Secrétaire du Chef de Service de Pédiatrie et Réanimation Néonatales

Secrétaire du Chef de Service de Pédiatrie et Réanimation Néonatales

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Secrétaire médicale du Pr LAPILLONNE Chef du service de Pédiatrie et Réanimation Néonatales et Directeur Médical du DMU MICADO

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer le secrétariat du Pr LAPILLONNE
Gestion des rendez-vous et de l'agenda du Pr LAPILLONNE
Accueil physique et téléphonique des familles et visiteurs : orientation, prise et transmission efficace des messages
Organisation de la consultation : gestion des rendez-vous, préparation de la consultation (suivi des dossiers et des documents nécessaires), création des masques de compte-rendu de consultation. Assiste à la consultation : prise de notes, et envoi du compte-rendu.
Suivi des cohortes spécifiques
Gestion et tenue du dossier médical : numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient. Participation à l'archivage.
Saisie et mise à jour des fiches de la base de données du service, extraction de données
Saisie et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers. Classement et envoi des courriers
Suivi des CRH
Saisie et mise à jour des documents propres au service (protocoles, dossiers de Néonatalogie)
Prise de notes et élaboration des comptes rendus de réunion et conseil de service
Organisation de réunions, visio-conférences via l'assistant de planification Outlook et les outils Zoom, Skype
Gestion administrative des étudiants en médecine, des internes, des externes, des médecins en stage d'observation : Accueil, échanges mails, courriers, téléphoniques)
Saisie des listes de gardes et astreintes (Chronos)
Organisation administrative de l'enseignement de l'option/DIU de néonatologie : organisation et diffusion du programme, réservation de salles, suivi des inscriptions, questionnaires de satisfaction
Gestion partagée des demandes de communications des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
Gestion partagée du planning d'occupation de la salle de staff du service
Participation à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
Participation à la formation et au tutorat des stagiaires et des nouveaux professionnels du secrétariat
Assurer le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

ORGANISATION DE TRAVAIL
Travail sur une amplitude horaire 7h30 en temps plein, du lundi au vendredi
QUALITES ET COMPETENCES
- Autonomie, rigueur, dynamisme
- Esprit d'initiative, sens de l'organisation, esprit d'analyse et de synthèse
- Sens de l'accueil, aisance relationnelle, discrétion
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
- Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels

DIPLOMES ET OUTILS
Baccalauréat F8, SMS, ST2S
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Secrétariat et gestion administrative
Pack Office, Orbis

AVANTAGES
Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances)
Remboursement à 75% du titre de transport
Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)
Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe), salle de repos en libre accès

AP-HP Hôpital Necker - Enfants Malades
149 rue de Sèvres
75743 Paris

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