ATTACHE D ADMINISTRATION HOSPITALIERE

ATTACHE D ADMINISTRATION HOSPITALIERE

Attaché

Description du poste
L'EHPAD Les Bords de Seille situé à Cuisery recherche un ATTACHE D'ADMINISTRATION HOSPITALIÈRE en charge du service administratif, des ressources humaines et des finances (H/F) à 100% à pourvoir au 1er Janvier 2025.
PROFIL RECHERCHE :
DIPLÔMES : BAC + 2 (compétences Ressources Humaines, Gestion)
Expérience en établissement médico-social ou hospitalier.
L'AAH de l'EHPAD exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique: du Directeur du Centre Hospitalier de Louhans et en direction commune avec l'EHPAD Les Bords de Seille de Cuisery.
L'Attaché(e) d'Administration Hospitalière, sous l'autorité du Directeur, à la conception, l'élaboration, la mise en oeuvre et l'évaluation des décisions prises dans les domaines administratifs (finances, budget, ressources humaines). Dans le cadre de ses fonctions, il/elle est en lien avec la Trésorerie Hospitalière, le service de la tarification de la Direction Générale Adjointe aux Solidarités du Conseil Départemental, l'ARS, la mairie, le CGOS, la MNH, la CPAM.
L'Attaché(e) d'Administration Hospitalière assure l'encadrement des Services administratifs et logistiques, avec l'IDEC, et les autres équipes.
L'Attaché(e) d'Administration Hospitalière, en tant que membre du Comité de Direction, participe à l'orientation stratégique de l'établissement et à la mise en oeuvre de la politique institutionnelle. Il/Elle participe aux astreintes administratives de l'établissement en lien avec le CH de Louhans.
L'ensemble de ses missions doit être exercé dans une optique de continuité du service public, d'égalité et de qualité d'accueil et d'accompagnement des professionnels et des personnes accueillies.
MISSIONS PRINCIPALES sous couvert du Directeur :
Participation à la politique institutionnelle
· Préparer tout dossier relevant de son secteur ;
· Analyser les documents, rapports et tableaux de bord de suivi d'activité ;
· Elaborer les documents présentés lors des instances : CSE et CVS;
· Participer aux instances de l'EHPAD pour les dossiers qui le concerne ;
· Répondre aux enquêtes diverses ;
· Participer, dans le cadre de la réunion de Direction et d'encadrement, à l'élaboration de la politique institutionnelle ;
· Suivre les renouvellements ou modifications des autorisations de fonctionnement ou des habilitations ;
· Participation au Comité de Direction.
Encadrement et management
· Assurer la gestion directe des Services administratifs et logistiques, et le reste des équipes avec L'IDEC;
· Gérer les plannings de l'agent administratif et de l'agent technique ;
· Organiser, prioriser, réguler le travail des services ;
· Communiquer au Directeur toute proposition d'amélioration de l'organisation du service.
Gestion des Ressources Humaines et de la paie
· Elaborer, mettre en oeuvre, évaluer les actions de développement des ressources humaines en cohérence avec la politique RH de l'établissement ;
· Elaborer et mettre à jour le tableau des effectifs ;
· Recenser les vacances de poste à venir ;
· Prévoir, gérer et évaluer la masse salariale ;
· Contrôler la paie, capacité à procéder aux extractions de données pour la tenue des tableaux de bord RH et maitriser les logiciels des ressources humaines (Berger Levrault, Agile Time) ;
· Réaliser le suivi des dossiers du personnel de leur recrutement jusqu'à leur sortie de l'établissement ;
· Assurer la veille réglementaire, qu'elle concerne les impacts sur la fiche de paie ou les évolutions statutaires et contractuelles ;
· Réaliser le rapport social unique;
· Suivre les effectifs, organiser les publications de vacances de postes puis des concours ;
· Organiser les recrutements du personnel de remplacement en lien avec l'DEC ;
· Participer à l'élaboration de la politique de formation ;
· Piloter l'élaboration du plan de formation, sa mise en oeuvre et son évaluation ;
· Elaborer et mettre à jour les outils de suivi budgétaire du plan de formation ;
· Organiser les élections professionnelles ;
· Assurer le calcul et le paiement de la prime de service ;
· Suivre les dossiers de l'assurance du personnel ;
