Agent de gestion administrative (assistant.e administratif.ve)

Agent de gestion administrative (assistant.e administratif.ve)

CDD; Détachement

Descriptif
L'Etablissement Public Saint Antoine (EPSA), établissement public médico-social, accueille des enfants, adolescents et adultes présentant un handicap au sein de différents établissements et services (IME, SAVS, SAMSAH, FAM).
L'EPSA recrute un.e assitant.e admisitratif.ve à compter du 1er septembre
Poste en CDD, détachement sur un grade d'adjoint administratif (catégorie C).

Missions du poste
Sous la responsabilité hiérarchique d'un coordinateur en lien avec l'équipe d'encadrement et de direction, l'agent de gestion administrative est chargé de produire et diffuser des documents, indicateurs, tableaux de bord, d'orienter les personnes, de contribuer à la réalisation de manifestations.


Activités du poste

Accueil et prise en charge de personnes (agents, usagers, etc.)
Assure un accueil physique adapté aux différentes personnes (usagers, familles, interlocuteurs internes et externes ) en représentant l'image de l'établissement et en prenant en compte la spécificité du public accompagné
Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié ou habilité à délivrer l'information
Adapte sa posture afin d'éviter tout conflit et alerte des personnes ressources en cas de besoin

Contrôle des données / documents dans son domaine d'activité
S'assure de posséder l'intégralité des informations nécessaires à la gestion des données prises en charge, en vérifie la pertinence au regard des procédures internes et assure le traitement de ces dernières

Gestion administrative relative au domaine d'activité
Réalise le traitement administratif des données dont il est en charge, conformément aux consignes données et en respect de la réglementation en vigueur
Transmet ou s'assure de la transmission et de la réception des données dans les délais impartis, au moyen des outils prévus à cet effet et en respect de la forme exigée
Enregistre, classe et archive les données traitées en utilisant le mode de classement défini et partagé par les principaux interlocuteurs internes afin d'assurer la continuité d'activité en son absence
Respecte et s'assure du respect des règles de confidentialité relatives aux données traitées, notamment en veillant à son obligation de discrétion quant aux informations qu'il possède


Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Assure un accueil téléphonique adapté aux différents interlocuteurs (usagers, familles, internes et externes, etc.) et permettant l'identification et la valorisation de la structure
Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié ou habilité à délivrer l'information
Identifie systématiquement les interlocuteurs internes pertinents à informer et adapte la transmission d'information en fonction
Synthétise par écrit les principales informations à transmettre à un interlocuteur absent ou non disponible et s'assure de leur bonne réception
Rédige des courriels en s'assurant de placer en copie les interlocuteurs internes concernés, lorsque la situation le nécessite

Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
Sollicite régulièrement les différents professionnels afin de recueillir dans les délais impartis l'ensemble des informations relatives au traitement administratif, dans son domaine de compétences
Organise et priorise ses activités en fonction des délais impartis
Renseigne et met à jour régulièrement les tableaux de bord de manière à pouvoir extraire à tout moment sur demande d'une personne habilitée (Direction, encadrement, responsable hiérarchique, ), des informations pertinentes

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Assure la reproduction des documents relevant de son domaine de compétences conformément aux obligations règlementaires et aux règles institutionnelles
Assure, sur demande d'une personne habilitée (Direction, encadrement, responsable hiérarchique, ), la diffusion des documents reproduits aux différents acteurs internes, partenaires externes et autorités de contrôle concernés dans les délais impartis par la réglementation en vigueur

Remplacement à l'accueil de site
Veille relative aux bonnes pratiques professionnelles et aux évolutions de la règlementation relative à son domaine d'activité
Participation à la vie institutionnelle et à la continuité de service

Profil du poste
Savoirs faire
Planifier des activités
Élaborer un classement
Élaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bords, analyser des données
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Connaissances et technicité
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment Excel, Outlook)
Aptitudes
Savoir travailler en complémentarité et en équipe
Capacités relationnelles et sens de l'initiative

Conditions de travail
Contrats
CDD 1 an renouvelable, détachement
Contrats :
CDD 1 an renouvelable, détachement
35 heures hebdomadaires
Cadre d'emploi des adjoint administratif (catégorie c)
Rémunération brute en début de carrière : bruts
Accès au restaurant du personnel, CGOS

Envoyer candidatures : E.P.S.A. 923 route maison d'enfants B.P. 50108 84804 L'ISLE SUR LA SORGUE
[email protected]

Institut Médico Educatif Départemental
923 route de la Maison d'Enfants BP 50108
84804 L'Isle sur la Sorgue

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