Adjoint Administratif au sein des Services Economiques - H/F

Adjoint Administratif au sein des Services Economiques - H/F

CDD

Descriptif du poste :


Intitulé du poste
Adjoint Administratif au sein des Services Economiques
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Agent de catégorie C / Filière Administrative
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : Achat et logistique / Sous-Famille : Agent de gestion administrative / Code Métier : 45S20
Unité Fonctionnelle

Pôle
4013: Comptabilité mandatement

Finances-Services Eco-Contrôle Gestion-Admissions-Facturations-Relations Usagers
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Présentation du service d'affectation
Le poste d'Adjoint Administratif est à pourvoir au sein de la Direction des Services Economiques.
C'est un poste à temps plein de Gestionnaire Administratif des Services Economiques qui nécessite des connaissances bureautiques/informatiques et comptables ainsi qu'une adaptabilité au travail et à l'équipe.
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Le Gestionnaire administratif a pour missions d'assurer la gestion du processus comptable des commandes, des liquidations et du mandatement des factures relatives aux  comptes budgétaires dont il a la charge (selon les missions décrites ci-dessous).
Missions principales
Passation des commandes :
-       Commandes liées aux comptes budgétaires dont il a la charge et commandes urgentes en l'absence de l'agent titulaire du poste.
-       Traitement des commandes sur Asset +
 
Liquidation et Mandatement des factures :
-       Réception des factures sur le portail CHORUS
-       Rapprochement des factures et des commandes
-       Contrôle du service fait
-       Contrôle de l'exactitude de la facture au regard du marché et/ou devis et de la réception
-       Scanner les factures réceptionnées au format papier (hors Chorus) pour une liquidation en pré démat
-       Liquidation des factures
-       Mandatement des liquidations
-       Suivi et traitement des litiges et contentieux en lien avec l'encadrement, les fournisseurs et la Trésorerie
Suivi des engagements et liquidations sur les comptes d'exploitation:
-       Participation à la clôture annuelle conformément aux procédures définies
-       Contrôle trimestriel de l'état des commandes non réceptionnées et/ou non facturées
o    Faire les corrections
o   Annulation des reliquats
o   Relance des fournisseurs- demander les duplicatas de factures
o   Relance des personnes en charge de la validation du service fait
Missions annexes
-       Interlocuteur de la Trésorerie dans les diverses demandes relatives à son domaine d'activité
-       Participation, avec son cadre, à la formalisation et l'adaptation des procédures, protocoles, modes opératoires, consignes relatives aux différents domaines d'activités.
-       Participation aux formations régulières Cpage domaine de la Gestion Economique et Financière (GEF)
-       Continuité de service : renfort à ses collègues en cas d'absence (sur poste similaire)
Liaisons fonctionnelles
Relations internes et externes :
 
Services économiques,
·         Services des finances,
·         GAPM,
·         Magasin central,
·         Services de l'établissement,
·         Fournisseurs,
·         Transporteurs,
·         Trésorerie.
Liens hiérarchiques
·         Adjoint des cadres des Services Economiques,
·         Responsable des Services Economiques.
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
 

Intitulé

Niveau recherché
 

 

S

A

M

E
CONNAISSANCES

Connaissance de l'établissement

 

X

 

 

Utiliser les outils bureautiques

 

 

X

 

Gérer simultanément plusieurs commandes et/ou dossiers

 

 

X

 

Connaissance de l'organisation des services de l'établissement

 

X

 

 

Notions de comptabilité

 

 

X

 

Connaissances des gestes et postures à adopter dans le cadre de la manutention de produits/fournitures

 

X

 

 
SAVOIR FAIRE

Assurer la commande/ la réception/la liquidation des commandes

 

 

X

 

Gestion des litiges

 

 

X

 

Utiliser le logiciel métier CPage

 

X

 

 

Utiliser les outils bureautique

 

X

 

 
SAVOIR ETRE

Rigueur

 

 

X

 

Capacités relationnelles

 

 

X

 

Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 

Autonomie

 

 

X

 

Réactivité

 

 

X

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires :
- Connaissances en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques
Pré requis souhaités :
-  Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21
Diplôme requis :
Niveau Bac ou Bac +2
Conditions d'exercice
Rythme de travail :
Horaire fixe du Lundi au Vendredi
7h40 par jour compris dans l'amplitude du service : 8h-17h
Exigences physiques :
 
 
 
 
 
 
 
 
Autres renseignements

 

Visa de l'autorité hiérarchique
 
 


 
Stéphane HAFFEN
Directeur Responsable du pôle Finances-Services Economiques-Contrôle de Gestion-Admissions-Facturations-Relations avec les Usagers
 
Contacts
Service demandeur

Gestionnaire
A rédiger par le service assurant la gestion du dossier du futur titulaire du poste
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Cathy BETEILLE
 
Responsable des Services Economiques
04 68 24 20 42
 
[email protected]
 

Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
 
[email protected]



 
 
 
 
Fiche émise le

4 juillet 2024


Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
- Connaissances en matière de Comptabilité
- Aisance avec les outils informatiques
Pré requis souhaités :
Connaissance du logiciel métier Cpage / Plan Comptable Hospitalier M21
Diplôme requis :
Niveau Bac ou Bac +2

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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