Assistante de Direction - H/F

Assistante de Direction - H/F

CDD

Descriptif du poste :


Intitulé du poste
Assistante de Direction
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Secrétariat de Direction // Assistante de Direction catégorie C
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Secrétaire de Direction
Unité Fonctionnelle

Pôle
0210

Direction Services Logistiques, Techniques du CH de Carcassonne et Fonction Achat de Territoire du GHT Ouest Audois
Localisation du poste de travail
CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE 1060 chemin de la Madeleine CS 40001
11010 CARCASSONNE Cedex 9
Lieux d'intervention
Bâtiment principal Niveau 3
Présentation du service d'affectation
La Direction Services Logistiques, Techniques du CH de Carcassonne et Fonction Achat de Territoire du GHT Ouest Audois est composée des services logistiques, des services techniques et du service Marchés.
Le poste de secrétaire de direction / assistant(e) de direction est positionné auprès de la Direction du pôle.
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Le poste d'assistant(e) de Direction est un poste à temps plein positionné directement auprès de la Directrice du Pôle.
Il organise pour la Direction du Pôle la réception, le traitement et la circulation des informations, documents et communications. A ce titre, il gère le courrier, l'agenda, la programmation de rendez-vous, la prise de notes en réunion, la réalisation de courriers divers et la gestion logistique (déplacements professionnels, réservation de salles).
Il assure la gestion de la Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail, (F3SCT) et facilite le fonctionnement et l'organisation des services du pôle.
Il exerce également la fonction de régisseur de dépenses.
Ce poste nécessite des connaissances bureautiques, une adaptation aux interruptions de tâches, une très bonne capacité d'organisation ainsi qu'une adaptabilité au travail et au travail en équipe.
Missions principales
Circulation de l'information, communications pour la Direction du Pôle :
Accueil physique et téléphonique :
-           Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Courrier et courriels :
-          Traitement du courrier (arrivé / départ) : ouverture, enregistrement, traitement et orientation du courrier
-          Réalisation et suivi de courriers divers : frappe, proposition de courriers, enregistrement LRAR pour suivi AR, enregistrement des courriers en attente de réponse, envois
-          Reproduction et diffusion de documents, de dossiers : photocopies, scan et transmission des documents
-          Mise à la signature, récupération et suivi des parapheurs
-          Rédaction, proposition à la signature et diffusion de notes de service et d'information sur intranet
-          Prise de notes, rédaction, et suivi comptes rendus
-           Coordination et réalisation de documents et tableaux de suivi
Agenda :
-          Gestion de l'agenda de la directrice du pôle : anticipation des conflits d'agenda et chevauchements de réunions, organisation et planification de réunion, visites en tenant compte des différentes contraintes d'agenda des interlocuteurs, adaptation des programmations en lien avec les professionnels concernés
-          Réservation de salles, de liens de visioconférences, réservation de véhicules pour déplacements, réservation collations
-          Préparation des visioconférences et salles de réunion
Organisation du pôle :
-          Maintien à jour de l'organigramme des services
-          Mise à jour des délégations de signature de la Fonction achat de territoire du GHT Ouest Audois pour les CH de Carcassonne, de Castelnaudary et de Limoux-Quillan,
-          Mise à jour en lien avec le secrétariat de direction de la délégation
-          Convocations candidats pour les postes du pôle
-          Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
Missions générales :
-          Faciliter le fonctionnement et l'organisation des Services
-          Gestion des fournitures de bureau (gestion du stock, commande, vérification de la livraison)
-          Réalisation de bons logistique-petits travaux via ASSET Plus
-          Gestion du photocopieur de l'étage
-          Gestion du planning des congés et absences
Assurances et Parc des véhicules :
-          Déclaration et suivi des sinistres,
-          Gestion des constats d'accidents véhicules et transmission des dossiers à l'assureur,
-          Gestion des cartes carburant et des moyens d'approvisionnement des véhicules du CH et des badges de télépéage du CH
-          Paiement et gestion administrative des PV via ANTAI (requêtes en exonération, dénonciation de l'auteur de l'infraction classement sans suite)
Instances et dossiers de demande de subvention :
F3SCT :
-          Gestion de l'instance F3SCT (Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et des Conditions de Travail) : planification des dates d'instances, préparations de l'ordre du jour ; préparation et envoi des convocations ; relance des responsable des présentations, récupération des documents et mise à disposition des membres du F3SCT ou transmission pour membres extérieurs ; enregistrement des séances, rédaction du procès-verbal de séance et du tableau de synthèse et de suivi ; mise à jour du tableau de suivi et aide à la réalisation du Bilan annuel de l'Hygiène Sécurité et Condition de Travail.
-          Suivi des évolutions du Règlement intérieur, de l'actualisation des membres votants et invités, recensement des annexes, gestion du dossier partagé
Sous-commission du F3SCT :
- Gestion de la même manière des sous-commissions du F3SCT :
COPIL DUERP (Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels), Réunions de travail du CLACT (Contrat Local d'Amélioration des Conditions de Travail)
COPIL Plan de Sécurisation d'Etablissement (PSE)
-          Programmation des Visites de service du COPIL DUERP, programmation des visites de validation d'autoévaluation par le COPIL (transmission par mail des informations de programmation aux responsables de pôle, cadres co-gestionnaires, cadres de santé et membres du COPIL), organisation matérielle et suivi de la réalisation des visites, suivi du calendrier des visites
-          Mise à jour annuelle du DUERP selon le process validé avec les organisation représentantes du personnel : mails aux cadres des services, relance, et intégration des fichiers dans dossier partagé, programmation des COPIL DU de relecture et lien avec le secrétaire du F3SCT pour préparation des documents du COPIL.
Dossiers de demande de subvention CLACT et sécurisation :
-          Gestion du Dossier CLACT et du dossier FMESPP en lien avec les cadres des santé, administratifs et techniques : constitution, relances, suivi, synthèse.
-          Préparation du recensement des besoins en matériel non médical et en matériel médical auprès des cadres pour le recueil des besoins dans le cadre du CLACT, relances, réalisation de synthèse et assemblage des présentations,
-          Préparation du dossier de demande de subvention de l'appel à projet CLACT en lien avec l'ARS (membre du groupe de travail) : du montage du dossier à l'envoi final à l'ARS et relations avec l'ARS sur les compléments et résultats,
-          Préparation de support de réunions : diaporamas Power Point, présentations Word en lien avec les Services Economiques et Ressources Humaines
Evolution de la complémentarité des tâches de secrétariat possible en lien avec d'autres Directions fonctionnelles.
Missions annexes
-          Demande d'attestation RC pour les besoins des services (stage du personnel sur d'autres structures) et d'attestation dommages aux biens (location de salle, de matériel)
-          Tâches de secrétariat ponctuelles pour les autres services du pôle (rédaction de notes et de courrers à partir de consignes orales et/ou de dossiers)
-          Gestion des titres de congés (signature et classement au secrétariat),
-          Régler les problèmes (petits mais urgents) à la demande des services du CH dans la mesure du possible en l'absence du responsable (réorientation, solutions palliatives, apport de réponse),
-          Support au service Marchés
-          Entretien des relations avec les assistantes des autres directions
En complémentarité avec d'autres professionnels sur les missions :
-          Gestion plannings de réservations de véhicules de service (en 2nd de la secrétaire des Services Techniques)
-          Gestion des accès badge au restaurant du personnel : création, modification, logiciel de caisse pour transfert de compte et mise à 0, suppression des compte (en 2nd du responsable logistique)
Liaisons fonctionnelles
-          Toutes les Directions du Centre Hospitalier de Carcassonne
Liens hiérarchiques
-          Directrice des Services Logistiques, Techniques du CH Carcassonne et de la Fonction achat de territoire du GHT Ouest Audois
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
 

