 pôles d'activités multidisciplinaires placés sous la responsabilité d'un Chef de Pôle, d'un Cadre Supérieur de pôle, accompagnés d'un directeur référent de pôle et appuyés par une équipe pluri-professionnelle : le pôle de psychiatrie générale, le pôle filières et réhabilitation, le pôle de pédopsychiatrie, le pôle médico-pharmaceutique et le pôle médico-social, qui comprend une Maison d'Accueil Spécialisée (MAS). L'établissement gère également un Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS).
L'établissement spécialisé en psychiatrie dispose de diverses modalités de prise en charge et d'intervention : des Urgences Hospitalières Psychiatriques (UHP), des unités d'hospitalisations complètes, des hôpitaux de jours, des centres de consultation (CMP- Centre médico-psychologique) et d'autres modalités de prise en charge en ambulatoires telles que les CATTP (Centre d'accueil thérapeutique à temps partiel).

- L'EPSM en quelques chiffres:
72,25 M de budget (dont la MAS et l'IFMS)
935,10 professionnels non médicaux et 64,10 professionnels médicaux
11 138 de file active globale
215 places d'hospitalisation complète
108 places d'hospitalisation de jour
40 places de MAS

- Présentation du service d'affectation du poste:
L'institut de formation aux métiers de la santé de l'EPSM de la Somme est composé de deux écoles de formation et d'un axe de formation continue, une en soins infirmiers avec un quota de 107 étudiants et une formation aide-soignant avec un quota de 15 élèves, l'activité de formation continue a pour thème l'encadrement et le tutorat des étudiants et/ou AS, l'actuation des compétences AS (formation de 21H00).
L'équipe est engagée dans un processus de certification et d'amélioration de ses pratiques.
De nombreux projets sont déployés tout au long de l'année afin de garantir un apprentissage durable et permettre aux étudiants et élèves d'intégrer les connaissances théoriques comme pratiques.

> Missions générales:
- Définition du poste:
La ou le secrétaire contribue au fonctionnement administratif, pédagogique et organisationnel de l'IFSI. Il/elle assure la coordination et le suivi de différentes activités nécessaires au bon déroulement de la formation des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants, en collaboration étroite avec la direction de l'institut, le secrétariat existant et l'équipe pédagogique.
Il/elle participe à la mise en oeuvre des projets de l'institut, au suivi des étudiants et à l'organisation des activités de formation, dans le respect de la réglementation applicable aux instituts de formation paramédicale

- Activités principales:
Organisation et gestion administrative:
- Assurer le suivi administratif des activités de l'IFSI
- Assure l'accueil du public et la réception des appels du standard téléphonique
- Traite et met en forme les documents, courriers de la Direction et attestations pour les étudiants
- Participe à la saisie, l'enregistrement, la reprographie, la diffusion, le classement des dossiers pédagogiques et administratifs des étudiants
- Participer à l'organisation et à la planification des activités de formation
- Participe à la préparation des instances et réunions de l'institut dans le cadre de la gouvernance des instituts de formation (réalisation de la préparation des instances et leur compte rendu)
- Préparation des CAC et des jurys semestriels et assurer le secrétariat pendant les instances,
- Elaborer et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi,
- Assurer et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi,
- Participer à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels,
- Veiller au respect des procédures internes et des échéances réglementaires
- Identifier les besoins et alerter la hiérarchie sur les difficultés rencontrées.

Gestion et suivi des étudiants:
- Répondre aux demandes des étudiants et les orienter vers les interlocuteurs compétents
- Participer au suivi administratif du parcours des étudiants
- Participer au suivi des stages et des conventions, selon la répartition des missions au sein de l'institut,
- Contribuer à la gestion des situations individuelles en lien avec la direction et les cadres formateurs.

Gestion des moyens:
- Participer avec ses collègues au suivi des besoins en fournitures, équipement et matériels pédagogiques.
- Assurer le suivi administratif des commandes et prestations, dans le respect des procédures de l'établissement
- Participer au suivi budgétaire de certaines activités, selon les délégations accordées.

Missions spécifiques possibles:
- La gestion des dossiers de formation continue, traitement de la procédure des Accidents de travail des apprenants,
- La coordination des données nécessaires aux évaluations avec la transmission à l'université,
- La préparation des données nécessaires aux évaluations et démarche qualité,
- La préparation aux démarches de certification et d'amélioration continue,
- Participer à l'organisation d'évènements institutionnels : rentrée diplomation, journées portes ouvertes, forum,
- La coordination de projets transversaux confiés par la direction,

Responsabilités:
- L'adjoint administratif est responsable de la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées et rend compte de son activité à sa hiérarchie,
- Il/elle intervient dans le cadre de ses délégations et responsabilités propres, sans se substituer à la directrice de l'institut ni aux cadres formateurs dans leurs missions pédagogiques,

Indicateurs d'activité:
- Respect des échéances administratives,
- Respect des calendriers (gouvernance, CAC, jury semestriel),
- Suivi des situations administratives,
- Qualité et fiabilité des tableaux de bord,
- Délais de traitement des demandes,
- Traçabilité des actions réalisées,
- Satisfaction des étudiants et des professionnels sur les aspects administratifs et organisationnels.

> Compétences attendues ou souhaitées:
Savoir-Faire:
- Organiser et prioriser son activité,
- Planifier et coordonner plusieurs activités simultanément,
- Elaborer des tableaux de suivi et exploiter des données,
- Rédiger des documents administratifs,
- Rechercher et transmettre une information fiable,
- Anticiper les échéances,
- Travailler en transversalité avec différents interlocuteurs,
- Identifier les situations nécessitant une intervention ou un arbitrage hiérarchique,
- Capacité d'analyse, d'écoute, de vulgarisation technique, pédagogie,
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie dans la gestion des projets, esprit d'initiative,

Savoir- Etre:
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Autonomie et capacité d'initiative,
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité,
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil,
- Capacité d'adaptation,
- Disponibilité et réactivité,
- Esprit d'équipe,
- Capacité à gérer les situations complexes ou conflictuelles avec professionnalisme,

Particularités du poste:
- Activité soumis à des périodes de forte charge, notamment lors des rentrées, évaluations, jurys, inscription et clôtures administratives.
- Nécessité de respecter strictement la confidentialité des informations relatives aux étudiants et aux professionnels.
- Travail en collaboration étroite avec l'équipe pédagogique et les services administratifs de l'établissement.

Perspectives d'évolution:
- Possibilité d'évolution des missions en fonction de la réorganisation de l'institut et des évolutions réglementaires.

> Connaissances requises:
Description à énumérer avec le niveau de connaissances attendu

> Liens hiérarchiques et fonctionnels:
Rattachement hiérarchique :
- La directrice de l'EPSM de la Somme
- La Directrice de l'IFSI

Liaison fonctionnel:
- Le cadre supérieur de santé de l'IFSI
- Lien avec l'université Picardie Jules Verne
- L'équipe pédagogique
- Apprenants
- Secrétaires
- Documentalistes
- Agents d'entretien
- Tous les pôles de l'EPSM de la Somme

Externes : tutelles-structures sanitaires et sociales, université,

Risques associés : travail sur écran, posture, stress, charge mentale

> Informations complémentaires:
Formations spécifiques souhaitées/ à envisager :
Gestion de projet

Etablissement public de santé mentale (EPSM) de la Somme
670 route de Paris CS 74410
80480 DURY

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