GH CENTRE - Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - PAM CHIRURGIE / PAM URMARS (secteur anesthésie-réanimation)

GH CENTRE - Coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - PAM CHIRURGIE / PAM URMARS (secteur anesthésie-réanimation)

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.

LE POSTE :
DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
Le poste de coordinatrice des secrétaires est partagé à 70% sur le pôle de chirurgie, en collaboration d'une seconde coordinatrice, et à 30% sur le secteur d'anesthésie-réanimation. Cette organisation offre une vision globale des parcours patients chirurgicaux et de soins critiques qui sont étroitement liés.
La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l'encadrement de proximité et l'animation d'équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chefs de service, l'encadrement supérieur et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l'autorité hiérarchique des Cadres Administratifs de Pôle et coordonne :
Environ 40 ETP de secrétaires médicales sur le pôle de chirurgie ; 20 ETP sur le secteur d'anesthésie réanimation
DOMAINES D'ACTIVITE ET PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE : Gestion des ressources humaines : il assure la gestion de proximité du secteur dont il a la charge, le suivi des situations individuelles des secrétaires médicales, l'animation de réunions d'équipes régulières au sein des secrétariats, la gestion de l'absentéisme (alerte et régulation si des difficultés avec la pose des congés, gestion du pool AMA PAM), l'organisation du recrutement des nouveaux agents (entretiens, fiches de recrutements, suivi RDV médecine du travail, fiches de mutation à la Direction des Ressources Humaines) et suivi des recrutements (gestion des accès informatiques, Easily, mail, ...), la préparation et la réalisation des entretiens de notation en lien avec le cadre administratif (préparation des dossiers, organisation des RDV, réalisation des entretiens), la préparation du plan de formation (synthèse des besoins recensés) et lien avec le service formation, la gestion des plannings : analyse et saisie des absences, modifications d'horaires, saisie des heures supplémentaires et des récupérations, l'édition des bilans mensuels, des comptes d'heures et renseignement des secrétaires sur leur situation, la mise à jour et proposition de modification des fiches de postes des secrétaires. Le suivi des stagiaires : centralisation des demandes, contact des écoles tout au long du stage et suivi des conventions, les demandes ponctuelles (extraction de données, mise en forme des données) ,
Participation à la gestion de projets : Sous la responsabilité des cadres administratifs, il participe et conduit les projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (taux de décroché, retard dans les CRH, déploiement du zéro papier, dictée numérique, segmentations des tâches, amplitude horaires, réorganisation des consultations en lien avec les cadres supérieurs, etc.), le suivi régulier d'indicateurs propres aux secrétariats, la réalisation d'audits, d'études et d'enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours
Missions diverses : Organisation de réunions, rédaction et diffusion de compte rendu de réunion en lien avec le secteur dont il a la charge, Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements,...), suppléance de l'assistante de direction du PAM Chirurgie/ URMARS-Anesthésie Réanimation et du second coordinateur en charge de l'autre secteur (la planification des congés devra assurer la présence d'au moins une des trois personnes) et notamment accueil téléphonique, gestion du courrier, gestion des agendas, commandes de fournitures de bureau, demandes d'intervention (QuickDI)

PROFIL RECHERCHÉ :
Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé
Savoir être / Savoir faire :
o Compétences managériales et animation d'équipe
o Capacité relationnelle, diplomatie, discrétion
o Disponibilité
o Sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités
o Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte
o Esprit d'équipe
o Maîtrise de l'outil informatique et des progiciels disponibles : logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)
o La connaissance du logiciel de gestion du temps de travail, des logiciels de gestion du patient (Easily, Agenda, ...) serait un plus
Conditions de travail :
- Poste à 100% avec repos fixe (samedi et dimanche)
- Horaires hebdomadaires de 37h30 (28 jours de Congés annuels et 15 RTT) avec amplitude horaire variable, horaires à définir selon les nécessités de service (réunions, projets, etc.)
- Repos et congés annuels gérés de manière coordonnée par le PAM pour l'ensemble des secrétaires et dans le respect des nécessités de service.
- Télétravail possible 1 jour par semaine
Octroi d'une NBI ou 10 heures supplémentaires rémunérées en fonction du statut et du garde
- Parcours d'accompagnement et d'intégration (visite des services, formation,...)
- Accès à des cours de sport gratuits, un espace de déconnexion, comité d'entreprise (CGOS), actions de prévention en santé (Maison des Professionnels), conférences, ...
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d'accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon

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