Secrétaire de direction au sein du cabinet du directeur h/f

Secrétaire de direction au sein du cabinet du directeur h/f

CDD; CDI

Le Cabinet du Directeur est piloté par une attachée d'administration hospitalière et regroupe les secrétariats des directions et du service suivants :
La Direction ;
Le Secrétariat Général ;
La direction des projets et de la contractualisation interne ;
La direction des finances, de l'investissement et des autorisations ;
La direction des droits des patients ;
Le service qualité.
L'attachée d'administration hospitalière assure la coordination des secrétariats et le secrétariat du Directeur et le secrétariat de la Secrétaire Générale.
Une adjointe des cadres assure le secrétariat de la direction des droits des patients et du service qualité.

I - DESCRIPTION DU MÉTIER
Famille : Management, gestion et aide à la décision
Sous-famille : Gestion et administration
Code métier : 45S30 Secrétaire
Statut : Catégorie C

Le(a) secrétaire de direction assure le secrétariat administratif du Directeur des projets et de la contractualisation interne, et du Directeur des finances, de l'investissement et des autorisations.
Afin d'assurer la continuité des activités, et de couvrir l'amplitude horaire d'ouverture du Cabinet du Directeur, les missions des secrétariats des autres directions au sein Cabinet du Directeur sont assurées par le(a) secrétaire de direction, sur des plages horaires identifiées de début et/ou de fin de journée. Une suppléance ponctuelle peut intervenir entre la secrétaire de direction et l'assistant(e) de la Direction des droits des patients et du service qualité.

1. Activités
Assister les directeurs des directions fonctionnelles concernées, dans l'organisation de leur travail ;
Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
Organisation des déplacements des directeurs des directions fonctionnelles concernées ;
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ;
Accueil physique et téléphonique et information du public (professionnels, partenaires, institutionnels, patients, etc.) ;
Elaboration, reproduction et diffusion de documents ;
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Prise de notes, frappe, mise en forme de documents ;
Organisation de réunions et d'événements : coordination, préparation, organisation logistique ;
Suivi des absences des agents travaillant sous la responsabilité directe des directeurs des directions fonctionnelles rattachées au cabinet du Directeur sur Planiciel ;
Participation à la gestion du cabinet du Directeur par la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées à la Direction Générale.

2. Les savoir-faire requis du métier
Accueillir et orienter ;
Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Adjoints ;
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous ;
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Organiser et classer les données, les informations et autres documents de diverses natures ;
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences ;
Utiliser les outils bureautiques, internet et des logiciels utilisés dans le cadre de la direction fonctionnelle ;
Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse.

3. Les savoir-être requis du métier
Rigueur professionnelle, sens du contact et discrétion ;
Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités ;
Connaissance bureautique ;
Goût pour le travail en équipe et la polyvalence ;
Capacité rédactionnelle.

II- CONTEXTE D'EXERCICE

1. Relations professionnelles
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Directeur ;
Adjointe au Directeur
Secrétaire générale et directrice des droits des patients ;
Directeurs fonctionnels et personnel du CH de Rodez, Directeurs délégués et personnel des CH d'Espalion, de St Geniez d'Olt, de Decazeville, du CHI du Vallon et de l'EHPAD d'Aubin ;
Partenaires et institutionnels pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations ;
Liens hiérarchiques :
Directeur des projets et de la contractualisation interne
Directeur des finances, de l'investissement et des autorisations ;
Cheffe du Cabinet du Directeur.
Liens fonctionnels : secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.

2. Etudes préparant au métier et diplômes
BTS Assistant de direction ;
BTS Assistant de gestion PME-PMI.
Une expérience dans la fonction publique serait un plus.

3. Spécificités du poste et conditions d'exercice
Recrutement primaire en CDD renouvelable avec perspective de CDI.
Disponibilité du poste : immédiate.
Horaires de travail : poste temps plein sur la base de 39h/semaine
Droit annuel RTT
Droit à congés annuels : 25 jours.
Autorisation spécifique d'absence pour événements familiaux.
Salaire selon expérience et profil.

Avantages du Comité des uvres sociales : voyages, aide au logement, soutien gardes d'enfant, événements culturels et sportifs.
Avantages de l'Association « Amicale du Personnel » si adhésion : offres négociées pour séjours, achats alimentaires en circuit court, activités culturelles en Aveyron, cours de sports, etc.
Assistante sociale et référente handicap dédiées au personnel.
Soutien à la formation continue avec plan de formation institutionnel et individuel.
Engagement et responsabilité sociale de l'établissement : Plan égalité professionnelle et divers projets de développement durable.

4. Moyens mis à disposition
Bureau, équipement et accès informatique, téléphone/ligne directe.

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez

Voir la fiche de l’établissement