Assistant(e) administratif secrétariat Direction des Soins

Assistant(e) administratif secrétariat Direction des Soins

CDD; CDI

DESCRIPTION DE L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU POLE :
L'agent administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction des soins. Il suit et gère les processus administratifs.
Description du service :
Deux agents administratifs sont affectés à la direction des soins : un sur le site de SACLAY et l'autre sur le site d'ORSAY. Ils travaillent en étroite collaboration et sont amenés à se déplacer sur les différents sites en fonction des dossiers à traiter.

MISSIONS :
Missions générales :
Sous la responsabilité du Coordonnateur général des soins et du Directeur des Soins, l'agent administratif gère, coordonne et met en place le traitement et le suivi des moyens nécessaires à l'organisation de la direction des soins.
Missions spécifiques
L'agent administratif :
Réceptionne et traite les appels téléphoniques et/ou les messages électroniques
Accueille les personnes : professionnels et extérieurs
Gère l'agenda du coordonnateur général des soins et de son adjoint
Organise les réunions, visites, conférences, évènements, commissions :
- S'enquiert de la disponibilité des participants afin de programmer la réunion
- Réserve une salle et le matériel informatique si besoin
- Prévoit une collation
- Recueille par anticipation les points à mettre à l'ordre du jour et le prépare
- Adresse les convocations aux participants
- Installe la salle de réunion
- Requiert les présentations informatiques auprès des interlocuteurs concernés
- Prépare le dossier pour le coordonnateur général des soins et son adjoint
- Assiste à la Commission de Soins Infirmiers, Rééducateurs et Médicotechniques (CSIRMT), prend des notes, réalise le compte-rendu de l'instance
- Diffuse les comptes rendus une fois validés par le coordonnateur général des soins ou son adjointe
Réceptionne et traite les courriers :
- Trie
- Enregistre
- Oriente vers le bon interlocuteur
- Classe
- Archive
Réalise la frappe et la mise en forme des documents selon la charte graphique de l'établissement
Etablit la liste de garde des cadres pour les week-end et jours fériés
Assure la diffusion de l'information
Gère les commandes en contribuant à l'utilisation rationnelle des fournitures dans la logique du développement durable dans lequel s'est inscrit l'établissement
Prépare les publications de poste sur demande de l'encadrement supérieur, les adresse à la Direction des Ressources Humaines (DRH) pour signature, puis les publie (interne, FHF et site Web)
Réalise les courriers de mouvements internes des agents

Les 2 agents administratifs gèrent chacune individuellement un dossier :
L'organisation des stages en lien avec le cadre de santé en transversal et les IFSI, réalise des statistiques
L'organisation et la gestion de la formation en lien avec le Directeur des Soins.

Missions ponctuelles
L'agent administratif :
Organise les élections de la CSIRMT
RELATIONS HIERARCHIQUES
Coordonnateur général des soins
Directeur des Soins

RELATIONS FONCTIONNELLES
Ensemble des partenaires hospitaliers médicaux et non médicaux
Ensemble des partenaires extérieurs

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL
35 H selon la réglementation en vigueur, du lundi au vendredi

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplômes
Baccalauréat pro gestion-administration ou technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion ou F8
BTS ou Niveau Assistante de Direction
Capacités requises
Capacité à travailler en collaboration avec l'ensemble des partenaires hospitaliers dans le respect du travail d'autrui
Rigueur et sens de l'organisation.
Capacité à gérer les situations d'urgence, à anticiper les situations.
Capacité d'écoute
Sens des responsabilités
Capacité à s'inscrire dans une dynamique d'évolution de ses pratiques et de ses connaissances
Adaptabilité aux changements
Esprit d'initiative à la hauteur de ses fonctions
Discrétion et maîtrise de soi
Disponibilité et ponctualité.

Connaissances attendues
Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook, logiciels métiers
Maitrise de l'orthographe et de l'expression verbale
Expériences souhaitées
Secrétariat de direction

LE POSTE EST A POUVOIR DES QUE POSSIBLE

Hôpital Paris-Saclay
1, parvis de l'Hôpital
91400 ORSAY

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