Assistant administratif filière biologie Poitiers H/F

Assistant administratif filière biologie Poitiers H/F

CDI

UniHA
UniHA est une coopérative d'acheteurs hospitaliers publics français au service de la meilleure performance achat des établissements de santé.

L'enjeu essentiel : apporter à nos concitoyens les meilleurs traitements disponibles, décliner un service hospitalier de haute qualité et préserver un égal accès aux soins.
UniHA, créé depuis plus de 15 ans, regroupe 1247 d'établissements hospitaliers, répartis sur l'ensemble du territoire national au sein de 122 GHT. UniHA contribue à la performance globale de ces derniers : coûts complets de possession, innovations produits et organisationnelles, qualité de l'offre de soins, transformation de l'hôpital.
En 2023 UniHA pilote plus de 6,8 Mds d'achats groupés et produit plus de 2500 marchés actifs pour les établissements hospitaliers ; cela fait d'UniHA l'un des principaux acheteurs européens dans le domaine de la santé et l'un des premiers acheteurs nationaux, tous secteurs d'activité confondus.

Le GCS UniHA fonctionne selon un modèle coopératif. Les achats mutualisés, assujettis au droit de la commande publique, sont conduits par 14 filières d'achats positionnées dans les établissements de santé du réseau ; les fonctions support sont regroupées au sein du siège social, à Lyon.
La Direction de l'offre
La Direction de l'Offre a pour mission de définir la politique achats et de piloter la production des marchés sous label UniHA dans un objectif de performance globale répondant aux attentes des adhérents.
Elle s'appuie pour cela sur un réseau national de 73 professionnels achats et de 21 coordonnateurs de filières au sein des établissements.
Elle apporte un appui solide aux équipes achats qui sont décentralisées dans les établissements hospitaliers. Elle conduit des actions d'harmonisation et sécurisation des pratiques, d'amélioration continue de la qualité et du service rendu. Elle initie les actions de professionnalisation des achats, la montée en expertise progressive et permanente de l'ensemble des acteurs de l'achat. Elle consolide et valide l'ensemble des données d'activité et économiques relatives aux processus achats. Elle garantit la conformité des procédures notamment au code de la commande publique.

La filière Biologie
Les achats de biologie (équipements, réactifs, consommables divers) pour l'ensemble des hôpitaux publics sont pilotés depuis le CHU de Poitiers.

L'équipe achats Biologie est placée sous l'autorité du directeur en charge des laboratoires et des relations avec l'Etablissement Français du Sang du CHU de Poitiers. Elle est constituée de deux acheteurs et de deux assistants-achat (second poste à pourvoir).

Les segments actuels de la filière Biologie couvrent globalement toutes les activités d'un laboratoire de Biologie médicale :
- Microbiologie (bactériologie, virologie, parasitologie et mycologie)
- Hématologie (cytologie, hémostase)
- Biochimie
- Immunologie (allergie, etc)
- Toxicologie
- Anatomie et cytologie pathologiques
- Génétique (Biologie moléculaire)
- Procréation Médicalement Assistée (PMA)

En lien avec plus d'une centaine de fournisseurs, la filière conduit un grand nombre de marchés répondant aux besoins des laboratoires hospitaliers :
- Equipements
- Réactifs et consommables captifs ou non
- Services (SAV, métrologie, etc)

Missions
L'assistant achat H/F est responsable de la conformité des tâches permettant le suivi opérationnel des procédures d'appels d'offres et du suivi d'exécution des marchés qui lui sont confiés dans un contexte de :

- Complexité : maîtrise des processus administratifs d'achats publics / maîtrise des outils informatiques, support de ces processus (SI HA, plateforme Place) / appréhension des enjeux juridiques d'un projet ;
- Ecoute : relation directe avec les acheteurs de la filière et le coordonnateur
- Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches en toute autonomie / preuve d'initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d'analyse et de priorisation


Assistance aux procédures d'achat public
- Préparation des procédures d'achats publics
- Publication des marchés, ouverture des offres, aide à l'analyse des offres, notification des marchés ;
- Suivi de l'exécution des marchés, en particulier gestion des avenants et offres promotionnelles ;
- Utilisation de la plateforme de dématérialisation des marchés publics et des différents applicatifs du système d'information du GCS UniHA.

Gestion documentaire
- Mise à jour en temps réel des informations de la filière sur les différents espaces dédiés ;
- Gestion autonome de la documentation des marchés ;
- Reporting avec les outils mis à disposition par le siège.

Organisation logistique de la filière
- Organisation des réunions de la filière (physiques, téléphoniques)
- Gestion des rendez-vous fournisseurs ;
- Gestion de listes de diffusion ;
- Relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU de Poitiers ;
- Interactions avec le siège d'UniHA et les autres filières ;
- Participation aux réunions du réseau Assistants.

Relation avec les adhérents (hôpitaux publics)
- Contact téléphonique et mail régulier avec les établissements adhérents pour les renseigner sur les marchés actifs et à venir et répondre aux sollicitations diverses dans son champ de compétence ;
- Recensement des besoins, suivi des adhésions ;
- Promotion des activités et marchés de la filière : préparation de documents Power Point et différents supports de communication (fiches marchés, newsletter, mailing) en lien avec les services supports du réseau UniHA.

Positionnement hiérarchique
L'assistant achat H/F de la filière Biologie exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique du coordonnateur de la filière.

Le poste est basé à Poitiers, en résidence administrative au CHU de Poitiers.
Compétences attendues
- Formation de niveau BAC+2 ou BAC PRO avec première expérience si possible expérience et/ou spécialité en achats
- Connaissance idéalement des procédures du code des marchés publics et du fonctionnement des plateformes d'échanges dématérialisés / formation droit de la commande publique assurée par le GCS UniHA
- Maitrise des outils informatiques et notamment des tableurs
- Rigueur et transparence
- Capacité d'écoute, de communication et du rendre compte
- Capacité à être réactif et autonome
- Travail en réseau et en équipe
- Connaissance du monde hospitalier serait un plus
- Connaissance de l'anglais pourrait être utile, occasionnellement

Une expérience similaire au sein d'une organisation en réseau, ou en tant qu'Assistant(e) Commercial(e) ou Assistant(e) Administration des Ventes serait appréciée

Conditions d'emploi
- CDI (statut contractuel de la fonction publique hospitalière)
- Lieu de travail : CHU de Poitiers, déplacements occasionnels pour des réunions nationales
- Résidence administrative : CHU de Poitiers
- Rémunération : : 25 à 30 K, selon expérience et profil
- Accord réduction temps de travail : 19 jours de RTT en compensation des 38h20 hebdomadaires en complément des 25 jours de congés annuels
- Tickets restaurant
- Prévoyance prise en charge par l'employeur

Poste à pourvoir immédiatement
Adresser candidature (lettre de motivation, CV et prétentions) à [email protected]
Réf : 2407BIOPO7

GCS UniHA L'Achat coopératif des Hôpitaux Publics
9 rue des Tuiliers
69003 Lyon