Assistante de direction – direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie H/F

Assistante de direction – direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie H/F

Détachement

PRÉSENTATION DU GROUPE HOSPITALO-UNIVERSITAIRE PARIS SEINE SAINT DENIS

Le Groupe Hospitalo-Universitaire Paris Seine-Saint-Denis est l'un des 6 groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l'AP-HP, CHU d'Ile-de-France.

Constitué en 2010 par la réunion des trois hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean Verdier (Bondy) et René Muret (Sevran), il occupe une place centrale dans le département et travaille en collaboration avec l'EPSM de Ville-Evrard et les deux groupements hospitaliers de territoire Grand Paris Nord-Est et Plaine de France.

Le GHU comporte 1 100 lits et emploie près de 5 000 professionnels. Ses activités médicales et médicotechniques sont regroupées en sept pôles (Départements Médico-Universitaires) qui structurent une offre de soins à tous les âges de la vie.

Le GHU assure une activité de proximité importante avec 2 services d'accueil des urgences (SAU) adultes, des services d'aval ainsi qu'une filière gériatrique complète et un SAU pédiatrique. Le GHU est le siège du SAMU 93. Des urgences gynécologiques et obstétricales adossées à un grand service de pédiatrie sont accueillies dans la maternité de niveau 2B, qui comprend un service de gynécologie et un centre d'AMP. Les services de recours tant médicaux que chirurgicaux couvrent le champ de la cancérologie, des pathologies inflammatoires, infectieuses, auto-immunes et métaboliques.

Le projet d'établissement prévoit trois investissements majeurs : reconversion de l'hôpital Jean Verdier en un hôpital universitaire de proximité essentiellement ambulatoire, transfert des activités lourdes de Jean Verdier à Avicenne et construction d'un bâtiment pour les activités de la Mère, de la femme et de l'enfant et densification des SSR spécialisés (transfert du SSR neurologique, modernisation du plateau de rééducation) à René Muret ainsi que modernisation du SLD et construction d'un EHPAD sur le site.

La Direction des Affaires médicales comprend :
- 1 directrice
- 1 directeur adjoint
- 1 responsable des ressources humaines médicales
- 1 responsable adjointe gestion administrative et paye
- 5 gestionnaires
Le secrétariat de la direction des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie :
L'assistante de direction des affaires médicales, de la stratégie et de la recherche travaille en binôme avec l'assistante de direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général (1).
Le secrétariat de la direction est situé à l'hôpital d'Avicenne (Bobigny).


ACTIVITÉS

Assurer le secrétariat de la directrice des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie, de son adjoint.

Missions générales auprès des directeurs concernés :
- Assistance dans l'ensemble de leurs missions ;
- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s ;
- Gestion des réunions à l'initiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle ;
- Assurer le secrétariat des commissions spécifiques à la DAM (commission médicale d'établissement notamment) ;
- Suivi des demandes d'intérim médical en lien avec les services de soins et les agences d'intérim ;
- Gestion de la procédure de demande de cumuls d'activité des praticiens (vérification de la complétude des dossiers) ;
- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions ;
- Mise à jour du tableau de suivi des projets (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/d'actions, etc.) ;
- Accueil des rendez-vous ;
- Frappe et mise en forme de document ;
- Saisie, mise en forme et actualisation de l'intranet ;
- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
- Reproduction et diffusion de documents ;
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses ;
- Préparation des dossiers ;
- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes d'interventions techniques et informatiques nécessaires à l'activité ;
Missions ponctuelles:
- Intérim de l'assistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire :
Connaissance de l'environnement hospitalier et de l'environnement institutionnel des établissements publics de santé.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
Utiliser les outils bureautiques / technologie d'information et de communication.


QUALITES REQUISES

Discrétion
Loyauté
Diplomatie
Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
Autonomie, organisation du travail
Disponibilité
Capacité à gérer les pics d'activité
Capacité d'adaptation

Hôpital Avicenne - AP-HP.Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis
125, rue de Stalingrad
93000 Bobigny

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