Secrétaire Médical - Service de Gastro-entérologie pédiatrique F/H (NUP-DRH-RDB-11344)

Secrétaire Médical - Service de Gastro-entérologie pédiatrique F/H (NUP-DRH-RDB-11344)

CDD; Détachement; Mutation

Le service est situé au + 5 point vert. Il est composé de 25 lits d'hospitalisation et fait partie du pôle de pédiatrie médicale. Le service des Maladies Digestives et Respiratoires accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques. Les enfants sont répartis sur trois secteurs : les bébés (10 lits), les grands (9 lits), la « gastro intensive » (6 lits).

Equipe Médicale :
- Chef de service : Pr. J. VIALA
- 1 PU - PH
- 5 PH
- 2 Chefs de Clinique
- Des médecins Attachés, des Internes, des Externes.

Equipe Paramédicale :
- 1 Cadre supérieure
- 1 Cadre de Santé
- 36 IDE ou puéricultrices
- 19 AS Auxiliaires puéricultrices
- 1 Secrétaire hospitalière
- 1 Secrétaire de programmation
- 3 Secrétaires médicales
- Enseignants, 1 Psychologue, 1 Assistante sociale, 2 Diététiciennes

Missions Permanentes
- Accueil physique des patients et de leurs familles
- Réception et filtrage des appels téléphoniques
- Gestion des mails
- Gestion des 1ers RDV de consultation : prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d'hospitalisation et d'HDJ, de consultations, avant leurs validations
- Aider à la mise à jour des comptes rendus : liste des CR en retard en hospitalisations, HDJ et consultations
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Numériser les examens et courriers dans ORBIS
- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
- Assurer un suivi des volumes de demandes en attente
- Classement d'examens et de courriers
- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
- Rangement et archivage du dossier patient ; connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l'hôpital

Missions Ponctuelles
- Frappe et saisie de travaux médicaux dans le cadre de la recherche ou de préparation de congrès, séminaires
- Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos
- Préparation de l'arrivée des internes et des externes

Missions Spécifiques
- Participer aux réunions des AMA
- Participer aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux. Saisie du compte-rendu et du codage sur informatique (PMSI) des sortants de la semaine
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métier

Quotité : Temps plein
Travail de semaine en 7h30 par jour ou en 7h00

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Bonne expression orale et écrite
- Sens des responsabilités
- Rigueur, intégrité, loyauté
- Capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative
- Disponibilité, esprit d'équipe
- Capacité à prioriser les tâches
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- Respect du secret professionnel et sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Excellent maitrise de l'orthographe et de la grammaire
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
- Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Orbis, Lifen, GDM
- Connaissance du vocabulaire spécifique aux disciplines
- Gestion du stress
- Expérience antérieure en pédiatrie appréciée

PRE-REQUIS : Baccalauréat ou baccalauréat professionnel de secrétariat ou titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale (niveau IV) ou attestation de compétences.

AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré
48, boulevard Sérurier
75019 Paris

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