ASSISTANT (E) / SECRETAIRE QUALITE ET GESTION DES RISQUES (H/F)

ASSISTANT (E) / SECRETAIRE QUALITE ET GESTION DES RISQUES (H/F)

CDI; Détachement; Mutation

Les Hôpitaux de Sarreguemines sont composés d'un établissement MCO d'une capacité de 337 lits organisé autour de 4 pôles Chirurgie, Médecine, Mère-enfant et médico-technique, d'un établissement psychiatrique d'une capacité de 449 lits avec un chiffre d'affaire consolidé de 200 M (budgets annexes compris). Le personnel comporte près de 2500 collaborateurs et médecins.
Les Hôpitaux de Sarreguemines sont membres d'un groupement hospitalier de territoire de la Moselle-Est, dont le centre hospitalier de Sarreguemines en est l'établissement support.
Le site internet des Hôpitaux de Sarreguemines https://www.hopitaux-sarreguemines.fr/ permettent d'aller plus loin dans la présentation.

Les Hôpitaux de Sarreguemines recrutent, à la Direction de la Qualité et de la Gestion des Risques, un (e) ASSISTANT(E)/SECRETAIRE (Grade : Adjoint Adminsitratif Hospitalier).

Missions du service qualité :

Le service QGDR a pour mission la mise en oeuvre de la politique QGDR aux Hôpitaux de Sarreguemines (CHS, CH Robert-PAX et CH Saint Joseph de Bitche). Il accompagne les professionnels de santé dans la démarche d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins en apportant principalement un soutien méthodologique et une expertise spécifique dans le domaine de la QGDR.

Horaires :
Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h à 17h.

MISSIONS DU TITULAIRE DU POSTE

Mission générale :
L'assistant/secrétaire qualité contribue à dynamiser la démarche qualité dans la mise en oeuvre de la politique QGDR, en assistant le responsable du service et le directeur.

Activités permanentes
Secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des courriers au sein du service
- Gestion des fournitures (commande et réception)
- Diffusion/transmission des documents, notamment pour les instances
- Participation à l'organisation de la certification des établissements : courriers, gestion des plannings, préparation des documents et bases de données
- Rédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions auxquelles il/elle participe
- Réalisation et d'outils de communication (livret, affiches, présentations) et de tableaux de bord
Enquêtes/audits :
- Accompagnement et élaboration d'enquêtes de satisfaction
- Diffusion des questionnaires
- Recueil et saisie des questionnaires en retour
- Préparation des outils de traitement
- Analyse des résultats (enquêtes de satisfaction internes, E-satis)
- Mise en forme de la communication des conclusions
- Participation à l'élaboration et la mise en forme de grilles d'audit
Gestion documentaire/ Gestion du logiciel documentaire et de gestion des risques :
- Formation des services à l'utilisation du logiciel Qualnet
- Assistance à la rédaction/révision
- Paramétrage de l'outil et du portail DNN et gestion des GSD (problèmes identifiés dans le logiciel documentaire) destinées à l'éditeur : déclaration, suivi des prises en compte et vérification des corrections mises en place
- Vérification des documents du système documentaire en respectant la procédure en vigueur
- Rappels de signature
- Mise à jour régulière des rédacteurs
- Suivi du fond documentaire
- Suivi des indicateurs

Activités spécifiques Aide au suivi des dossiers
Commission des Usagers (CDU) CHS, en lien avec le Président et/ou le vice-président :
- Envoi des convocations aux membres
- Gestion du renouvellement de la composition des membres de la CDU
- Participation aux réunions et présentation régulière des résultats des questionnaires de sortie
- Rédaction et diffusion des comptes rendus
- Rédaction et diffusion du rapport d'activités annuel
- Suivi des recommandations et mise à jour du plan d'action.
Divers :
- Participation aux réunions de service
- Participation à l'organisation des certifications des Hôpitaux de Sarreguemines
- Participation à des groupes de travail

APTITUDES ET COMPETENCES REQUISES

Savoir :
Connaître les outils informatiques et l'environnement Microsoft

Savoir-faire :
Adapter et utiliser le plan de classement du système de gestion documentaire
Formaliser et adapter des protocoles relatifs à la QGDR
Faire preuve de réactivité
Appliquer les procédures
Traiter plusieurs dossiers simultanément avec méthode
Être polyvalent
Travailler en autonomie et en équipe

Savoir-être :
Être rigoureux et organisé
Force de propositions
Diplomate
Avoir l'esprit d'équipe
Sens de la discrétion, de l'observation, du contact
Formations prévues si besoin :
Outils Sphinx et Qualnet

Une connaissance du milieu sanitaire est un atout pour la candidature.

Centre Hospitalier Spécialisé
1, rue Calmette BP 80027
57212 Sarreguemines

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