Détails de l’offre
Poste proposé
Assistante de direction
Contrat
CDD; CDI; Mutation
Descriptif
Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance- Accueil et prise en charge téléphonique
- Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
- Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur
- Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails
- Appui à l'organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, )
- Gestion du planning de la direction
- Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT
- Réservation et gestion des salles pour la direction.
- Gestion des fournitures du service et matériel de bureau
- Gestion des congés des directeurs et gardes de direction
- Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat
- Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis
- Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)
- Suivi des conventions liant l'établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme
- Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion
- Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc)
- Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale d'Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
- Suivi de la politique d'archivage institutionnelle et des décisions de direction.
Horaires de travail :
Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30
Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00
Connaissances ou aptitudes requises pour occuper le poste :
- Connaissance de l'organisation de la Santé
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Secrétariat
-Accueil téléphonique
- Classement et archivage
Savoir-Faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer aisément en face -à- face auprès d'interlocuteurs divers et variés
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Power point )
Savoir-Etre
Confidentialité Disponibilité
Capacité d'adaptation Rigueur
Diplomatie
Sens du contact.
Durée d'affectation souhaitée : 3 ans minimum
Expérience professionnelle souhaitée
Formation et expériences
- Bac+2 : secrétariat de direction Assistante de direction et administration générale
- Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise
Personne à contacter
Etablissement
Centre hospitalier Jean-Pierre CASSABEL
19 avenue Monseigneur de Langle
11400 Castelnaudary
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