Assistant(e) de direction au sein de la DRCI (AP-HP)

Assistant(e) de direction au sein de la DRCI (AP-HP)

CDI

L'Assistance Publique Hôpitaux de Paris
L'AP-HP est le premier centre hospitalier et universitaire européen, ainsi que le premier promoteur d'essais cliniques en France et en Europe. L'AP-HP et ses 38 hôpitaux sont organisés en six groupements hospitalo-universitaires et s'articulent autour de cinq universités franciliennes.
Etroitement liée aux grands organismes de recherche, l'AP-HP est membre fondateur de huit instituts hospitalo-universitaires d'envergure mondiale (ICM, ICAN, IMAGINE, FOReSIGHT, Prometheus, Thema Saint-Louis, InovAND et re-connect) et a développé le plus grand entrepôt de données de santé français.
L'AP-HP est un acteur majeur de la recherche et de l'innovation en santé. Elle détient un portefeuille de 650 brevets actifs, ses cliniciens chercheurs publient chaque année plus de 10 000 publications scientifiques et plus de 4 000 projets de recherche sont aujourd'hui en cours de développement et de mise en uvre, tous promoteurs confondus.
La Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) de l'AP-HP
La Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) est chargée de piloter l'ensemble des projets de recherche et d'innovation et d'allouer les ressources nécessaires à leur mise en uvre en garantissant le respect des bonnes pratiques cliniques et la sécurité des patients. Elle favorise et accompagne le développement de l'activité de recherche de l'AP-HP.
Elle vise également à enrichir l'offre de services des plateformes technologiques de l'AP-HP pour développer de nouveaux programmes de recherche innovants, notamment en partenariats avec les acteurs académiques et industriels.
La DRCI s'appuie sur plus de 1 200 professionnels hautement qualifiés et spécifiquement dédiés à la conception, la réalisation et le suivi des projets. Ces projets impliquent une coopération étroite avec les établissements de santé et de recherche, les partenaires industriels et académiques, les acteurs du médicament, des dispositifs médicaux et du numérique en santé.
La DRCI est en lien avec les directions recherche des 6 GHU, les structures d'appui (Centres d'investigation clinique, Centres de recherche clinique, Centres de Ressources Biologiques) et les universités et organismes de recherche.
Elle est chargée de coordonner l'institut Carnot@APHP, labellisé en 2019, qui soutient sa politique de recherche partenariale et de valorisation.

L'équipe de direction de la DRCI
La DRCI est dirigée par un Directeur, Milan LAZAREVIC appuyé par son adjoint Quentin DEMANET, également responsable d'un des 8 pôles de la DRCI :
- Pilotage stratégique, Quentin DEMANET
- Talents et attractivité, Sorya LANFRANCHI
- Finances et plateformes technologiques, Florence BAGUET
- Promotion, Serge BUREAU
- Partenariats et expertises, Lauren DEMERVILLE
- Transfert et Innovation, Tara DUONG
- Transformation et management de la qualité, Diane MARTINEZ
- Relations avec les universités et les organismes de recherche, Erik DOMAIN

MISSION
L'assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles.
Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche : la Commission Recherche et Innovation centrale et le Comité de Recherche en Matière Biomédicale et de Santé Publique (CRBSP).

Missions
Pour l'ensemble de la DRCI :
o Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l'archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l'intendance de la DRCI (site Saint-Louis).
o Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des instances annuelles, des points mensuels ou hebdomadaires avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.
o Gestion et préparation des instances (envoi ordre du jour, des documents, organisation en présentiel et/ou à distance).
o Gestion du tableau des congés des membres du CODIR, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI.
Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :
o Gestion de l'agenda, de la logistique des réservations de salles et des réunions des directeurs.
o Gestion des parapheurs et des documents sur le SharePoint de direction.
o Gestion des remboursements de frais divers, des déplacements et visites avec tenue du registre.
En matière événementiel :
o Appui logistique à l'organisation des événements de la DRCI (Séminaire de Direction, Séminaire des référents recherche, réunions d'informations) et relai des communications institutionnelles.

Missions ponctuelles
- Suivi des livraisons et travaux de la DRCI (site Saint-Louis).

LIAISONS
Hiérarchique : L'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint en charge du pilotage stratégique, adjoint au Directeur de la DRCI.

Fonctionnelles :
- La Direction de la DRCI.
- L'encadrement des pôles, secteurs et unités de recherche clinique de la DRCI.
- Les Directions recherche et innovations des groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l'AP-HP.
- Cabinet du Directeur général et ensemble des Directions du Siège de l'AP-HP.
- Président du CRBSP.

QUOTITE DE TRAVAIL
HORAIRES DE TRAVAIL
100% Selon le protocole en vigueur. Télétravail ponctuel possible.

PROFIL RECHERCHE
Ce poste nécessite une première expérience réussie en qualité d'assistant(e) de direction. Il requiert qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais), autonomie et discrétion, sens du travail collectif. Une connaissance de la recherche clinique et de son organisation serait appréciée.

Savoir-faire requis
Maîtrise de la suite Microsoft
Capacité à optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Sens de l'organisation et du classement
Discrétion professionnelle et discernement
Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
Esprit d'équipe, savoir être, polyvalence, dynamisme et maîtrise de soi

Formation et expérience
Niveau Bac/BTS assistant de direction

Siège de l'AP-HP
3 avenue Victoria
75184 Paris

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