A.M.A. - Secrétaire de pôle - Pôle Oncochirurgie digestive -

A.M.A. - Secrétaire de pôle - Pôle Oncochirurgie digestive -

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Poste : secrétaire de pôle
Grade : assistant médico administratif
Temps plein
CDI titulaire
Rémunération selon expérience
Poste à pourvoir dès maintenant

L'établissement :
Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) regroupe depuis le 1er janvier 2017 trois établissements de type « Médecine, Chirurgie, Obstétrique » et Psychiatrie du Nord Seine et Marne. Il comprend 3 principaux sites hospitaliers à Meaux, Marne La Vallée, et Coulommiers, et 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Depuis 2019, le Centre Hospitalier Gériatrique de Jouarre a été intégré au GHEF.
Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d'expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs.

Mission générale :
Le(la) secrétaire du pôle oncochirurgie digestive, urologie, gastro-entérologie, ORL, stomatologie et soins palliatifs intervient pour des missions d'assistant(e) medical(e) administratif(ve) en transversalité sur le pôle et les 3 principaux sites du GHEF. Il(elle) travaille en collaboration avec le cadre supérieur de pôle, le contrôleur de gestion et les cadres de proximité.
Accueil des personnes (patients, usagers, familles, collaborateurs)

Appui à la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle relance commandes)
Vient en appui des cadres de santé du pôle et conseille sur les besoins des différents secrétariats tant pour les commandes spécifiques de consommables que pour les plans d'équipements annuels.

Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées du pôle
Organise la gestion logistique des évènements, sessions de formation internes au pôle et les déplacements professionnels si besoin.
Vérifie et contrôle le fonctionnement des outils et appareils de bureautique utilisés puis alerte les services appropriés en cas de dysfonctionnement.

Prise de note, frappe et mise en forme des comptes rendus et autres documents du pôle

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Gestion des offres de soins du pôle (recensement des modifications, actualisation, organisation du paramétrage des agendas médicaux)
Recense les demandes de modification d'offre de soins des différents chefs de service du pôle.
Met à jour le document de saisie de l'offre de soins et en assure l'archivage.
Transmet, après validation, la demande de modification au service informatique et s'assure du suivi de la demande.
Informe chaque médecin dès que l'agenda est opérationnel et organise avec le cadre de santé du secrétariat concerné les reports et/ou modifications de rendez-vous des patients.

Saisie des données liées à l'activité du pôle
Produit les documents qui lui sont demandés à des fins de suivi de l'activité du pôle.
Met à jour au fil de l'eau les éléments statistiques relatifs à l'activité du pôle.
Participe à la saisie de l'activité de certains services.

Support technique, logistique dans son domaine d'activité
Propose des améliorations de l'organisation des secrétariats médicaux afin d'optimiser les conditions d'accueil des usagers, les conditions de travail des secrétaires et/ou la qualité du travail fourni.
Conseille le trio de pôle concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité.

Profil recherché : vous êtes qualifié en secrétariat médical et :
- Vous présentez une parfaite connaissance de l'outil informatique.
- Vous êtes fiable, ponctuel.
- Vous avez l'esprit d'équipe, des capacités relationnelles.
- Vous avez le sens de l'organisation, des capacités d'initiative et de coordination.
- Vous êtes titulaire d'un permis de conduire

Expérience professionnelle : dans le milieu hospitalier

Personne à contacter
Mme GERARD Fanny
Cadre supérieur de pôle
[email protected]

M. BLANCHARD Corentin
Directeur délégué du pôle
[email protected]

Grand Hôpital de l'Est Francilien
6-8, rue Saint-Fiacre BP 218
77104 MEAUX

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