· Gérer les accidents du travail (déclaration CPAM ou à l'assurance de l'établissement pour les titulaires, mise à jour des tableaux de bord)
Gestion des ressources économiques et financières
· Garantir le respect des procédures comptables et budgétaires ;
· Piloter l'élaboration et le suivi du budget de l'établissement ;
· Concevoir et mettre en place les outils et les tableaux de bord de suivi budgétaire ;
· Réaliser le suivi des emprunts, des dépenses en matière d'investissement et des dépenses et recettes d'exploitation ;
· Réaliser les documents budgétaires : le budget prévisionnel, l'EPRD et l'ERRD ;
· Préparer les propositions de décisions modificatives ;
· Suivre le contrôle des dépenses et des recettes, engagement et dépassement ;
· Suivre le tableau de bord du compte au Trésor Public ;
· Suivre le dossier des assurances et des contentieux/sinistres en lien avec l'agent administratif (RC, véhicule)
· Préparer les pièces et les documents pour le renouvellement du marché public de l'assurance statutaire ;
· Assurer le rôle de correspondant auprès de la Trésorerie Hospitalière, du Conseil Départemental et de l'ARS ;
· Assurer la délégation de signature en termes d'ordonnateur des dépenses et des recettes en cas d'absence du Directeur ;
· Suivi de la facturation en lien avec l'agent administratif
· Suivi des restes à recouvrer en lien avec l'agent administratif
Participation à la continuité du service :
· Suivre et signer des bons de commande, transmission des commandes aux différents fournisseurs lors des absences de l'agent administratif.
· Réorganisation du planning en cas d'absence de personnel lors des absences de l'infirmier coordinateur.
· Participer aux astreintes communes de l'EHPAD de Cuisery avec le Centre Hospitalier de Louhans (en collaboration avec l'astreinte technique commune EHPAD Cuisery et Centre Hospitalier de Louhans)
Compétences requises:
Connaissances théoriques : Veille juridique et respect de la réglementation en vigueur et des textes réglementaires ; Maîtrise des statuts du personnel de la fonction publique hospitalière et des règles en matière d'agents contractuels publics ; Connaissances du fonctionnement de l'EHPAD et de ses instances ; Connaissances des procédures et protocoles de l'EHPAD ; Maîtrise de la M 22, de la procédure budgétaire dans un établissement public social/médico-social ; Connaissances de l'environnement Windows, maîtrise des logiciels de bureautique (Word et Excel), de messagerie, d'internet ; Connaissance des logiciels de Berger Levrault (plannings, paie, budget) et de Titan ; Maîtrise des outils de communication ; Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
Savoir-faire : Capacité d'apprentissage de nouveaux logiciels ; Capacité d'anticiper et d'alerter le Directeur sur les dysfonctionnements ; Capacité à gérer des urgences, à prioriser ; Capacité d'adaptation et à apporter des réponses adaptées aux différents interlocuteurs ; Capacité d'écoute, de synthèse écrite et orale ; Capacité d'organisation et de rigueur dans l'exécution des tâches confiées ; Capacité à élaborer des documents et procédures ; Capacité à manager une équipe ; Capacité à apporter conseil et aide à la Direction ; Capacité à concevoir, mettre en oeuvre et évaluer un projet.
Savoir être : Savoir faire preuve d'autonomie et d'initiative, rendre compte à sa hiérarchie ; Savoir s'adapter à différents interlocuteurs ; Gérer les situations de stress ; Savoir écouter et entretenir des relations respectueuses ; Savoir se remettre en question ; Être rigoureux, dynamique et réactif ; Respecter les notions de confidentialité, de discrétion et de secret professionnel ; Savoir travailler seul ou en équipe ; Avoir le sens des responsabilités ; Savoir organiser, hiérarchiser et déléguer la charge de travail administratif.
Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Avantages :
Rémunération des astreintes
19 RTT
Horaires :
Du lundi au vendredi
Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel

EHPAD Les Bords de Seille
99 rue de l'hôpital
71290 Cuisery

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