Assistant(e) de direction / Chargé(e) de mission affaires générales

Assistant(e) de direction / Chargé(e) de mission affaires générales

CDD

L'ÉTABLISSEMENT
Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé sanitaire et médico-social, dont le site principal est situé au plein sud de Sotteville-lès-Rouen, en bordure du bois de la Garenne.
À vocation gériatrique, l'établissement déploie son activité sur trois sites :
Site de Bois Petit Sotteville-lès-Rouen : 30 lits de SMR et 241 lits et places d'EHPAD (HP, HT, PASA, AJ et UHR)
EHPAD des 4 Saisons Petit-Quevilly : 79 places d'hébergement permanent
EHPAD La Pléiade Rouen : 78 places d'hébergement permanent, dont 12 places d'UVP et 2 d'hébergement temporaire

LE MÉTIER
Le/La Chargé(e) d'affaires générales assure un appui administratif, organisationnel et méthodologique auprès du directeur délégué.
Il/Elle contribue activement au pilotage de l'établissement, au suivi des projets institutionnels et au bon fonctionnement des instances.
Il/Elle intervient en interface avec les services internes et les partenaires externes (ARS, GHT, collectivités, financeurs) et participe à la structuration et au suivi de démarches transversales à dimension stratégique.

MISSIONS PRINCIPALES
1. Coordination des instances
Organisation logistique et administrative des instances (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers)
Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus
Suivi des décisions et des plans d'actions issus des instances (CS, Directoire, CME, CVS, etc.)
2. Appui administratif et organisationnel de la direction
Gestion de l'agenda du directeur délégué et des directrices adjointes (rendez-vous, arbitrages, rappels)
Organisation des réunions de direction
Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes, rapports et décisions
Suivi des parapheurs et des échéances institutionnelles
3. Gestion des plaintes, réclamations et relations avec les usagers
Suivi administratif des plaintes et réclamations
Préparation des éléments de réponse pour la direction
Suivi des délais, traçabilité des dossiers et lien avec la Commission des Usagers
4. Suivi des conventions et partenariats
Recensement, mise à jour et suivi des conventions (partenariats, prestations, mises à disposition)
Suivi des échéances (renouvellements, bilans)
Appui à la formalisation et au suivi de nouveaux partenariats
5. Appui au pilotage de l'établissement
a) Suivi des plans d'actions institutionnels
Appui à la structuration et au suivi des plans d'actions (projet d'établissement, démarches qualité, projets transversaux)
Mise à jour des outils de suivi, relances des pilotes d'actions
Consolidation des états d'avancement et préparation de supports de reporting
b) Coordination des enquêtes et remontées institutionnelles
Recensement et planification des enquêtes et demandes institutionnelles
Coordination de la collecte des données auprès des services
Suivi des échéances et contrôle de la complétude des réponses
Centralisation et transmission des éléments à la direction
c) Coordination des appels à projets
Veille et repérage des appels à projets
Appui à l'analyse d'opportunité (calendrier, faisabilité administrative)
Coordination des contributions internes
Suivi des échéances, dépôts et traçabilité des candidatures
Appui au suivi administratif des projets retenus
6. Appui à la communication institutionnelle
Participation à la coordination de la communication interne et externe
Mise en forme de documents de présentation, notes d'information et supports institutionnels
Contribution à la valorisation des projets et de l'actualité de l'établissement
7. Mission spécifique CLIC
Assistance administrative du Conseil Local d'Information et de Coordination (CLIC)
Organisation des réunions partenariales et rédaction des comptes rendus
Suivi des conventions avec les financeurs (Département, ARS)
Appui administratif et suivi budgétaire
Contribution à la communication et à la valorisation des actions
Encadrement des trois assistantes sociales
Présence sur site une fois par semaine
8. Appuis ponctuels transversaux
Renfort ponctuel au service des ressources humaines (organisation, convocations, suivi administratif, autorisations spéciales d'absences syndicales)
Appui administratif au service des achats sur certains dossiers

PROFIL RECHERCHÉ
Formation / expérience
Formation en gestion administrative, gestion des organisations sanitaires ou médico-sociales, ou équivalent
Une expérience en coordination, appui au pilotage ou gestion de projets est un atout
Compétences
Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse
Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des échéances
Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, tableaux de suivi)
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Qualités attendues
Rigueur, fiabilité et autonomie
Esprit d'initiative et sens des responsabilités
Capacité d'analyse et de prise de recul
Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité
Sens du service public

CONDITIONS D'EXERCICE
Poste à temps plein basé au Centre Hospitalier du Bois Petit
Horaires variables selon l'agenda de direction et les instances
Poste polyvalent nécessitant réactivité et autonomie
Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière + régime indemnitaire

CENTRE HOSPITALIER DU BOIS PETIT
8 avenue de la Libération BP 31
76301 Sotteville-les-Rouen

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