Gestionnaire Administratif (H/F)

Gestionnaire Administratif (H/F)

CDD

Le Centre Hospitalier d'Allauch recrute un Gestionnaire Administratif (H/F) partagé services économiques et service financier, en CDD.

Description du poste :
Services Economiques :
Traitement des factures prestations médicales (transports, consultations) et traitement des factures courantes (énergie, assurances, frais postaux .)
Service Finance :
Traitement des recettes diverses mensuelles et emprunts
Traitement des recettes service Ressources Humaines
1. PRESENTATION DU SERVICE DE RATTACHEMENT
Poste partagé entre les deux services
2. MISSION DU POSTE
L'agent est chargé de traiter les factures pour mise en paiement.
Traitement des titres de recettes diverses sur Pastel.
3. ACTIVITES DU POSTE

1. Passation des commandes :
- Saisir et faxer les commandes
- Suivi des commandes et réclamation fournisseurs.

2. Gestion des factures
- Vérifier les factures avec le bon de commande, bon de livraison, service fait.
- Contrôler que les prix marchés ont bien été établis
- Récupérer les factures sur Dématic
- Scanner les factures et les typer.
- Procéder à la liquidation de toutes les factures par date de réception de factures
- Joindre les PJ marché et facture.
- Mandater les factures en respectant les dates de paiement en lien avec le responsable des services économiques.
- Scanner les bordereaux de mandatement visés par le responsable pour suivi trésorerie.
- Gérer les litiges des factures, réclamation d'avoir .
- Mettre à jour les différents marchés. (tableau à compléter)
- Mettre à jour le tableau des suivis des emprunts.
-

3. Dépenses engagées
- Dès réception des factures mettre à jour le tableau des dépenses engagées.
(énergie)

4. Recettes diverses :
Effectuer les différents titres de recettes selon les documents fournis par le responsable financier et le service RH
Etablir les dépenses EHPAD mensuel sur Amélie
Etablir les titres de subventions amortissements
Etablir le mandatement des annulations de titres (ATEC)

4. LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
Liens hiérarchiques : Responsable des services économiques, Responsable pôle financier et économique, Directrice de site.
Liens Fonctionnels : Responsable de la coordination des soins, cadres de santé, trésorerie Hospitalière de Marseille, fournisseurs. Responsable achats.
5. EXIGENCES QUALITES REQUISES

5.1 QUALIFICATIONS EXIGEES

- Notions de gestion et de comptabilité.
- Maîtrise de l'outil informatique

5.2 CONNAISSANCES NECESSAIRES
.
- Connaissance de la bureautique, Word, Excel, Outlook

5.3 COMPETENCES :

- Sens de l'organisation et polyvalente.
- Capacité de négociation et d'adaptation au changement.

6 MOYENS MIS A DISPOSITION (HUMAINS, MATERIELS, FINANCIERS )

L'équipe est formée de 2 agents administratifs.
Informations à disposition :
- Tarifs
- Catalogues.

Informations reçues :
- Notes de service.
- Bons de commande, bons de réceptions, factures.
- Pièces marchés




Informations recherchées :
- Devis, tarifs.

Matériels :

- 1 ordinateur 2 écrans
- 1 imprimante
- 1 fax
- 1 scanner
- 1 téléphone.
- Accès à Internet.

7 CONDITIONS ET ORGANISATION DU TRAVAIL.

L'équipe est formée de 2 agents administratifs.
Un roulement est organisé pour que le service soit ouvert de 8h à 17h00.


8 MARGE D'AUTONOMIE ET CONTROLE PAR LA HIERARCHIE.

- Liberté d'organisation du travail.
- L'ensemble des procédures est supervisé par le responsable des services économiques.

Centre hospitalier Louis BRUNET
Traverse des Mille Ecus BP 28
13718 Allauch

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