Adjoint administratif SESSAD T2C / SAMSAH F/H

Adjoint administratif SESSAD T2C / SAMSAH F/H

CDD

Adjoint administratif SESSAD T2C / SAMSAH F/H
Service : SESSAD T2C SAMSAH Charente Limousine
Poste : jour
Pourcentage de temps de travail : 50%

Définition du poste :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du / des services. Suivre et gérer les processus administratifs.
Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).


Liens hiérarchiques :
Cadre socio-éducatif du SESSAD
Cadre de santé du SAMSAH
Cadre Supérieur de Santé PSMEA et PSMA
Directrice du Pôle médico-social
DRH

Missions :
. Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées par le SAMSAH et le SESSAD
. Assurer l'accueil téléphonique du service et les communications avec les personnes accompagnées et leurs familles
. Organiser le processus d'admission (prise de rdv, gestion des agendas des professionnels, organisation des commissions d'admission etc.)
. Assurer le lien entre le service et les fonctions supports du CHCC (bons de commande, bons de travaux, etc.)
. Régisseur titulaire des régies

Activités
Libellé activité Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc...) Maîtrisé
Contrôle des données / documents Maîtrisé
Gestion administrative relative au domaine d'activité Maîtrisé
Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers Non requis
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Maîtrisé
Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Maîtrisé
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Maîtrisé
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Maîtrisé
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maîtrisé
Prise de rendez-vous / gestion des agendas Maîtrisé

Savoirs
Libellé savoir Niveau requis (connaissances générales, connaissances opérationnelles, connaissances approfondies)
Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Gestion administrative Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles
Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles
Droit hospitalier Connaissances générales
Secrétariat Connaissances approfondies
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum

Savoir-faire
Libellé savoir faire Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maîtrisé
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Maîtrisé
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Maîtrisé
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. Maîtrisé
Travailler en équipe / en réseau Maîtrisé
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Maîtrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrisé
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Maîtrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Maîtrisé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes Maîtrisé

Relations professionnelles les plus fréquentes :
. Equipe pluridisciplinaire des services : éducateurs-trices spécialisé(e)s, psychologues, IDE et psychomotriciens
. Adjointe administrative de l'ITEP
. Services généraux et logistiques du CHCC
. Direction des affaires générales
. Direction des affaires financières
. Trésorerie hospitalière
. Partenaires extérieurs (MDPH, écoles, etc.)
. Familles

Etudes préparant au métier et diplôme(s) :
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Correspondances statutaires éventuelles :
Catégorie C
Adjoint administratif hospitalier
Assistant médico-administratif

Risques professionnels :
Travail sur écran
Risques liés à l'ergonomie du poste de travail

Formations :
Obligatoire(s)
Incendie

Recommandée(s) :
Bureautique (remises à niveau)
Logiciel AGILETIME
Logiciel IMAGO
Secret professionnel
Gestion du stress

Centre hospitalier Camille Claudel
17 rue Camille Claudel CS 90025
16400 La Couronne

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