Assistant administratif polyvalent - comptabilité et accueil H/F

Assistant administratif polyvalent - comptabilité et accueil H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
L'EHPAD La Coralline est un établissement public sanitaire et médico-social dédié à l'accueil et à l'accompagnement de personnes âgées de plus de 60 ans en situation de perte d'autonomie physique et/ou psychique, ne pouvant plus être maintenues à domicile.
Au sein d'un environnement bienveillant et sécurisé, La Coralline assure un accompagnement personnalisé et des soins adaptés 24h/24, dans le respect des habitudes de vie, de la dignité et du bien-être des résidents.
L'établissement dispose actuellement d'une capacité de 125 places et est rattaché au Centre Hospitalier Royan-Atlantique, situé à Vaux-sur-Mer.
La Coralline se compose :
· d'un EHPAD de 75 places réparties en plusieurs secteurs de vie : Emeraude, Aigue Marine, Opaline et Topaze ;
· d'une unité de vie protégée, Tourmaline, accueillant des résidents nécessitant un accompagnement spécifique ;
· d'une USLD (Unité de Soins de Longue Durée) de 50 places, réparties principalement sur les secteurs Aventurine et Cristalline.
Intégrer La Coralline, c'est rejoindre un établissement à taille humaine, engagé dans une démarche de qualité des soins et d'accompagnement, où le travail en équipe, l'écoute et le respect de la personne âgée occupent une place essentielle.

LE POSTE :
Le Centre Hospitalier Royan-Atlantique recherche un Assistant administratif polyvalent H/F au sein de l'EHPAD La Coralline. Le poste est à pourvoir à 80%, à partir du 1er décembre 2026 dans le cadre d'un CDD de 6 mois renouvelable.

En tant qu'Assistant administratif polyvalent H/F, vous avez en charge un volet accueil et un volet comptabilité.
1/ Comptabilité hospitalière :
Etablir les EPRD et annexes des budgets E et B sous la responsabilité de la direction de site (nomenclature M21)
Suivi comptable des budgets en lien avec le service comptabilité et le contrôleur de gestion,

En lien avec la gestionnaire admission, facturation :
Admission des résidents : accueil des nouveaux résidents, complétude du dossier administratif, mise à jour du dossier informatique (NET SOINS et GAM)
Statistiques, enquêtes

2/ Accueil :
- Accueil téléphonique (résidents, familles, personnels, partenaires, etc...) du Centre de Gérontologie : réception et transfert des appels, prise de RDV (famille, médecins, direction ...)

- Accueil physique :
Information des familles : condition d'admission, visite de l'établissement, remise des documents institutionnels
Réponse aux différentes demandes des résidents
Accueil des prestataires, fournisseurs...etc

3/ SECRÉTARIAT :
En l'absence de la secrétaire du Centre de Gérontologie

- Tâches courantes :
Réalisation des comptes rendus de réunion (conseil de la vie sociale, instances)
Création des divers supports de travail : tableaux Excel, affiches, courriers, invitations pour des évènements
Gestion du courrier, messagerie, des rendez-vous et paiements des prestataires externes (pédicure, coiffeuse)
Traitement et distribution du courrier postale (professionnels et résidents) : réception, tri, traitement, distribution, envoi.
Reliure des documents, archivage.

- Activités médicales :
Edition et diffusion des plannings des gardes de médecins (BLUE MEDI)
Gestion du dossier du résident (papier et informatique) : archivage des courriers, bilans, CR externes
Frappe des courriers médicaux en lien avec les résidents de la structure
Prise de renseignements pour consultations « évaluation gériatrique » pour les protections juridiques
Mise à jour des documents papier et informatique en lien avec la vie du résident : entrée, hospitalisations, sorties, décès

- Vie de la structure :
Gestion des repas accompagnants : commandes, règlement
Gestion de l'affichage
Commande et gestion des fournitures de bureau pour la structure
Conception, mise à jour et édition des feuilles de traçabilités (ménage, purge...), feuilles de bains
Préparation des classeurs « main courante » pour les IDE
Dossier Patient Informatisé : Changements de chambre, renseignements administratifs

Conditions de travail :
Temps de travail par semaine : 28 H 00 de travail effectif par semaine (80%)
Horaires de travail : 9H00 / 17H00 4 jours par semaine

PROFIL RECHERCHÉ :
Vous disposez d'une formation ou d'une première expérience en comptabilité hospitalière. Vous avez des compétences en secrétariat et vous êtes à l'aise avec les outils informatiques.
Pour ce poste, vous avez une appétence pour les chiffres (comptabilité, tableaux de bord)
Vous aimez les échanges et avez un grand sens de la communication,
Vous êtes méthodique, organisé et avez une capacité à mener plusieurs tâches simultanément
RÉMUNÉRATION brut : 21k / an

Centre de gérontologie La Coralline
24 rue du Monard
17600 LE GUA

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