Assistante de direction et gestionnaire des relations avec les usagers

Assistante de direction et gestionnaire des relations avec les usagers

CDD; Détachement; Mutation

La direction de la qualité et des relations avec les usagers est à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction et gestionnaire des relations avec les usagers. Elle comprend une équipe pluri professionnelle composée de médecin, de pharmacien, de juriste , d'attache d'administration, d'adjoint des cadres , d'ingénieurs qualité, d'assistantes .
Les missions sont diversifiées et en prise directe avec les services de soins et les usagers du CHU .

Les missions sont les suivantes :
Assurer le secrétariat de la Directrice des RU et de la qualité (agenda, Organisation de réunions, mise en forme de courriers etc.)
Gérer l'accueil des usagers (téléphonique, en présentiel)
Gérer et suivre les demandes d'interprètes (référent)
Saisir et mettre en forme les compte rendu de médiations médicales et rédiger les courriers simples de remerciements
Gérer les permanences des mutuelles et des banques
Assurer les commandes du service (bons APRODI)
Aide aux tâches diverses

Les compétences acquises ou à développer :

Savoirs théoriques :
Connaissance maîtrisée de l'organisation d'un secrétariat

Savoirs faire opérationnels :
Savoir réagir en fonction du degré d'urgence des dossiers
Confidentialité
Rigueur
Savoir prioriser
Disponibilité

Savoirs faire relationnels :
Aptitude à la communication

Activités Secrétariat Général et Relations avec les Usagers :
Gestion du secrétariat (prise de rdv, préparation des dossiers, mise en forme, etc).
Accueil (contact direct avec les patients : renseignements sur les procédures, les droits, les formalités, etc.).
Gestion des demandes d'interprètes et suivi : Organisation et gestion des demandes en concertation avec les services de soins, formation à l'utilisation du formulaire ENNOV, suivi statistique, suivi des marchés en lien avec DSHA.
Rédaction des courriers de réponse aux remerciements et de transmission auprès des services
Aide à la rédaction des courriers de réclamations et recherche d'informations auprès du service concerné et rédactions des AR aux usagers :
- Constitution du dossier dématérialisé et recherche d'identification du parcours du patient en identifiant les services concernés via le logiciel PASTEL
- Remplissage de la base Excel afférente
- Remplissage de la base de réclamation anonyme pour les membres de la CDU
Contribution à la préparation et à l'organisation de manifestations à destination des usagers ou associations (préparation logistique : Journée des associations)

Communication relations :
- Les patients et leurs familles
- Les services soignants et administratifs de l'hôpital
- Les associations d'usagers intervenant à l'hôpital

Diplôme requis : bac ou diplôme de secrétariat

Poste à 50% ou à 100% à pourvoir dès que possible.

Centre Hospitalier Universitaire Hôpital Jean Minjoz
3 boulevard Fleming
25030 Besançon

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