Détails de l’offre
Poste proposé
ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Contrat
CDD
Descriptif
Letapos;assistant(e) de direction accompagne le Directeur Délégué et lui apporte un soutien essentiel pour faciliter ses missions. Il/elle réalise le secrétariat, prépare et suit les dossiers, gère son agenda, organise le traitement et la circulation de letapos;information, des documents et des communications téléphoniques. Il/elle fait letapos;interface entre le directeur délégué et les interlocuteurs internes et externes.POSITIONNEMENT DU POSTE
Liaisons hiérarchiques : le Directeur de la Direction commune, le Directeur délégué, les Directeurs délégués de la Direction commune, les Directeurs fonctionnels, les attachés detapos;administration hospitalier
Liaisons fonctionnelles : Le Président de CME, les secrétariats et secrétariats médicaux, les cadres administratifs, les cadres et cadres supérieurs de santé, les médecins, les usagers
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique,
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et
archivage),
Prise de rendez-vous, tenue de letapos;agenda du chef detapos;établissement
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion et des visioconférences
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
Prises de notes et rédaction de comptes rendus de réunions,
Secrétariat des instances de gouvernance (ordre du jour, convocation, procès-verbaux) : Directoire et Conseil de surveillance
Suivi et préparation des dossiers Droit du Patient :
Demandes de dossiers médicaux
Réception, suivi et traitement plaintes et réclamation
Préparation de la Commission des Usagers (ordre du jour, convocation, procès-verbaux)
Reproduction des documents,
Classement et archivage des documents institutionnels : courriers, notes, comptes rendus, décisions, arrêtés, autorisations
Faire des propositions de rédactions de courrier
Préparer les dossiers de réunions
Suivi des autorisations detapos;activité : demandes et renouvellements des dossier sur plateforme SI auprès de letapos;Agence Régionale de Santé.
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils informatiques,
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Renseigner les interlocuteurs,
Setapos;exprimer aisément vis-à-vis detapos;interlocuteurs divers et variés,
Pédagogie et appui adapté aux différents interlocuteurs
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Directeur detapos;établissement
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier)
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Travailler en équipe et en équipe pluridisciplinaire et en transversalité
Organiser et gérer une arborescence detapos;archivage papiers et informatique
Organiser et fiabiliser le circuit de letapos;information (chronos courriers, suivis des échéanciers institutionnels)
Etre force de proposition
Anticiper les échéances.
SAVOIR-ETRE REQUIS
Courtoisie et discrétion
Grande capacité relationnelle et detapos;écoute
Capacité de négociation et de diplomatie
Capacité detapos;adaptation
Autonomie
Capacité detapos;initiatives
Réactivité dans les délais contraints
Rigueur et organisation
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Le chef detapos;établissements, Le directeur délégué, les directeurs fonctionnels, les responsables des services, les cadres administratifs et/ou cadres de santé, les partenaires (autres directions detapos;établissements publics), les partenaires sociaux, les secrétariats de direction de la Direction Commune.
Le personnel de letapos;établissement pour letapos;accueil et la transmission detapos;informations et les médecins.
COMPETENCES
Très bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Power point, Outlook, Internet
Expérience du secrétariat
Connaissance du milieu hospitalier souhaité
Bonne expression écrite, orale
Aptitude à gérer letapos;urgence et les priorités
Respecter les consignes
QUALITES REQUISES
Organisation, rigueur, méthode
Sens du travail en équipe
Disponibilité
Discrétion
Secret professionnel, respect de la confidentialité
CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE
Le secrétariat est posté dans le bureau communiquant avec le Directeur délégué.
Le remplacement du secrétariat de la direction des soins est à assurer en letapos;absence du secrétariat de la direction des soins et vice-versa
Horaires : 09h15 16h50
Temps de travail : 100 %
Nombre detapos;heures : 7 heures 35 par jour en journée continue du lundi au vendredi, repos fixes.
Type detapos;emploi : Temps plein, CDD puis CDI
Expérience : Adjoint administratif ou similaire : 1 an (Souhaité)
Personne à contacter
Etablissement
Centre hospitalier Jean Leclaire
BP 139 Le Pouget
24204 Sarlat
Voir la fiche de l’établissement