Un poste de secrétaire de direction

Un poste de secrétaire de direction

CDI

Le CHI - EPSM de l'Oise recrute une secrétaire pour le cabinet de direction.
Les missions sont :
Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions internes et externes)

Missions spécifiques :
- Accueil physique et téléphonique
- Secrétariat du directoire (8 séances par an) : invitations, appels à questions, formalisation de l'ordre du jour, organisation de la réunion, formalisation et diffusion du compte rendu
- Suivi et mise à jour de la définition des pôles
- Traitement du courrier et des mails entrants (enregistrement, diffusion, suivi), formalisation et diffusion de courriers et mails
- Suivi des congés des deux secrétaires de direction sur e-planning
- Commandes bureautiques et alimentaires (salle de réunion direction)
- Veille documentaire et réglementaire sur les sujets relevant de son champ
- Tenue du plan classement physique et dématérialisé, suivi de l'archivage (archives actives et archives définitives), recherches ponctuelles sur demande des services
- Revue de presse locale et spécialisée sur la santé et l'établissement
- Suivi de certaines conventions
- Suppléance de la seconde secrétaire de direction si besoin (secrétariat de la réunion de direction, planning de l'équipe de direction, etc.)

Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes et le public
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapport relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / technologie d'information et de communication (TIC)

Horaires de travail :
Horaires de travail : journée
Durée de travail de 7 h 30 par jour, avec coupure méridienne d'une heure, soit une amplitude journalière de 8 h 30. Horaires possibles : 8 h 15 - 16 h 45, 8 h 30 - 17 h, 8 h 45 - 17 h 15, 9 h - 17 h 30.
Télétravail possible ponctuellement, sous réserve des nécessités de service.

Centre hospitalier isarien, Établissement public de santé mentale de l'Oise
2, rue des Finets
60607 Clermont cedex

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