Intitulé

Niveau recherché
 

 

S

A

M

E
CONNAISSANCES

Accueil téléphonique et physique

 

 

X

 

Communication / relations interpersonnelles

 

 

X

 

Secrétariat

 

 

X

 

Organisation du travail

 

 

X

 

Bureautique - Pack office : Word (Publipostage, mise en page) ; Excel (formules de calcul, tableaux croisés, graphiques) ;  Powerpoint ; Outlook

 

 

X

 

Traçabilité, classement et archivage

 

 

X

 

Logiciels professionnels : Cpagei, GTT Prod, RECO.

 

X

 

 

Droit Hospitalier + connaissance des fonctionnements hospitaliers

 

X

 

 


 

 

 

 
SAVOIR FAIRE

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

 

 

X

 

Organisation du travail : gestion des priorités

 

 

X

 

Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

 

 

X

 

Maîtrise des outils bureautiques

 

 

X

 

Capacité d'adaptation

 

 

X

 

Rédiger et mettre en forme des notes, documents  et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence (dont orthographe et grammaire)

 

 

X

 

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

 

X

 

 

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

 

 

X

 


 

 

 

 
SAVOIR ETRE

Sens de la communication

 

 

X

 

Gestion du stress

 

 

X

 

Exemplarité

 

 

X

 

Ethique

 

 

X

 

Implication

 

 

X

 

Sens de la collaboration, du travail en équipe

 

 

X

 


 

 

 

 
S : sensibilisation    / A : application      / M : maîtrise      / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires :
Formation spécifique en secrétariat et expérience obligatoire minimale de 3 ans en secrétariat.
Diplôme BAC ou +
Pré requis souhaités :
Connaissance du secteur hospitalier,
Connaissance de la comptabilité,
Conditions d'exercice
Rythme de travail :  7H40 par jour du lundi au vendredi (environ 9h-16h40) modifiable selon nécessité de service.
Exigences physiques : pas de port de charge spécifique
Environnement de travail : bureau partagé en face de l'entrée du service, bureau d'accueil ouvert aux fournisseurs et aux professionnels induisant des ruptures de tâches.
Exigences relationnelles : - travail en groupe ? OUI    //     - gestion des communications / situations difficiles ? OUI
Autres : - télétravail ? NON en régulier (ponctuellement uniquement pour missions spécifiques)
Logiciels utilisés : Pack Office (Outlook, Word dont publipostage, Excel dont utilisation de formules de calcul, Powerpoint, Teams) Paint, Cpage, , ASSET Plus, RECCO
 
Autres renseignements

 

Visa de l'autorité hiérarchique
Bureau à fort passage
 


 
 
Contacts
Service demandeur

Gestionnaire
A rédiger par le service assurant la gestion du dossier du futur titulaire du poste
Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme Marielle MESTRE MEYNARD
 
Directrice des Services Logistiques, Techniques et Fonction achat de Territoire
 
 
04 68 24 20 46
 
[email protected]

Nom
Fonction
Tél
Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT
 
Directrice des Ressources Humaines et de la Politique Sociale
 
04 68 24 20 36
 
[email protected]



 
Fiche émise le

15/07/2024


Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
Formation spécifique en secrétariat et expérience obligatoire minimale de 3 ans en secrétariat.
Diplôme BAC ou +
Pré requis souhaités :
Connaissance du secteur hospitalier,
Connaissance de la comptabilité,

Centre hospitalier
1060 chemin de la madeleine CS40001
11010 Carcassonne

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