Assistant de Direction (H/F)

Assistant de Direction (H/F)

CDI

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) sont un établissement public de santé. Ils regroupent 4 sites dans le sud de la Côte-d'Or, Beaune, Nuits-Saint-Georges, Arnay-le-Duc et Seurre, et uvrent, avec leur institut de formations paramédicales, pour une offre de proximité et de qualité avec 988 lits et places, sur un territoire de plus de 110 000 habitants environ.

Les HCB disposent d'un plateau technique complet (bloc opératoire, lits de soins intensifs, IRM, scanner, maternité) et sont l'établissement pivot du GHT Sud Côte-d'Or. Ce GHT fédère les EHPAD de Saint-Jean-de-Losne, Nolay, Labergement-lès-Seurre, Bligny-sur-Ouche et Pouilly en Auxois, et propose une offre diversifiée, répartie entre spécialités et soins de proximité (MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD).

La singularité des HCB se situe dans l'importance et la nature de leur patrimoine, constitué d'une part d'un site classé monument historique, l'Hôtel-Dieu, et d'autre part de deux prestigieux domaines viticoles gérés indépendamment, dont la production est vendue chaque année aux enchères.

Par leur activité, leur histoire et leur patrimoine exceptionnels, les Hospices Civils de Beaune occupent un rôle de premier plan dans plusieurs activités du territoire : la santé de proximité, la formation, le tourisme patrimonial et culturel, et la viticulture.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction afin de compléter l'équipe de Direction avec une prise de poste le 03 juin 2024.

Missions principales :
- Assister le Directeur et assurer son secrétariat ;
- Organiser les événements dont la vente des vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges qui a lieu en Mars et la vente des vins des Hospices de Beaune qui a lieu en Novembre ;
- Coordonner les liens avec les autres directions fonctionnelles.

Activités principales :
- Assister le directeur et assurer son secrétariat :
-> Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers, e-mails, congés) ;
-> Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ;
-> Accueillir physiquement les rendez-vous ;
-> Préparer et organiser la logistique des différents événements liés à la direction générale (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques) ;
-> Anticiper, préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux différentes missions du directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions) ;
-> Organiser, préparer et assurer le secrétariat et le suivi des instances : Directoire Conseil de surveillance Commission Médicale d'Etablissement (calendrier, convocations, ODJ, présentations Powerpoint, rédaction et diffusion des comptes rendus, suivi) ;
-> Gestion des instances du GHT Sud Côte d'Or (calendrier annuel, réservation des salles, convocations, rédaction et diffusion des comptes rendus) ;
-> Réception des réclamations, plaintes et orientation des familles ;
-> Assurer une veille juridique.

- Organiser, en lien avec l'équipe communication, les événements dont la vente des vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges qui a lieu en Mars et la vente des vins des Hospices de Beaune qui a lieu en Novembre :
-> Gestion de la Vente des Vins des Hospices de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi qui demande une disponibilité pendant la semaine de préparation et le week-end de la vente, avec toutes les missions d'organisation, d'accueil, etc. ;
-> Gestion de la Vente des Vins des Hospices de Beaune selon le planning organisationnel établi qui demande une disponibilité pendant la semaine de préparation et le week-end de la vente, avec toutes les missions d'organisation, d'accueil, etc Une assistante de direction est référente à tour de rôle et déchargée pendant plusieurs semaines des affaires hospitalières afin d'organiser cette vente.

- Coordonner les liens avec les autres directions fonctionnelles ou représentants du personnel :
-> Gestion des documents centralisés comme le rapport d'activité, dialogue de gestion ;
-> Planification des évènements transversaux auprès des agendas des directeurs fonctionnels, des représentants du personnel médical ou non médical selon les évènements concernés ;
-> Coordination entre la direction générale et les directions fonctionnelles ou autres représentations.

Connaissances requises et savoir-faire :
- Maîtrise du pack office ;
- Maîtrise d'Internet et de la messagerie ;
- Techniques de secrétariat, gestion administrative ;
- Connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé : statut, organisation, composition et rôle des instances.

Connaissances appréciées :
- Organisation d'évènements ;
- Formation juridique.

Savoir-être et qualités requises :
- Rigueur, discrétion, autonomie, dynamique, polyvalence ;
- Qualité rédactionnelle et de prise de note ;
- Qualité relationnelle ;
- Esprit d'initiative ;
- Esprit d'équipe.

Diplôme requis :
- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager.

Hospices Civils de Beaune MCO
Avenue Guigone de Salins BP 40104
21200 Beaune

Voir la fiche de l’établissement