Responsable du service des Admissions, Accueil, Facturation

Responsable du service des Admissions, Accueil, Facturation

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Pau est un établissement public de santé de référence sur son territoire. Il y développe des activités de recours (Maternité de Niveau 3, Réanimation Pédiatrique et Néonatale, Unité Neuro Vasculaire, cardiologie interventionnelle, activité d'embolisation, SAMU 64 B, Unité Médico-judiciaire, TEP-SCAN...) et se positionne en situation de référence Sud Aquitaine sur certaines disciplines: thrombectomie, chirurgie et SMUR pédiatrique. Il dispose d'un plateau technique de grande qualité et de haute technicité.
Le Centre Hospitalier de Pau est l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Béarn et Soule dont font parties les six établissements de santé publics du Territoire et associés trois E.H.P.A.D publics de Béarn et Soule. Il s'agit des centres hospitaliers d'Oloron, d'Orthez, des Pyrénées (établissement spécialisé en santé mentale), de Mauléon et le centre gérontologique de Pontacq-Nay-Jurançon.
Depuis octobre 2017, le Centre Hospitalier de Pau est en direction commune avec le Centre Gérontologique de Pontacq-Nay-Jurançon, depuis le 1er avril 2023 avec le Centre Hospitalier de Mauléon-Licharre et depuis mai 2024 avec le Centre Hospitalier d'Oloron Ste Marie.

LE POSTE :
L'attaché travaille sous l'autorité du Directeur des affaires financières, contrôle de gestion et admissions-facturation Travail en collaboration avec 2 Adjoints des Cadres Hospitaliers en charge des admissions et de la facturation et 1 adjoint des cadres faisant fonction en charge de l'accueil et du standard.
Le service regroupe l'accueil, les admissions, la facturation, les admissions des urgences adultes et le standard.
L'équipe est composée de 74 agents dont 3 Adjoints des cadres.
Ce service centralise les admissions des patients et la gestion administrative des dossiers (système GAM), ainsi que la facturation des séjours (secteurs MCO et USLD) et le recouvrement des recettes.
Sont aussi gérés dans le secteur : l'activité libérale, les régies de recettes patients, l'INS.
Il conduit de nombreux projets de modernisation dématérialisation (des process, des admissions) déploiement des nouveaux outils de gestion (ROC, Identifiant National de Santé, ..) et veille à l'amélioration continue des procédures internes. Les équipes travaillent en lien permanent avec le personnel soignant et les partenaires externes (Assurance Maladie, complémentaires santé, Trésor public) pour garantir la fiabilité et la qualité des données.
Missions du poste :
-Pilotage de la chaîne AFR (Admission Facturation Recouvrement) : coordonner l'ensemble du processus administratif des patients, de leur admission jusqu'au recouvrement financier, en passant par le contentieux, en veillant à l'exhaustivité et la conformité des informations
- Supervision opérationnelle : garantir le bon fonctionnement du service admissions/facturation / accueil / standard en assurant la cohérence des procédures et le respect des règles de facturation (tarification, codage, sécurité sociale,).
- Coordination : faire le lien avec les autres services supports (DIM, contrôle de gestion, qualité, service social) et les pôles cliniques afin de fiabiliser les données de séjour et d'éviter les erreurs de facturation.
- Pilotage de projets transversaux : conduire les projets d'amélioration des outils et des processus (mise à jour du logiciel GAM, intégration du dispositif ROC, INS, GED, bornes d'admission, etc.)
- S'assurer des règles d'identito-vigilance : appliquer la politique de qualité d'identification des patients (identitovigilance) au sein de son secteur en s'assurant de la détection des doublons d'identités et de séjours. Le responsable des admissions est référent identito-vigilance pour l'établissement.
- Encadrement et animation d'équipe : manager et coordonner le travail des équipes d'admissions et de facturation (formation, formation continue, évaluation), en favorisant le partage des bonnes pratiques ; assurer l'intégration des nouveaux arrivants
- Accueil et relation usagers : Superviser le service accueil/admissions (front office) /l'accueil des urgences adultes, standard, garantir l'information des patients et proches, et veiller à la qualité du service public rendu.
- Planning et organisation : élaborer et suivre le calendrier mensuel/annuel des facturations et recouvrements, adapter l'organisation aux priorités (phases de clôture, campagnes d'audit).
- Contrôle qualité : veiller à la qualité et à l'exhaustivité des dossiers facturables (contrôle des éléments administratifs et médicaux, vérification des prises en charge AMO/AMC, respect des règles de codage).
- Traitement des cas complexes : analyser les situations particulières (dossiers litigieux, régularisations, recours) en lien avec le service social, le DIM et les organismes payeurs, suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie.
- Supervision de l'activité libérale
- Supervision des admissions et facturation en USLD
- Suivi d'activité : mettre en place et actualiser des tableaux de bord et indicateurs de performance (nombre de dossiers traités, délais de facturation, taux de rejets, délais de recouvrement) pour optimiser la rentabilité et l'efficacité du service.
- Clôture et contrôle : coordonner les opérations de clôture comptable et budgétaire en fin d'exercice, préparer les éléments financiers et répondre aux audits internes ou commissaires aux comptes.
- Procédures et systèmes d'information : définir, mettre à jour et diffuser les procédures internes relatives aux admissions, facturation et recouvrement, en lien avec les autres directions. Participer au paramétrage et à la maintenance fonctionnelle des outils informatiques (modules GAM, ROC, GED, etc.).
- Optimisation des outils GAM : Participer aux demandes d'évolutions fonctionnelles du logiciel de gestion administrative du patient en coordonnant les tests et la formation des équipes. Veiller à la fiabilité des référentiels (caisses, régimes, contrats) et à la standardisation des pratiques d'enregistrement des admissions.

PROFIL RECHERCHÉ :
- Formation Attaché d'administration hospitalière EHESP, ou niveau master spécialisé en gestion hospitalière ou économie de la santé, ou expériences en milieu hospitalier
Qualités professionnelles requises / prévues :
- Sens du service public, éthique et confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Sens de l'organisation et des priorités
- Ouverture au changement, curiosité
- Autonomie et proactivité

Centre hospitalier
4, boulevard Hauterive
64046 Pau

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