Secrétaire Médicale service HDJ Consultations de Spécialités

Secrétaire Médicale service HDJ Consultations de Spécialités

CDD; Détachement; Mutation

PRESENTATION DU SERVICE
Le service regroupe plusieurs disciplines médicochirurgicales afin d'offrir aux patients une prise en charge complète et coordonnée. Il comprend les consultations de :
Chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique
Chirurgie maxillofaciale et stomatologie
ORL
Dermatologie
(Prochainement) Ophtalmologie
Cette organisation permet une coordination renforcée entre les équipes, une optimisation du parcours patient, ainsi qu'une meilleure accessibilité aux différentes spécialités. Le service assure l'accueil, la gestion administrative, la planification des consultations et blocs opératoires, et le suivi des dossiers, dans le respect des procédures de qualité et de sécurité des soins.
Le secrétariat comprend 3 postes situés en face de la salle d'attente.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient
RELATIONS FONCTIONNELLES
Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient
RELATIONS FONCTIONNELLES
Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient
RELATIONS FONCTIONNELLES
Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

RELATIONS HIERARCHIQUES

Coordinatrice des secrétariats médicaux ([email protected])
Directrice parcours patient

RELATIONS FONCTIONNELLES

Le médecin chef de pôle, le médecin chef de service et le personnel médical
La Cadre sup de pôle
Le personnel paramédical et médico-technique
L'ensemble des secrétariats médicaux, l'AMA référente et la coordinatrice des secrétariats médicaux
Les services administratifs
Le Département d'information médicale

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES
A. Accueil, gestion administrative et dossier patient
Accueil physique et téléphonique
Gestion prise de rendez-vous
Gestion de la boite mail du service
Vérification rigoureuse de l'identité (identitovigilance)
Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques)
Information claire du patient sur son parcours
Mise en forme et correction des différents comptes rendus
Envoi des examens réalisés
Codage des actes

B. Programmation et planification
Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans )
Coordination avec :
Médecins
IDE HDJ
Anesthésie si nécessaire
Pharmacie, anapath, labo
Admissions
Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins)
Planification opératoire (DxCare, Torin)
Gestion des annulations et reprogrammations

C. Gestion du DPI DX CARE
Programmation des venues en HDJ dans DxCare
Vérification de la complétude des dossiers médicaux
Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN)
Archivage numérique conforme aux règles RGPD

D. Coordination du parcours
Gestion de patients
Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités.
Organisation des consultations pluridisciplinaires

E. Qualité et gestion des risques
Application des procédures institutionnelles
Signalement des événements indésirables
Contribution à la démarche qualité

MISSIONS SECONDAIRES
Commande des fournitures
Tenue du dossier médical papier quand il existe encore

MISSIONS EXCEPTIONNELLES liées ou non à la spécialité
Remplacement ou renfort sur le secteur

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL
Type de contrat : CDD Stagiairisation Mutation Détachement

Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur
7 h 30 / jour en journée continue du lundi au vendredi

COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
Organisation d'un HDJ
Terminologie liée à la prise en charge de la douleur
Maîtrise de DxCare
DOCTOLIB
Savoir-faire
Organisation de plannings
Gestion des patients chroniques
Coordination pluridisciplinaire

Savoir-être
Empathie (patients douloureux chroniques)
Discrétion
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à travailler en collaboration
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplôme d'Assistante Médico-Administrative
Baccalauréat F8 ou ST2S
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

CAPACITES REQUISES

Capacité à travailler en collaboration
Rigueur et sens de l'organisation
Capacité à gérer les situations d'urgence
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Ponctualité

Vous bénéficierez :
D'un accompagnement à votre arrivée
De formation
D'évolutions professionnelles (commissions, concours)
Parking gratuit
Crèche hospitalière sur site

Une cafétéria, un self

Moyens de transport
Bus
Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026
Co-voiturage

Vous êtes dynamique, motivé(e), envie de diversifier et enrichir votre expérience
professionnelle, rejoignez-nous.

Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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