ASSISTANTE DE DIRECTION - DRH (H/F)

ASSISTANTE DE DIRECTION - DRH (H/F)

CDD; Détachement; Mutation

1. Intitulé du poste
Assistante de direction

2. Positionnement du poste
Au sein des équipes de la direction des ressources humaines, vous êtes rattaché(e) au directeur adjoint des ressources humaines et êtes en charge du secrétariat de la DRH du centre hospitalier intercommunal Poissy-Saint-Germain-en-Laye (CHIPS).

Liaison hiérarchique :
direction des Ressources Humaines

3. Présentation du secteur d'activité
Au Centre Hospitalier Intercommunal Poissy Saint-Germain-en-Laye, la direction des ressources humaines est composée d'une quarantaine d'agents, répartis en sept cellules :
- Gestion des carrières
- Paie et contrôle de gestion sociale
- Recrutement et mobilité
- Formation
- Gestion du temps de travail et systèmes d'information de la DRH
- Relation sociale et instances
- Prévention des risques professionnels, santé et social

4. Présentation du poste
Au sein des équipes de la direction des ressources humaines, l'assistante de direction est chargée d'assurer les missions de secrétariat en binôme. L'organisation du poste en binôme permet d'assurer la continuité en terme d'accueil et de suivi de dossiers. Chaque assistante aura en charge des dossiers particuliers mais devra être capable d'assurer la permanence de fonctionnement du binôme.

5. Missions générales et responsabilités pour la direction commune
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil, renseignement et orientation des personnes et des appels téléphoniques.
- Ouverture et tri du courrier arrivant, enregistrement informatique des courriers et gestion de la boîte mails du secrétariat DRH.
- Gestion de l'agenda des DRH et de l'encadrement du service (AAH).
- Préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous des DRH.
- Gestion des courriers sortant des responsables RH.
- Commandes de fournitures du service.

ACTIVITES SPECIFIQUES :
- Elaboration de comptes rendus, notes de services, courriers, prise de note.
- Gestion de la maintenance des outils numériques du service
- Classement, archivage des dossiers
- Gestion des factures, envoi pour paiement, tableau de suivi
- Dans le cadre des instances sociales et des commissions de la DRH, préparer les dossiers, envoyer les convocations et pièces jointes, installation de la salle de réunion.
- Participation à des dossiers de DRH (ex élections professionnelles)

6. Qualités requises et compétences souhaitées
Diplômes requis : Formation secrétariat Catégorie C

compétences :
o Rigueur et sens de l'organisation
o Respect de la confidentialité
o Maitrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Powerpoint, internet)
o Maitrise des techniques de secrétariat (prise de note, rédaction)
o Capacité d'organisation
o Capacité relationnelle (accueil, écoute, disponibilité)

Connaissances :
o Connaissance de la structure hospitalière

Qualités : Capacité d'écoute, de réflexion, Qualités relationnelles et rédactionnelles (note, rapport comptes rendus), Rigueur, Capacité d'adaptation.

7. Horaires
Temps de travail journalier 7 h 30
Amplitude d'ouverture du secrétariat 9 h / 17 h

8. Risques professionnels
Exposition aux écrans numériques, Stationnement assis prolongé

Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
10 rue du champ Gaillard, CS 73082
78303 POISSY

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